Όλες οι σχέσεις μεταξύ του πελάτη και της Vita Specialized Translators S.L. —ΑΦΜ ESB42549592, με νόμιμη έδρα στη διεύθυνση Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante, Spain, εγγεγραμμένη στο Εμπορικό Μητρώο του Αλικάντε, τόμος 4092, σελίδα 123, τμήμα 8, φύλλο 158240, καταχώριση 1, ηλεκτρονική διεύθυνση info@specializedtranslators.com, εκπροσωπούμενη από τη διαχειρίστριά της, Alessandra Vita— διέπονται από τους ακόλουθους γενικούς όρους και προϋποθέσεις. Ωστόσο, σε περίπτωση ασυμβατότητας, υπερισχύουν οι όροι που αναφέρονται στην προσφορά την οποία αποστέλλει στον πελάτη η Vita Specialized Translators S.L.
Εξουσιοδότηση
Οι προσφορές υπογράφονται απευθείας από τη Vita Specialized Translators S.L. και από εκπρόσωπο εξουσιοδοτημένο από τον πελάτη να επιβεβαιώσει τη συγκεκριμένη υπηρεσία και να καταβάλει τις σχετικές αμοιβές.
Ισχύς
Η ημερομηνία ισχύος αναφέρεται σε κάθε προσφορά. Μετά την ημερομηνία αυτή, η Vita Specialized Translators S.L. δεν υποχρεούται να παράσχει την υπηρεσία. Αν ο πελάτης επιθυμεί να επιβεβαιώσει την υπηρεσία μετά την παρέλευση της ημερομηνίας αυτής, η Vita Specialized Translators S.L. θα αποστείλει νέα προσφορά με τους αντίστοιχους επικαιροποιημένους όρους.
Αποδοχή προσφορών και επιβεβαίωση υπηρεσιών
Η Vita Specialized Translators S.L. θεωρεί ότι έχουν γίνει αποδεκτές: 1) οι προσφορές που έχουν υπογραφεί δεόντως από τον πελάτη ή εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπό του, ενώ εκκρεμεί η απόδειξη της πληρωμής· 2) οι προσφορές για τις οποίες έχει ληφθεί δεόντως η πληρωμή ή έχει προσκομιστεί έγγραφο που αποδεικνύει την πληρωμή, ακόμη κι αν η προσφορά δεν έχει επιστραφεί υπογεγραμμένη. Η πληρωμή συνεπάγεται αποδοχή των όρων που αναφέρονται στην προσφορά και των γενικών όρων και προϋποθέσεων του παρόντος εγγράφου, ακόμη κι αν ο πελάτης δεν έχει επιστρέψει στη Vita Specialized Translators S.L. υπογεγραμμένο αντίγραφο της σχετικής προσφοράς.
Τακτικοί πελάτες
Για τους τακτικούς πελάτες εκδίδεται ένα ενιαίο τιμολόγιο στο τέλος του μήνα για όλες τις υπηρεσίες που παρασχέθηκαν κατά τον συγκεκριμένο μήνα, σύμφωνα με τους όρους που συμφωνήθηκαν στην αρχή της επαγγελματικής συνεργασίας. Επομένως, δεν απαιτείται η έκδοση προσφοράς και η προκαταβολική πληρωμή για κάθε ανάθεση.
Τόκοι υπερημερίας
Για υπηρεσίες για τις οποίες δεν απαιτείται προκαταβολή, οι τόκοι υπερημερίας υπολογίζονται σύμφωνα με τις διατάξεις του ισπανικού Νόμου 3 της 29ης Δεκεμβρίου 2004, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στην προσφορά.
Έντυπα τιμολόγια που αποστέλλονται ταχυδρομικά
Αν ο πελάτης ζητήσει την εκτύπωση και ταχυδρομική αποστολή των τιμολογίων, επιβάλλεται πρόσθετη χρέωση ως εξής: 60 € (+ 21% ΦΠΑ, εφόσον εφαρμόζεται) για κάθε τιμολόγιο που αποστέλλεται εντός Ισπανίας και 75 € (+ 21% ΦΠΑ, εφόσον εφαρμόζεται) για κάθε τιμολόγιο που αποστέλλεται στο εξωτερικό. Ωστόσο, αν δεν ζητείται προκαταβολή, το τιμολόγιο εξοφλείται εντός της προθεσμίας που αναγράφεται σε αυτό, η οποία αρχίζει από την ημερομηνία έκδοσής του σε ηλεκτρονική μορφή. Σε καμία περίπτωση δεν αρχίζει η προθεσμία πληρωμής από την παραλαβή ή την εσωτερική διεκπεραίωση του έντυπου αντιγράφου του τιμολογίου που έχει αποσταλεί ταχυδρομικά.
Περιορισμός ευθύνης
Στον μέγιστο βαθμό που επιτρέπεται από την εφαρμοστέα νομοθεσία, η συνολική ευθύνη της Vita Specialized Translators S.L. που απορρέει από ή σχετίζεται με μια υπηρεσία, είτε από σύμβαση, αδικοπραξία (συμπεριλαμβανομένης της αμέλειας) ή άλλη αιτία, δεν υπερβαίνει το συνολικό ποσό που έχει πράγματι καταβάλει ο πελάτης στη Vita Specialized Translators S.L. για τη συγκεκριμένη υπηρεσία από την οποία προέκυψε η αξίωση.
Δικαιοδοσία
Κάθε διαφορά ή δικαστική διαμάχη που προκύπτει από την ερμηνεία, εκτέλεση, συμμόρφωση ή λύση της σύμβασης υπάγεται στη δικαιοδοσία των αρμόδιων ισπανικών δικαστηρίων. Σε κάθε περίπτωση, εφαρμόζεται η ισπανική νομοθεσία.
Αίτημα υπηρεσίας και προσφορά
Κάθε φορά που ζητείται μια υπηρεσία, η Vita Specialized Translators S.L. προσδιορίζει από κοινού με τον πελάτη τον καταλληλότερο τρόπο παροχής, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες του. Στη συνέχεια, ο πελάτης λαμβάνει ειδική προσφορά για τον συμφωνημένο τρόπο διερμηνείας (π.χ. ταυτόχρονη, διαδοχική, ψιθυριστή ή αμφίδρομη διερμηνεία), το ζεύγος γλωσσών και τη διάρκεια που έχει δηλώσει.
Διάρκεια
Αν η υπηρεσία διαρκέσει περισσότερο από το αρχικό πρόγραμμα του πελάτη, επιβάλλεται πρόσθετη χρέωση, η οποία αναφέρεται στην προσφορά για κάθε ανάθεση. Κατά κανόνα, αν η διάρκεια υπερβεί τη μισή ημέρα, χρεώνεται η αμοιβή ολόκληρης της ημέρας και, στη συνέχεια, χρεώνονται πρόσθετες ώρες.
Η διάρκεια της υπηρεσίας υπολογίζεται από την ώρα κατά την οποία ο πελάτης καλεί τους διερμηνείς έως τη λήξη της διερμηνείας για τη συγκεκριμένη ημέρα και περιλαμβάνει, συνεπώς, κάθε διάλειμμα (π.χ. για καφέ, γεύμα ή δείπνο). Αν η εκδήλωση διαρκέσει περισσότερο από τον χρόνο που αναφέρεται στην προσφορά και ο πελάτης δεν ενημερώσει ρητά τους διερμηνείς ότι μπορούν να αποχωρήσουν, θεωρείται σιωπηρά ότι επιθυμεί να συνεχιστεί η διερμηνεία έως την επίσημη ολοκλήρωση της εκδήλωσης εκείνη την ημέρα. Ως εκ τούτου, ο πελάτης αποδέχεται την καταβολή κάθε πρόσθετης χρέωσης που προβλέπεται στην προσφορά.
Τεχνικός εξοπλισμός
Εκτός αν ζητηθεί από τον πελάτη ή αναφέρεται ρητά στην προσφορά, οι υπηρεσίες διερμηνείας δεν περιλαμβάνουν κανενός είδους τεχνικό εξοπλισμό (ηχομονωμένους θαλάμους για ταυτόχρονη διερμηνεία, ακουστικά, δέκτες, μικρόφωνα κ.λπ.).
Εγκατάσταση και τοποθέτηση των θαλάμων διερμηνείας
Ο εξοπλισμός ταυτόχρονης διερμηνείας, και ειδικότερα οι θάλαμοι, εγκαθίσταται μία ημέρα πριν από τη συνάντηση. Για να καταστεί δυνατή η ορθή εγκατάστασή του, ο πελάτης πρέπει να διασφαλίσει ότι η αίθουσα συνεδριάσεων θα είναι διαθέσιμη επί τέσσερις ώρες και ότι διαθέτει όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για την εγκατάσταση.
Η θέση των θαλάμων συμφωνείται μεταξύ του πελάτη και της Vita Specialized Translators S.L. ή της εταιρείας ήχου που αναλαμβάνει την εγκατάσταση για λογαριασμό της. Καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια ώστε οι διερμηνείς να έχουν άμεση οπτική επαφή με την αίθουσα και τους ομιλητές.
Οθόνες στους θαλάμους
Αν οπτικοακουστικό υλικό προβάλλεται σε οθόνη που βρίσκεται σε απόσταση η οποία δεν επιτρέπει στους διερμηνείς να το βλέπουν καθαρά, συνιστάται να εγκατασταθεί οθόνη στον θάλαμο διερμηνείας ή, τουλάχιστον, να δοθούν εκ των προτέρων όλες οι διαφάνειες ή το περιεχόμενο που πρόκειται να προβληθεί.
Ωστόσο, η οθόνη στον θάλαμο αποτελεί προϋπόθεση sine qua non αν ο θάλαμος δεν μπορεί να εγκατασταθεί στην ίδια αίθουσα με την εκδήλωση, με άμεση οπτική επαφή. Ο εξοπλισμός αυτός συνεπάγεται πρόσθετο κόστος, το οποίο ενδέχεται να μην περιλαμβάνεται στην αρχική προσφορά και θα συμφωνηθεί με τον πελάτη σε μεταγενέστερο στάδιο.
Δέκτες
Η Vita Specialized Translators S.L. δεν είναι υπεύθυνη για τη διανομή των ακουστικών στους συμμετέχοντες ούτε για τη συλλογή τους στο τέλος της εκδήλωσης. Επιπλέον, ο πελάτης θα πρέπει να ζητήσει από τους συμμετέχοντες να παραδίδουν την ταυτότητά τους ή αντίστοιχο έγγραφο όταν παραλαμβάνουν τα ακουστικά, καθώς ο πελάτης επιβαρύνεται με το κόστος κάθε μονάδας που χάνεται (περίπου 250 €).
Ωστόσο, αν το ζητήσει ο πελάτης, η Vita Specialized Translators S.L. μπορεί να συμπεριλάβει στην προσφορά την υπηρεσία διανομής και συλλογής των ακουστικών.
Ζημιές στον εξοπλισμό
Αν η Vita Specialized Translators S.L. προμηθεύσει τεχνικό εξοπλισμό, ο πελάτης αναλαμβάνει να αντικαταστήσει κάθε μονάδα που θα χαθεί και να καλύψει το κόστος τυχόν ζημιάς στον τεχνικό εξοπλισμό (ακουστικά, δέκτες, μικρόφωνα κ.λπ.) κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
Ημερήσια αποζημίωση και έξοδα μετακίνησης
Αν ο χώρος παροχής της υπηρεσίας βρίσκεται σε πόλη διαφορετική από την πόλη κατοικίας των διερμηνέων, η Vita Specialized Translators S.L. αναφέρει στην προσφορά τα ποσά για ημερήσια αποζημίωση, μετακινήσεις και διαμονή. Αν ο πελάτης κάνει απευθείας κράτηση και πληρώσει τη διαμονή των διερμηνέων, πρέπει να εξασφαλίσει ξενοδοχείο τουλάχιστον τριών αστέρων με πρωινό.
Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, ο πελάτης δεν υποχρεούται να προσφέρει γεύμα ή δείπνο στους διερμηνείς στον χώρο, εκτός αν ο διαθέσιμος χρόνος για το γεύμα είναι μικρότερος από μιάμιση ώρα. Σε αυτή την περίπτωση ισχύει ημερήσια αποζημίωση.
Αν ο πελάτης ζητήσει από τους διερμηνείς να συμμετάσχουν στο γεύμα για να διερμηνεύσουν τη συνομιλία μεταξύ των ομιλητών, ο πελάτης καλύπτει τα αντίστοιχα έξοδα.
Έγγραφα
Για να εκτελέσουν σωστά την εργασία τους οι διερμηνείς, είναι απαραίτητο ο πελάτης να παράσχει στη Vita Specialized Translators S.L. πλήρη τεκμηρίωση εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην προσφορά.
Αν η τεκμηρίωση δεν παραδοθεί εντός της προθεσμίας αυτής, η Vita Specialized Translators S.L. επιβάλλει πρόσθετη χρέωση στις αμοιβές διερμηνείας του σχετικού τιμολογίου, ώστε να καλυφθεί εν μέρει ο πρόσθετος χρόνος προετοιμασίας των διερμηνέων πριν από την εκδήλωση. Ωστόσο, η Vita Specialized Translators S.L. δεν φέρει ευθύνη αν, για τον λόγο αυτό, η παρεχόμενη υπηρεσία δεν είναι της υψηλότερης δυνατής ποιότητας.
Βίντεο
Λάβετε υπόψη ότι δεν θα γίνει διερμηνεία οπτικοακουστικού υλικού αν αυτό δεν έχει παραδοθεί προηγουμένως εντός της προθεσμίας αποστολής της τεκμηρίωσης.
Συνθήκες εργασίας
Ο πελάτης οφείλει να διασφαλίσει κατάλληλες συνθήκες εργασίας, ώστε οι διερμηνείς να μπορούν να εκτελέσουν σωστά την εργασία τους. Διαφορετικά, οι διερμηνείς διατηρούν το δικαίωμα να αρνηθούν να εργαστούν έως ότου εξασφαλιστούν οι κατάλληλες συνθήκες. Οι περιστάσεις αυτές δεν συνεπάγονται μερική ή ολική επιστροφή των αμοιβών των διερμηνέων, καθώς βρίσκονται πέρα από τον έλεγχό τους. Για παράδειγμα, είναι απαραίτητο οι διερμηνείς να ακούν τους ομιλητές καθαρά, χωρίς θόρυβο στο παρασκήνιο, και —αν χρησιμοποιούνται τεχνολογικά μέσα (π.χ. τηλεδιάσκεψη, τηλεφωνική ή εξ αποστάσεως διερμηνεία κ.λπ.)— η ποιότητα ήχου και εικόνας να είναι άριστη και χωρίς παρεμβολές οποιουδήποτε είδους.
Ανάγνωση γραπτού περιεχομένου
Ο πελάτης οφείλει να ενημερώσει όλους τους ομιλητές ότι πρέπει να μιλούν με μέτριο ρυθμό, ώστε να μπορούν οι διερμηνείς να αποδίδουν τις ομιλίες τους. Αν οι ομιλητές πρόκειται να διαβάσουν γραπτό περιεχόμενο, είναι απαραίτητο να παραδοθεί εκ των προτέρων στους διερμηνείς, εντός της προθεσμίας αποστολής της τεκμηρίωσης. Παρ’ όλα αυτά, είναι και πάλι απαραίτητο να περιοριστεί ο ρυθμός ανάγνωσης —και γενικά συνιστάται να περιορίζεται όσο το δυνατόν περισσότερο η ανάγνωση γραπτού περιεχομένου— ώστε οι διερμηνείς να αποδίδουν το μήνυμα με τον αποτελεσματικότερο τρόπο.
Καθήκοντα των διερμηνέων
Στα καθήκοντα των διερμηνέων δεν περιλαμβάνεται η μετάφραση γραπτών κειμένων. Η αποστολή τους είναι να διερμηνεύουν τις προφορικές ομιλίες της εκδήλωσης και αποκλειστικά στο ζεύγος γλωσσών και προς την κατεύθυνση που έχουν ζητηθεί και συμφωνηθεί. Για κάθε γραπτή μετάφραση παρέχεται χωριστή προσφορά.
Εμπιστευτικότητα
Οι διερμηνείς δεσμεύονται από το αυστηρότερο επαγγελματικό απόρρητο ως προς τα έγγραφα που τους παρέχονται και τις πληροφορίες που ενδέχεται να περιέλθουν σε γνώση τους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Vita Specialized Translators S.L., ο εξοπλισμός ταυτόχρονης διερμηνείας δεν χρησιμοποιείται για σκοπό διαφορετικό από τον προβλεπόμενο. Οι διερμηνείς διαχειρίζονται την εργασία τους κατά την κρίση τους.
Ηχογράφηση και ζωντανή μετάδοση
Η διερμηνεία δεν επιτρέπεται να μεταδοθεί από το ραδιόφωνο, την τηλεόραση, το Διαδίκτυο ή οποιοδήποτε άλλο κανάλι ούτε να ηχογραφηθεί, ακόμη και από τους ακροατές, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Vita Specialized Translators S.L. Τα πνευματικά δικαιώματα και τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας που σχετίζονται με τη διερμηνεία ανήκουν στη Vita Specialized Translators S.L. Κάθε ηχογράφηση και ζωντανή μετάδοση συνεπάγεται πρόσθετη χρέωση και πρέπει να ζητηθεί και να συμφωνηθεί γραπτώς από τα δύο μέρη.
Επιλογή διερμηνέων
Για πρακτικούς λόγους που συνδέονται με την εσωτερική οργάνωση της εταιρείας, η Vita Specialized Translators S.L. δικαιούται να αντικαταστήσει τους διερμηνείς που έχουν αρχικά οριστεί για μια ανάθεση με άλλους εξίσου καταρτισμένους. Η αντικατάσταση αυτή δεν συνεπάγεται καμία αλλαγή στην προσφορά που έχει αποδεχθεί ο πελάτης.
Ανωτέρα βία
Σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας —όπως απεργίες στις μεταφορές ή παρόμοια περιστατικά, εξαιρετικά δυσμενείς καιρικές συνθήκες, τρομοκρατικές επιθέσεις, πανδημίες και επιδημίες, φυσικές καταστροφές, πολεμικές πράξεις ή κάθε άλλη περίσταση που επηρεάζει ουσιωδώς την ικανότητα της εταιρείας ή των διερμηνέων να παράσχουν την υπηρεσία που αναφέρεται στην προσφορά— η Vita Specialized Translators S.L. ενημερώνει τον πελάτη το συντομότερο δυνατό. Αν ένας ή περισσότεροι διερμηνείς αδυνατούν να παράσχουν την υπηρεσία λόγω ασθένειας, ατυχήματος ή θανάτου, η αδυναμία αυτή θεωρείται περίπτωση ανωτέρας βίας. Η ευθύνη της Vita Specialized Translators S.L. περιορίζεται στην καταβολή κάθε εύλογης προσπάθειας για την εύρεση και ανάθεση αντικαταστάτη διερμηνέα. Η Vita Specialized Translators S.L. δεν ευθύνεται για τις συνέπειες της αδυναμίας του εν λόγω διερμηνέα να παράσχει την υπηρεσία ή για οποιαδήποτε καθυστέρηση λόγω γεγονότος ανωτέρας βίας.
Αν ο πελάτης ακυρώσει την υπηρεσία λόγω ανωτέρας βίας, εφαρμόζονται οι όροι που προβλέπονται στη ρήτρα ακύρωσης της προσφοράς.
Ακύρωση υπηρεσίας
Κάθε προσφορά περιλαμβάνει ειδική πολιτική ακύρωσης υπηρεσίας. Κατά κανόνα, αν η υπηρεσία ακυρωθεί χωρίς επαρκή προειδοποίηση, χρεώνεται το 100% της αμοιβής· η απαιτούμενη προθεσμία προειδοποίησης αναφέρεται στην προσφορά. Αυτό οφείλεται στο ότι οι διερμηνείς δεσμεύουν τη διαθεσιμότητά τους και, επομένως, πρέπει να απορρίψουν κάθε άλλη ανάθεση που τους προσφέρεται για την ίδια ημερομηνία, ενώ παράλληλα μελετούν την τεκμηρίωση της εκδήλωσης. Ωστόσο, η Vita Specialized Translators S.L. επιστρέφει στον πελάτη κάθε ποσό για ημερήσια αποζημίωση, μετακινήσεις και διαμονή που επιστρέφεται ή δεν έχει ακόμη δαπανηθεί.
Μερική ακύρωση
Αν ο πελάτης επιθυμεί να ακυρώσει μόνο μέρος της υπηρεσίας —π.χ. ένα από τα ζητούμενα ζεύγη γλωσσών ή τον τεχνικό εξοπλισμό—, εφαρμόζονται οι όροι της πολιτικής ακύρωσης που αναφέρονται στην προσφορά. Επομένως, αν η ακύρωση γίνει μετά τη λήξη της περιόδου δωρεάν ακύρωσης, εφόσον προβλέπεται, χρεώνεται το ποσοστό που ισχύει για το συγκεκριμένο στοιχείο της προσφοράς το οποίο επιθυμεί να ακυρώσει ο πελάτης.
Αλλαγές στους όρους της υπηρεσίας
Κάθε σημαντική αλλαγή στους όρους που έχουν συμφωνηθεί μεταξύ των δύο μερών μπορεί να θεωρηθεί ακύρωση της υπηρεσίας (βλ. παραπάνω ενότητα) και αίτημα για νέα υπηρεσία.
Οι ακόλουθες περιπτώσεις θεωρούνται σημαντικές αλλαγές:
- Αλλαγές στις ημερομηνίες: αν γίνουν μετά τη λήξη της μέγιστης προθεσμίας δωρεάν ακύρωσης της υπηρεσίας, εφόσον προβλέπεται, κατά κανόνα χρεώνεται ολόκληρο το ποσό της υπηρεσίας που είχε προσφερθεί για τις αρχικά συμφωνημένες ημέρες. Αν το επιθυμεί ο πελάτης, οι νέες ημέρες παροχής της υπηρεσίας μπορούν να τιμολογηθούν με χωριστή, πρόσθετη προσφορά.
- Αλλαγές στο ζεύγος γλωσσών (π.χ. αφού συμφωνηθεί ταυτόχρονη διερμηνεία από τα αγγλικά στα γαλλικά, να ζητηθεί ταυτόχρονη διερμηνεία από τα αγγλικά στα πορτογαλικά) ή στην κατεύθυνση των γλωσσών (π.χ. αφού συμφωνηθεί ταυτόχρονη διερμηνεία από τα αγγλικά στα γερμανικά, να ζητηθεί διερμηνεία από τα γερμανικά στα αγγλικά): αν γίνουν μετά τη λήξη της μέγιστης προθεσμίας δωρεάν ακύρωσης της υπηρεσίας, εφόσον προβλέπεται, κατά κανόνα χρεώνεται ολόκληρο το ποσό που είχε προσφερθεί για το αρχικά συμφωνημένο ζεύγος/κατεύθυνση γλωσσών. Αν το επιθυμεί ο πελάτης, το νέο ζεύγος/η νέα κατεύθυνση γλωσσών μπορεί να τιμολογηθεί με χωριστή, πρόσθετη προσφορά.
- Αλλαγές στον χώρο διεξαγωγής (πόλη/χώρα): αν γίνουν μετά τη λήξη της μέγιστης προθεσμίας δωρεάν ακύρωσης της υπηρεσίας, εφόσον προβλέπεται, κατά κανόνα χρεώνεται ολόκληρο το ποσό που είχε προσφερθεί για την αρχικά συμφωνημένη πόλη. Ωστόσο, αν το επιθυμεί ο πελάτης, η Vita Specialized Translators S.L. θα αποστείλει νέα προσφορά μόλις ενημερωθεί για την αλλαγή του χώρου διεξαγωγής.
- Αλλαγές στον τρόπο διερμηνείας: αν οι διερμηνείς κληθούν χωρίς προηγούμενη ενημέρωση να εργαστούν με διαφορετικό τρόπο διερμηνείας από αυτόν που αναφέρεται στην προσφορά (π.χ. η ταυτόχρονη διερμηνεία μετατρέπεται σε διαδοχική λόγω τεχνικών προβλημάτων ή αλλαγών υλικοτεχνικής οργάνωσης), η Vita Specialized Translators S.L. πρέπει να εγκρίνει την αλλαγή αφού ελέγξει ότι οι συνθήκες εργασίας εξακολουθούν να είναι κατάλληλες και συμφωνήσει με τον πελάτη για κάθε ενδεχόμενη πρόσθετη χρέωση. Αν είναι αδύνατη η παροχή της υπηρεσίας υπό κατάλληλες συνθήκες, το περιστατικό θεωρείται είτε γεγονός ανωτέρας βίας (αν οφείλεται σε τεχνικούς ή παρόμοιους λόγους) είτε ακύρωση της υπηρεσίας από τον πελάτη. Συνεπώς, εφαρμόζονται οι αντίστοιχοι όροι.
Αίτημα υπηρεσίας και προσφορά
Κάθε φορά που ζητείται μια υπηρεσία, η Vita Specialized Translators S.L. προσδιορίζει από κοινού με τον πελάτη τον καταλληλότερο τρόπο παροχής, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες του. Στη συνέχεια, ο πελάτης λαμβάνει ειδική προσφορά για τον συμφωνημένο τρόπο διερμηνείας (π.χ. ταυτόχρονη, διαδοχική, ψιθυριστή ή αμφίδρομη διερμηνεία), το ζεύγος γλωσσών και τη διάρκεια που έχει δηλώσει.
Διάρκεια
Αν η υπηρεσία διαρκέσει περισσότερο από το αρχικό πρόγραμμα του πελάτη, επιβάλλεται πρόσθετη χρέωση, η οποία αναφέρεται στην προσφορά για κάθε ανάθεση. Κατά κανόνα, αν η διάρκεια υπερβεί τη μισή ημέρα, χρεώνεται η αμοιβή ολόκληρης της ημέρας και, στη συνέχεια, χρεώνονται πρόσθετες ώρες.
Η διάρκεια της υπηρεσίας υπολογίζεται από την ώρα κατά την οποία ο πελάτης καλεί τους διερμηνείς έως τη λήξη της διερμηνείας για τη συγκεκριμένη ημέρα και περιλαμβάνει, συνεπώς, κάθε διάλειμμα (π.χ. για καφέ, γεύμα ή δείπνο). Αν η εκδήλωση διαρκέσει περισσότερο από τον χρόνο που αναφέρεται στην προσφορά και ο πελάτης δεν ενημερώσει ρητά τους διερμηνείς ότι μπορούν να αποχωρήσουν, θεωρείται σιωπηρά ότι επιθυμεί να συνεχιστεί η διερμηνεία έως την επίσημη ολοκλήρωση της εκδήλωσης εκείνη την ημέρα. Ως εκ τούτου, ο πελάτης αποδέχεται την καταβολή κάθε πρόσθετης χρέωσης που προβλέπεται στην προσφορά.
Υποχρεωτικές προϋποθέσεις για όλους τους ομιλητές
Ο πελάτης οφείλει να ενημερώνει εκ των προτέρων τους συμμετέχοντες ότι όσοι επιθυμούν να πάρουν τον λόγο κατά τη διάρκεια εξ αποστάσεως συνάντησης ή εκδήλωσης πρέπει:
- Να χρησιμοποιούν πάντοτε ακουστικά, ιδανικά με σύνδεση USB και λειτουργία ακύρωσης θορύβου. Διαφορετικά, η ποιότητα του ήχου πιθανότατα θα είναι κακή (βλ. ενότητα «Τεχνικά προβλήματα»).
- Να συνδέονται στη συνάντηση από τον υπολογιστή τους (ΟΧΙ από tablet ή τηλέφωνο) και μέσω ενσύρματης σύνδεσης στο Διαδίκτυο υψηλής ταχύτητας. Η χρήση tablet ή τηλεφώνου πιθανότατα θα οδηγήσει σε κακή ποιότητα ήχου ή/και εικόνας (βλ. ενότητα «Τεχνικά προβλήματα»).
- Να έχουν απενεργοποιημένο το μικρόφωνό τους όταν δεν μιλούν.
- Να ενεργοποιούν την κάμερα και να κοιτούν απευθείας σε αυτήν όταν μιλούν.
- Να βρίσκονται σε χώρο χωρίς θόρυβο για να μιλήσουν.
- Να αποστέλλουν εκ των προτέρων στους διερμηνείς κάθε βίντεο που σκοπεύουν να προβάλουν και να παρέχουν την τεκμηρίωση για κάθε προετοιμασμένη ομιλία.
- Να μιλούν με μέτριο ρυθμό και να αποφεύγουν να διαβάζουν απλώς γραπτές ομιλίες.
Τεχνικός εξοπλισμός
Εκτός αν ζητηθεί από τον πελάτη και αναφέρεται ρητά στην προσφορά, η υπηρεσία εξ αποστάσεως διερμηνείας δεν περιλαμβάνει την παροχή στον πελάτη τεχνικού εξοπλισμού ή διαδικτυακής πλατφόρμας/κόμβου διερμηνείας για τη διεξαγωγή της συνάντησης.
Συνθήκες εργασίας
Για τις υπηρεσίες εξ αποστάσεως διερμηνείας, η ποιότητα ήχου και εικόνας πρέπει να είναι άριστη —χωρίς θόρυβο στο παρασκήνιο, καθυστέρηση ή παρεμβολές οποιουδήποτε είδους— ώστε να προσεγγίζονται όσο το δυνατόν περισσότερο οι ίδιες συνθήκες εργασίας που θα χρειάζονταν οι διερμηνείς σε ανάθεση με φυσική παρουσία.
Ο πελάτης οφείλει να διασφαλίζει κατάλληλες συνθήκες εργασίας για τους διερμηνείς, φροντίζοντας ώστε όλοι οι ομιλητές να τηρούν τις παραπάνω τεχνικές απαιτήσεις και οργανώνοντας κατάλληλη λύση εξ αποστάσεως ή υβριδικής συμμετοχής.
Τεχνική δοκιμή πριν από την εκδήλωση
Για να περιοριστούν όσο το δυνατόν περισσότερο τα τεχνικά προβλήματα κατά τη χρήση διαδικτυακής πλατφόρμας ή κόμβου, η Vita Specialized Translators S.L. συνιστά τη διεξαγωγή τεχνικής δοκιμής σε διαφορετική ημέρα από την εκδήλωση, με τη συμμετοχή των διερμηνέων, του πελάτη, των τεχνικών ήχου και εικόνας και του προσωπικού της πλατφόρμας, εφόσον υπάρχει.
Η δοκιμή πρέπει να ζητηθεί ρητά και γραπτώς, ώστε η Vita Specialized Translators S.L. να μπορέσει να τη διοργανώσει με την ομάδα της. Κατά κανόνα, ο χρόνος που αφιερώνεται στη δοκιμή αμείβεται, όπως ορίζεται στη σχετική προσφορά.
Τεχνικά προβλήματα
Οι διερμηνείς διατηρούν το δικαίωμα να αρνηθούν να εργαστούν έως ότου εξασφαλιστούν κατάλληλες συνθήκες εργασίας, για παράδειγμα αν, κατά την κρίση τους, η ποιότητα ήχου ή εικόνας δεν είναι ικανοποιητική. Σε αυτή την περίπτωση, δηλώνουν, για παράδειγμα, «δεν ακούγεται» ή «δεν φαίνεται» και διακόπτουν τη διερμηνεία για όσο διάστημα χρειάζεται.
Οι περιστάσεις αυτές δεν συνεπάγονται μερική ή ολική επιστροφή των αμοιβών των διερμηνέων, καθώς βρίσκονται πέρα από τον έλεγχό τους.
Κάθε καθυστέρηση που οφείλεται σε τεχνικά προβλήματα υπολογίζεται ως πραγματικός χρόνος εργασίας. Αν για τους λόγους αυτούς χρειαστεί τελικά να επαναπρογραμματιστεί το συνέδριο, η αμοιβή για την αρχικά προγραμματισμένη υπηρεσία καταβάλλεται εξ ολοκλήρου στη Vita Specialized Translators S.L. Κατόπιν αιτήματος του πελάτη, εκδίδεται νέα προσφορά για τη νέα ημερομηνία.
Αν η Vita Specialized Translators S.L. αναλάβει να εξασφαλίσει τη διαδικτυακή πλατφόρμα ή τον κόμβο διερμηνείας για την εξ αποστάσεως υπηρεσία του πελάτη, δεν φέρει ευθύνη για τεχνικά προβλήματα που σχετίζονται με την εν λόγω πλατφόρμα/κόμβο. Ένα τέτοιο περιστατικό θεωρείται ανωτέρα βία και οι διερμηνείς εξακολουθούν να αμείβονται πλήρως.
Τεχνικά προβλήματα όταν συμμετέχει ένας μόνο διερμηνέας
Παρότι συνιστάται πάντοτε να συμμετέχουν δύο διερμηνείς σε κάθε είδους εξ αποστάσεως ταυτόχρονη διερμηνεία, σε υπηρεσία πολύ μικρής διάρκειας, περίπου 30 λεπτών, μπορεί να γίνει εξαίρεση —αν η Vita Specialized Translators S.L. κρίνει ότι ενδείκνυται στη συγκεκριμένη περίπτωση— και να αναλάβει την υπηρεσία ένας μόνο διερμηνέας. Ωστόσο, σε αυτή την περίπτωση, ο πελάτης αναγνωρίζει και αποδέχεται τους κινδύνους που συνεπάγεται η συμμετοχή ενός μόνο διερμηνέα, τόσο ως προς την ποιότητα όσο και ως προς την έλλειψη τεχνικού εφεδρικού συστήματος. Επομένως, αν προκύψουν τεχνικά προβλήματα από την πλευρά του διερμηνέα —π.χ. προβλήματα σύνδεσης στο Διαδίκτυο ή γενική διακοπή ρεύματος—, η Vita Specialized Translators S.L. δεν φέρει σε καμία περίπτωση ευθύνη για τυχόν καθυστερήσεις ή για την ολική ή μερική αδυναμία παροχής της υπηρεσίας διερμηνείας. Τέτοια περιστατικά θεωρούνται ότι βρίσκονται πέρα από τον έλεγχο της Vita Specialized Translators S.L. και η αμοιβή της υπηρεσίας εξακολουθεί να καταβάλλεται πλήρως.
Ζημίες σε περίπτωση ακουστικού τραυματισμού
Αν διερμηνέας της Vita Specialized Translators S.L. υποστεί ακουστικό τραυματισμό επειδή οι ομιλητές δεν τήρησαν τις παραπάνω τεχνικές απαιτήσεις, υπεύθυνος θεωρείται ο πελάτης και η Vita Specialized Translators S.L. διατηρεί το δικαίωμα να αξιώσει αποζημίωση.
Ηχογράφηση και ζωντανή μετάδοση
Η διερμηνεία δεν επιτρέπεται να μεταδοθεί από το ραδιόφωνο, την τηλεόραση, το Διαδίκτυο ή οποιοδήποτε άλλο κανάλι ούτε να ηχογραφηθεί, ακόμη και από τους ακροατές, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Vita Specialized Translators S.L. Τα πνευματικά δικαιώματα και τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας που σχετίζονται με τη διερμηνεία ανήκουν στη Vita Specialized Translators S.L. Κάθε ηχογράφηση και ζωντανή μετάδοση συνεπάγεται πρόσθετη χρέωση και πρέπει να ζητηθεί και να συμφωνηθεί γραπτώς από τα δύο μέρη.
Αποποίηση ευθύνης για ηχογραφήσεις
Η διερμηνεία μέσω ήχου και εικόνας προορίζεται αποκλειστικά για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας και δεν αποτελεί αυθεντική καταγραφή της εκδήλωσης. Για τον λόγο αυτό, ο πελάτης οφείλει να εμφανίζει αποποίηση ευθύνης στην εκδοχή του βίντεο που περιλαμβάνει διερμηνεία και δεν επιτρέπεται να δημιουργηθεί απομαγνητοφώνηση της διερμηνείας (ούτε καν για υπότιτλους), εκτός αν αυτό συμφωνηθεί ρητά και γραπτώς με τη Vita Specialized Translators S.L.
Ακύρωση
Κάθε προσφορά περιλαμβάνει ειδική πολιτική ακύρωσης υπηρεσίας. Κατά κανόνα, αν η υπηρεσία ακυρωθεί χωρίς επαρκή προειδοποίηση, χρεώνεται το 100% της αμοιβής· η απαιτούμενη προθεσμία προειδοποίησης αναφέρεται στην προσφορά. Αυτό οφείλεται στο ότι οι διερμηνείς δεσμεύουν τη διαθεσιμότητά τους και, επομένως, πρέπει να απορρίψουν κάθε άλλη ανάθεση που τους προσφέρεται για την ίδια ημερομηνία, ενώ παράλληλα μελετούν την τεκμηρίωση της εκδήλωσης. Ωστόσο, η Vita Specialized Translators S.L. επιστρέφει στον πελάτη κάθε ποσό για ημερήσια αποζημίωση, μετακινήσεις και διαμονή που επιστρέφεται ή δεν έχει ακόμη δαπανηθεί.
Μερική ακύρωση
Αν ο πελάτης επιθυμεί να ακυρώσει μόνο μέρος της υπηρεσίας —π.χ. ένα από τα ζητούμενα ζεύγη γλωσσών ή την τεχνική λύση (πλατφόρμα/κόμβο)—, εφαρμόζονται οι όροι της πολιτικής ακύρωσης που αναφέρονται στην προσφορά. Επομένως, αν η ακύρωση γίνει μετά τη λήξη της περιόδου δωρεάν ακύρωσης, εφόσον προβλέπεται, χρεώνεται το ποσοστό που ισχύει για το συγκεκριμένο στοιχείο της προσφοράς το οποίο επιθυμεί να ακυρώσει ο πελάτης.
Ανωτέρα βία
Σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας —όπως απεργίες στις μεταφορές ή παρόμοια περιστατικά, εξαιρετικά δυσμενείς καιρικές συνθήκες, τρομοκρατικές επιθέσεις, πανδημίες και επιδημίες, φυσικές καταστροφές, πολεμικές πράξεις, τεχνικά προβλήματα κατά τη διάρκεια εξ αποστάσεως διερμηνείας ή κάθε άλλη περίσταση που επηρεάζει ουσιωδώς την ικανότητα της εταιρείας ή των διερμηνέων να παράσχουν την υπηρεσία που αναφέρεται στην προσφορά— η Vita Specialized Translators S.L. ενημερώνει τον πελάτη το συντομότερο δυνατό. Αν ένας ή περισσότεροι διερμηνείς αδυνατούν να παράσχουν την υπηρεσία λόγω ασθένειας, ατυχήματος ή θανάτου, η αδυναμία αυτή θεωρείται περίπτωση ανωτέρας βίας. Η ευθύνη της Vita Specialized Translators S.L. περιορίζεται στην καταβολή κάθε εύλογης προσπάθειας για την εύρεση και ανάθεση αντικαταστάτη διερμηνέα. Η Vita Specialized Translators S.L. δεν ευθύνεται για τις συνέπειες της αδυναμίας του εν λόγω διερμηνέα να παράσχει την υπηρεσία ή για οποιαδήποτε καθυστέρηση λόγω γεγονότος ανωτέρας βίας.
Αν ο πελάτης ακυρώσει την υπηρεσία λόγω ανωτέρας βίας, εφαρμόζονται οι όροι που προβλέπονται στη ρήτρα ακύρωσης της προσφοράς.
Αν η Vita Specialized Translators S.L. αναλάβει να εξασφαλίσει τη διαδικτυακή πλατφόρμα ή τον κόμβο διερμηνείας για την εξ αποστάσεως υπηρεσία του πελάτη, δεν φέρει ευθύνη για τεχνικά προβλήματα που σχετίζονται με την εν λόγω πλατφόρμα/κόμβο. Ένα τέτοιο περιστατικό θεωρείται ανωτέρα βία και οι διερμηνείς εξακολουθούν να αμείβονται πλήρως.
Έγγραφα
Για να εκτελέσουν σωστά την εργασία τους οι διερμηνείς, είναι απαραίτητο ο πελάτης να παράσχει στη Vita Specialized Translators S.L. πλήρη τεκμηρίωση εντός της προθεσμίας που ορίζεται στην προσφορά.
Αν η τεκμηρίωση δεν παραδοθεί εντός της προθεσμίας αυτής, η Vita Specialized Translators S.L. επιβάλλει πρόσθετη χρέωση στις αμοιβές διερμηνείας του σχετικού τιμολογίου, ώστε να καλυφθεί εν μέρει ο πρόσθετος χρόνος προετοιμασίας των διερμηνέων πριν από την εκδήλωση. Ωστόσο, η Vita Specialized Translators S.L. δεν φέρει ευθύνη αν, για τον λόγο αυτό, η παρεχόμενη υπηρεσία δεν είναι της υψηλότερης δυνατής ποιότητας.
Βίντεο
Λάβετε υπόψη ότι δεν θα γίνει διερμηνεία οπτικοακουστικού υλικού αν αυτό δεν έχει παραδοθεί προηγουμένως εντός της προθεσμίας αποστολής της τεκμηρίωσης.
Ανάγνωση γραπτού περιεχομένου
Ο πελάτης οφείλει να ενημερώσει όλους τους ομιλητές ότι πρέπει να μιλούν με μέτριο ρυθμό, ώστε να μπορούν οι διερμηνείς να αποδίδουν τις ομιλίες τους. Αν οι ομιλητές πρόκειται να διαβάσουν γραπτό περιεχόμενο, είναι απαραίτητο να παραδοθεί εκ των προτέρων στους διερμηνείς, εντός της προθεσμίας αποστολής της τεκμηρίωσης. Παρ’ όλα αυτά, είναι και πάλι απαραίτητο να περιοριστεί ο ρυθμός ανάγνωσης —και γενικά συνιστάται να περιορίζεται όσο το δυνατόν περισσότερο η ανάγνωση γραπτού περιεχομένου— ώστε οι διερμηνείς να αποδίδουν το μήνυμα με τον αποτελεσματικότερο τρόπο.
Επιλογή διερμηνέων
Για πρακτικούς λόγους που συνδέονται με την εσωτερική οργάνωση της εταιρείας, η Vita Specialized Translators S.L. δικαιούται να αντικαταστήσει τους διερμηνείς που έχουν αρχικά οριστεί για μια ανάθεση με άλλους εξίσου καταρτισμένους. Η αντικατάσταση αυτή δεν συνεπάγεται καμία αλλαγή στην προσφορά που έχει αποδεχθεί ο πελάτης.
Καθήκοντα των διερμηνέων
Στα καθήκοντα των διερμηνέων δεν περιλαμβάνεται η μετάφραση γραπτών κειμένων. Η αποστολή τους είναι να διερμηνεύουν τις προφορικές ομιλίες της εκδήλωσης και αποκλειστικά στο ζεύγος γλωσσών και προς την κατεύθυνση που έχουν ζητηθεί και συμφωνηθεί. Για κάθε γραπτή μετάφραση παρέχεται χωριστή προσφορά.
Εμπιστευτικότητα
Οι διερμηνείς δεσμεύονται από το αυστηρότερο επαγγελματικό απόρρητο ως προς τα έγγραφα που τους παρέχονται και τις πληροφορίες που ενδέχεται να περιέλθουν σε γνώση τους κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Vita Specialized Translators S.L., ο εξοπλισμός ταυτόχρονης διερμηνείας δεν χρησιμοποιείται για σκοπό διαφορετικό από τον προβλεπόμενο. Οι διερμηνείς διαχειρίζονται την εργασία τους κατά την κρίση τους.
Αλλαγές στους όρους της υπηρεσίας
Κάθε σημαντική αλλαγή στους όρους που έχουν συμφωνηθεί μεταξύ των δύο μερών μπορεί να θεωρηθεί ακύρωση της υπηρεσίας (βλ. παραπάνω ενότητα) και αίτημα για νέα υπηρεσία.
Οι ακόλουθες περιπτώσεις θεωρούνται σημαντικές αλλαγές:
- Αλλαγές στις ημερομηνίες: αν γίνουν μετά τη λήξη της μέγιστης προθεσμίας δωρεάν ακύρωσης της υπηρεσίας, εφόσον προβλέπεται, κατά κανόνα χρεώνεται ολόκληρο το ποσό της υπηρεσίας που είχε προσφερθεί για τις αρχικά συμφωνημένες ημέρες. Αν το επιθυμεί ο πελάτης, οι νέες ημέρες παροχής της υπηρεσίας μπορούν να τιμολογηθούν με χωριστή, πρόσθετη προσφορά.
- Αλλαγές στο ζεύγος γλωσσών (π.χ. αφού συμφωνηθεί ταυτόχρονη διερμηνεία από τα αγγλικά στα γαλλικά, να ζητηθεί ταυτόχρονη διερμηνεία από τα αγγλικά στα πορτογαλικά) ή στην κατεύθυνση των γλωσσών (π.χ. αφού συμφωνηθεί ταυτόχρονη διερμηνεία από τα αγγλικά στα γερμανικά, να ζητηθεί διερμηνεία από τα γερμανικά στα αγγλικά): αν γίνουν μετά τη λήξη της μέγιστης προθεσμίας δωρεάν ακύρωσης της υπηρεσίας, εφόσον προβλέπεται, κατά κανόνα χρεώνεται ολόκληρο το ποσό που είχε προσφερθεί για το αρχικά συμφωνημένο ζεύγος/κατεύθυνση γλωσσών. Αν το επιθυμεί ο πελάτης, το νέο ζεύγος/η νέα κατεύθυνση γλωσσών μπορεί να τιμολογηθεί με χωριστή, πρόσθετη προσφορά.
- Αλλαγές στην τοποθεσία του κόμβου (πόλη/χώρα), εφόσον εφαρμόζεται: αν γίνουν μετά τη λήξη της μέγιστης προθεσμίας δωρεάν ακύρωσης της υπηρεσίας, κατά κανόνα χρεώνεται ολόκληρο το ποσό που είχε προσφερθεί για την αρχικά συμφωνημένη πόλη. Ωστόσο, αν το επιθυμεί ο πελάτης, η Vita Specialized Translators S.L. θα αποστείλει νέα προσφορά μόλις ενημερωθεί για την αλλαγή του χώρου διεξαγωγής.
- Αλλαγές στον τρόπο διερμηνείας: αν οι διερμηνείς κληθούν χωρίς προηγούμενη ενημέρωση να εργαστούν με διαφορετικό τρόπο διερμηνείας από αυτόν που αναφέρεται στην προσφορά (π.χ. η ταυτόχρονη διερμηνεία μετατρέπεται σε διαδοχική λόγω τεχνικών προβλημάτων ή αλλαγών υλικοτεχνικής οργάνωσης), η Vita Specialized Translators S.L. πρέπει να εγκρίνει την αλλαγή αφού ελέγξει ότι οι συνθήκες εργασίας εξακολουθούν να είναι κατάλληλες και συμφωνήσει με τον πελάτη για κάθε ενδεχόμενη πρόσθετη χρέωση. Αν είναι αδύνατη η παροχή της υπηρεσίας υπό κατάλληλες συνθήκες, το περιστατικό θεωρείται είτε γεγονός ανωτέρας βίας (αν οφείλεται σε τεχνικούς ή παρόμοιους λόγους) είτε ακύρωση της υπηρεσίας από τον πελάτη. Συνεπώς, εφαρμόζονται οι αντίστοιχοι όροι.
Ημερήσια αποζημίωση και έξοδα μετακίνησης
Αν η υπηρεσία παρέχεται από κόμβο σε πόλη διαφορετική από την πόλη κατοικίας των διερμηνέων, η Vita Specialized Translators S.L. αναφέρει στην προσφορά τα ποσά για ημερήσια αποζημίωση, μετακινήσεις και διαμονή. Αν ο πελάτης κάνει απευθείας κράτηση και πληρώσει τη διαμονή των διερμηνέων, πρέπει να εξασφαλίσει ξενοδοχείο τουλάχιστον τριών αστέρων με πρωινό.
Ημερομηνία παράδοσης
Η Vita Specialized Translators S.L. αναφέρει στην προσφορά την ημερομηνία παράδοσης που έχει συμφωνηθεί με τον πελάτη. Αν, μετά την αποδοχή της προσφοράς, ο πελάτης επιθυμεί πρωιμότερη ημερομηνία παράδοσης —και η ομάδα της Vita Specialized Translators S.L. είναι σε θέση να ανταποκριθεί στο αίτημα—, ο πελάτης ενημερώνεται για τη σχετική πρόσθετη χρέωση και, εφόσον συμφωνήσει, η μετάφραση παραδίδεται στη νέα συμφωνημένη ημερομηνία.
Μορφότυπος και σελιδοποίηση
Για να περιοριστεί το κόστος και να αποφευχθεί η ανάγκη αλλαγής της σελιδοποίησης του μεταφρασμένου εγγράφου, συνιστάται στον πελάτη να παρέχει στη Vita Specialized Translators S.L. έγγραφα σε επεξεργάσιμη μορφή (π.χ. Word). Αν αυτό δεν είναι δυνατό, επιβάλλεται πρόσθετη χρέωση επί της βασικής αμοιβής, η οποία προσδιορίζεται κατά περίπτωση.
Η μετάφραση παραδίδεται συνήθως σε επεξεργάσιμη μορφή (π.χ. Word) ή στην ίδια μορφή με το αρχείο που παρέδωσε ο πελάτης (π.χ. PPT).
Για κείμενα σε PDF, συνήθως δεν είναι δυνατό να διατηρηθεί η σωστή σελιδοποίηση, καθώς το μήκος του κειμένου διαφέρει από γλώσσα σε γλώσσα. Σε αυτή την περίπτωση, ο πελάτης μπορεί είτε να ζητήσει πρόσθετη υπηρεσία επιτραπέζιας τυπογραφίας (DTP), το κόστος της οποίας προσδιορίζεται κατά περίπτωση, είτε να λάβει από τη Vita Specialized Translators S.L. κείμενο χωρίς μορφοποίηση (συνήθως αρχείο Word) και να φροντίσει στη συνέχεια για τη σελιδοποίησή του.
Ορολογία
Αν ο πελάτης επιθυμεί να διατηρηθούν συγκεκριμένοι όροι στις μεταφράσεις, οφείλει να παρέχει στη Vita Specialized Translators S.L. γλωσσάρι κατά την επιβεβαίωση της υπηρεσίας.
Αν ο πελάτης ενημερώσει σχετικά τη Vita Specialized Translators S.L. και ζητήσει αλλαγές στην ορολογία μόνο μετά την παράδοση της μετάφρασης, το αίτημα θεωρείται τροποποίηση και συνεπάγεται πρόσθετη χρέωση (βλ. επόμενη ενότητα).
Τροποποιήσεις
Κάθε τροποποίηση που ζητεί ο πελάτης μετά την αποδοχή της προσφοράς —π.χ. αλλαγές στα πρωτότυπα έγγραφα, αίτημα χρήσης συγκεκριμένων όρων χωρίς προηγούμενη ενημέρωση, πρόσθετες υπηρεσίες σελιδοποίησης, αλλαγή της προθεσμίας κ.λπ.— συνεπάγεται πρόσθετη χρέωση, η οποία προσδιορίζεται κάθε φορά ανάλογα με τη συγκεκριμένη περίπτωση. Συνεπώς, απαιτείται η έγκριση του πελάτη πριν από την έναρξη των σχετικών εργασιών.
Επιπλέον, κάθε αίτημα που βασίζεται σε προτιμήσεις ύφους —και όχι σε αντικειμενικά γλωσσικά λάθη— θεωρείται τροποποίηση.
Ακύρωση υπηρεσίας
Κατά κανόνα, αν η υπηρεσία ακυρωθεί μετά την αποδοχή της προσφοράς, ο πελάτης καταβάλλει το 100% της αναγραφόμενης αμοιβής, εκτός αν προβλέπεται διαφορετικά στη ρήτρα ακύρωσης της προσφοράς.
Επικυρωμένες/ένορκες μεταφράσεις
Για επικυρωμένες ή ένορκες μεταφράσεις, ο πελάτης είναι υπεύθυνος να διερευνήσει τις ειδικές απαιτήσεις της αρχής στην οποία θα υποβληθεί η μετάφραση.
Η Vita Specialized Translators S.L. δεν φέρει ευθύνη για την αλήθεια ή τη γνησιότητα των εγγράφων που λαμβάνει για επικυρωμένη ή ένορκη μετάφραση.
Επιπλέον, η Vita Specialized Translators S.L. δεν ευθύνεται για καθυστερήσεις στην παράδοση από εταιρεία ταχυμεταφορών ούτε για οποιοδήποτε άλλο περιστατικό πέρα από τον έλεγχό της, όπως η απώλεια των μεταφρασμένων εγγράφων. Αν η Vita Specialized Translators S.L. οργανώσει την ταχυδρομική αποστολή για λογαριασμό του πελάτη, επικοινωνεί με την εταιρεία ταχυμεταφορών για την επίλυση του προβλήματος με τον ευνοϊκότερο δυνατό τρόπο για τον πελάτη. Ωστόσο, σε περίπτωση απώλειας των μεταφρασμένων εγγράφων, ο πελάτης επιβαρύνεται με το ποσό —το οποίο προσδιορίζεται κατά περίπτωση— που απαιτείται για να επαναληφθούν οι σχετικές διαδικασίες. Για την αποφυγή προβλημάτων, συνιστάται στον πελάτη να ζητήσει ασφάλιση αποστολής.
Κυριότητα μεταφραστικών μνημών και βάσεων ορολογίας
Οι γλωσσολόγοι της Vita Specialized Translators S.L. χρησιμοποιούν εργαλεία CAT (εργαλεία υποβοηθούμενης από υπολογιστή μετάφρασης), τα οποία περιλαμβάνουν μεταφραστικές μνήμες και βάσεις ορολογίας, για να διασφαλίζεται η ορολογική συνέπεια και η υψηλή ποιότητα των μεταφράσεων. Παρότι ο πελάτης αποκτά την κυριότητα των μεταφρασμένων κειμένων μετά την εξόφληση της υπηρεσίας, κάθε μεταφραστική μνήμη και βάση ορολογίας που δημιουργείται και διαχειρίζεται η εταιρεία και οι γλωσσολόγοι της αποτελεί αποκλειστική διανοητική ιδιοκτησία της Vita Specialized Translators S.L.