Politique de confidentialité, de cookies et d’IA

Raison sociale : Vita Specialized Translators S.L.

Adresse du siège social : Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante, Espagne

Numéro d’identification fiscale : ESB42549592

Inscrite au registre du commerce d’Alicante, tome 4092, page 123, section 8, folio 158240, inscription 1.

Site web : specializedtranslators.com

E-mail : info@specializedtranslators.com

Dans la présente politique, Vita Specialized Translators S.L. est désignée par les termes « Specialized Translators », « nous » ou « notre ».

Ces informations sont fournies conformément à la loi espagnole 34/2002 du 11 juillet relative aux services de la société de l’information et au commerce électronique (Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico — LSSI-CE).

Les présentes conditions régissent l’accès au site specializedtranslators.com ainsi que l’utilisation des informations, fonctionnalités et services que Specialized Translators y met à disposition.

En accédant au site ou en l’utilisant, vous vous engagez à le faire de manière licite et conformément aux présentes conditions, aux conditions particulières applicables à un service donné et à la législation en vigueur.

Nous pouvons mettre à jour le site, son contenu et les présentes conditions lorsque cela est raisonnablement nécessaire, notamment pour tenir compte de l’évolution de nos services, des technologies ou de la législation applicable. La version publiée sur le site à un moment donné est la version en vigueur.

Les utilisateurs ne doivent pas supprimer, modifier, contourner ni perturber les systèmes de sécurité, les contrôles d’accès ou les autres mécanismes de protection installés sur le site, ni tenter d’accéder sans autorisation au site, à ses systèmes ou à des contenus non publics.

Sauf indication contraire, le contenu de ce site — notamment les textes, éléments de marque, noms commerciaux, logos, graphismes, photographies, illustrations, créations, mises en page, logiciels et autres éléments — appartient à Specialized Translators ou est utilisé avec l’autorisation du titulaire des droits concerné.

L’accès au site ne transfère ni ne confère à l’utilisateur aucun droit de propriété intellectuelle ou industrielle. Sauf autorisation expresse de la loi, le contenu ne peut être reproduit, distribué, modifié, communiqué au public, exploité à des fins commerciales ou utilisé de toute autre manière sans l’autorisation préalable de Specialized Translators ou du titulaire des droits concerné.

Lorsque le site présente des contenus appartenant à des tiers, les droits de propriété intellectuelle et industrielle correspondants restent la propriété de leurs titulaires respectifs.

Le site peut contenir des liens vers des sites web ou des services exploités par des tiers. Ces liens sont fournis à titre informatif ou pratique et ne signifient pas que Specialized Translators contrôle, recommande ou assume la responsabilité du contenu, de la disponibilité, de la sécurité, des pratiques en matière de confidentialité ou des services de ces tiers.

Les utilisateurs sont invités à consulter les conditions et politiques de confidentialité applicables à tout site tiers qu’ils choisissent de visiter.

Les utilisateurs accèdent au site et l’utilisent sous leur propre responsabilité.

Specialized Translators prend, dans la limite de ses moyens et compte tenu de l’état de l’art, des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour préserver la sécurité et le bon fonctionnement du site et réduire les risques de logiciels malveillants, d’accès non autorisés et d’autres incidents techniques.

Toutefois, aucun site web ni aucune transmission sur Internet ne peut être garanti comme fonctionnant sans interruption ou comme étant totalement exempt d’erreurs, d’interruptions, de vulnérabilités ou d’éléments nuisibles. Dans la mesure permise par la législation applicable, Specialized Translators ne garantit ni une disponibilité ininterrompue ni l’absence d’erreurs techniques échappant raisonnablement à son contrôle.

Les utilisateurs doivent se servir du site et de son contenu avec diligence, de manière appropriée et licite. En particulier, ils ne doivent pas :

• utiliser le site à des fins illicites, frauduleuses ou abusives ;
• perturber le fonctionnement normal, les performances ou la sécurité du site ;
• tenter d’accéder sans autorisation à des systèmes, comptes, bases de données ou informations à accès restreint ;
• introduire des logiciels malveillants ou tout autre code nuisible ;
• usurper l’identité d’une autre personne ou fournir délibérément des informations trompeuses ; ou
• utiliser le contenu du site d’une manière qui porte atteinte aux droits de Specialized Translators ou d’un tiers.

Lorsque des identifiants sont fournis pour accéder à une fonctionnalité du site, les utilisateurs sont responsables de leur confidentialité et doivent nous informer rapidement s’ils ont des raisons de penser que ces identifiants ont été compromis.

Les présentes conditions du site, son utilisation ainsi que tout litige ou toute obligation non contractuelle découlant de celles-ci ou s’y rapportant sont régis par le droit espagnol.

Lorsque l’utilisateur agit dans le cadre de son activité commerciale, professionnelle ou entrepreneuriale, les parties conviennent expressément que les cours et tribunaux d’Alicante, en Espagne, sont seuls compétents pour connaître de tout litige découlant du site, des présentes conditions ou des services qui y sont proposés, ou s’y rapportant, dans la mesure où un tel accord de compétence est légalement autorisé.

Lorsque l’utilisateur agit en qualité de consommateur et que des dispositions impératives lui accordent le droit de saisir une autre juridiction compétente, ces droits impératifs ne sont pas affectés. De même, le choix du droit espagnol ne prive pas le consommateur d’une protection impérative qui ne peut légalement être écartée par accord.

Le responsable du traitement des données personnelles collectées par l’intermédiaire de ce site et dans le cadre de nos services est :

Vita Specialized Translators S.L.
N° d’identification fiscale : ESB42549592
Calle Elda 12, 9.º P18
03560 El Campello, Alicante, Espagne
E-mail : info@specializedtranslators.com

Dans la présente politique, Vita Specialized Translators S.L. est désignée par les termes « Specialized Translators », « nous » ou « notre ».

Les données personnelles que nous traitons dépendent de la manière dont vous interagissez avec nous. Elles peuvent inclure :

• votre nom et vos coordonnées professionnelles ;
• votre entreprise, votre organisation, votre fonction ou votre service ;
• les informations contenues dans une demande ou une demande de devis ;
• les informations relatives au projet, à l’événement et aux services que vous nous communiquez ;
• les informations contractuelles, de facturation et de paiement ;
• les échanges que vous avez avec nous ;
• les informations techniques et de sécurité générées lors de votre utilisation du site ; et
• les informations traitées par l’assistant IA, comme expliqué séparément dans la Politique relative à l’IA ci-dessous.

Veuillez ne fournir que les données personnelles raisonnablement nécessaires au traitement de votre demande ou à la prestation sollicitée.

Selon les circonstances, nous pouvons traiter des données personnelles aux fins suivantes :

• Répondre aux demandes, évaluer les projets et préparer des devis : afin de prendre, à votre demande, des mesures précontractuelles, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.
• Fournir les prestations convenues : afin de gérer et d’exécuter nos obligations contractuelles, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.
• Gestion administrative, comptabilité, facturation et conformité : lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.
• Sécurité du site, des informations et des systèmes : afin de prévenir les abus, d’enquêter sur les incidents, de préserver l’intégrité du service et de protéger nos systèmes et nos utilisateurs, sur la base de notre intérêt légitime conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.
• Établir, exercer ou défendre des droits en justice : sur la base de notre intérêt légitime conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD et, le cas échéant, d’autres dispositions légales autorisant le traitement.
• Communications commerciales : lorsque vous avez accepté de les recevoir ou que leur envoi est autorisé par la législation applicable. Vous pouvez vous opposer à ces communications ou vous en désabonner à tout moment.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Nous ne vendons pas de données personnelles.

Lorsque cela est nécessaire aux fins décrites ci-dessus, les données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• les membres habilités de l’équipe de Specialized Translators ;
• les interprètes, traducteurs, techniciens ou autres prestataires professionnels intervenant sur un projet, uniquement dans la mesure nécessaire à la mission concernée ;
• les prestataires d’hébergement, d’informatique, de messagerie, de sécurité, de comptabilité et d’autres services technologiques ou professionnels agissant pour notre compte ;
• les banques, prestataires de services de paiement ou conseillers professionnels, le cas échéant ; et
• les juridictions, autorités de contrôle, autorités publiques ou autres destinataires lorsque la loi impose cette communication.

Les personnes et organisations qui traitent des données pour notre compte sont soumises à des obligations appropriées de confidentialité et de protection des données.

Certains prestataires technologiques utilisés pour le site ou nos services peuvent traiter des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque le chapitre V du RGPD s’applique, les transferts internationaux reposent sur un mécanisme juridique approprié, tel qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une autre garantie autorisée par la loi.

Les informations spécifiques relatives aux transferts liés à l’assistant IA figurent dans la Politique relative à l’IA ci-dessous.

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, puis pendant toute période requise ou autorisée par la législation applicable.

Les données relatives à une demande qui ne débouche pas sur une relation de service sont supprimées ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus raisonnablement nécessaires au traitement de la demande, au suivi, à la sécurité ou à la défense de droits en justice.

Lorsqu’une relation contractuelle ou commerciale existe, certains documents peuvent devoir être conservés après la fin de la prestation afin de respecter les obligations comptables, fiscales et commerciales ainsi que les délais de prescription applicables. Par exemple, le droit commercial espagnol peut imposer la conservation de certains documents commerciaux pendant six ans.

Des règles de conservation plus courtes s’appliquent aux données liées au service d’assistant IA, notamment aux conversations du assistant IA, aux enregistrements téléphoniques et à leurs transcriptions, comme expliqué ci-dessous.

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD et les autres textes applicables, vous pouvez exercer les droits suivants :

• accéder à vos données personnelles ;
• faire rectifier les données inexactes ou incomplètes ;
• demander leur effacement ;
• demander la limitation de leur traitement ;
• vous opposer aux traitements fondés sur un intérêt légitime ;
• demander la portabilité des données, le cas échéant ; et
• retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Les demandes peuvent être adressées à info@specializedtranslators.com.

Si cela est nécessaire pour protéger vos données contre toute divulgation non autorisée, nous pouvons vous demander des informations complémentaires raisonnables afin de confirmer votre identité. Nous ne demanderons pas davantage de données d’identification que ce qui est raisonnablement nécessaire à cette fin.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos — AEPD) ou, le cas échéant, auprès d’une autre autorité européenne de contrôle compétente.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables destinées à protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé ou illicite, toute modification, divulgation, perte ou destruction.

Aucun système reposant sur Internet ne peut toutefois garantir une sécurité absolue. Les utilisateurs doivent donc éviter d’envoyer des informations confidentielles ou sensibles qui ne sont pas nécessaires au moyen de formulaires ordinaires du site ou d’autres canaux qui ne sont pas prévus à cet effet.

Les cookies sont de petits fichiers ou éléments d’information enregistrés sur votre appareil lorsque vous consultez un site web. Les cookies et technologies similaires peuvent servir à maintenir une session, mémoriser vos préférences, assurer certaines fonctionnalités du site, renforcer la sécurité et, le cas échéant, comprendre l’utilisation du site.

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires uniquement lorsqu’ils sont nécessaires au fonctionnement du site ou, s’agissant des technologies facultatives, lorsque les exigences légales applicables ont été respectées.

Le simple fait de poursuivre la navigation sur le site ne vaut pas consentement aux cookies facultatifs. Lorsque le consentement est requis, les cookies facultatifs ou les technologies de suivi similaires ne sont activés qu’après que vous avez reçu les informations appropriées et effectué votre choix.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement aux cookies facultatifs aussi facilement que vous l’avez donné.

Selon les fonctionnalités actuellement activées sur le site, les catégories suivantes peuvent s’appliquer :

• Cookies strictement nécessaires ou techniques : ils sont nécessaires au bon fonctionnement du site, des fonctions de sécurité, de la gestion des sessions ou d’un service spécifiquement demandé par l’utilisateur. Ils ne requièrent pas de consentement lorsque l’exemption légale applicable s’applique.
• Technologies de préférence ou de fonctionnalité : elles peuvent mémoriser des choix ou des paramètres afin que le site fournisse les fonctionnalités demandées par l’utilisateur. La nécessité d’un consentement dépend de leur finalité et de leur configuration.
• Cookies analytiques : si des outils d’analyse sont activés, ils peuvent nous aider à comprendre comment les visiteurs utilisent le site et à repérer les points à améliorer. Lorsque la loi impose un consentement, ces technologies ne sont activées qu’après l’obtention de celui-ci.
• Technologies de services tiers ou intégrés : certains contenus ou services externes peuvent déposer des cookies ou accéder à des technologies similaires. Lorsque ces technologies ne sont pas strictement nécessaires, elles sont soumises aux exigences de consentement applicables.

Des données techniques ou des identifiants peuvent également être utilisés lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou au maintien de session d’une fonctionnalité du site telle que l’assistant IA.

Lorsque le site utilise des cookies soumis à consentement, la bannière ou l’outil de préférences permet aux utilisateurs d’accepter ou de refuser les cookies facultatifs et, si cette option est disponible, de configurer chaque catégorie.

L’acceptation des cookies facultatifs n’est pas nécessaire pour accéder au contenu de base du site, sauf si une fonctionnalité spécifique d’un tiers ne peut techniquement être fournie sans la technologie concernée et que cela est clairement expliqué à l’utilisateur.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour supprimer les cookies, bloquer certains cookies ou sites web, ou vous avertir lorsqu’un cookie est enregistré. Le blocage de technologies strictement nécessaires peut empêcher certaines fonctionnalités du site de fonctionner correctement.

• Gérer les cookies dans Google Chrome
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Les cookies et technologies utilisés par le site peuvent évoluer lors de l’ajout, de la suppression ou de la mise à jour de fonctionnalités, d’extensions ou de prestataires externes. Le cas échéant, nous mettrons à jour les informations figurant dans la présente politique ou dans l’outil de gestion des cookies du site.

Vous interagissez avec une intelligence artificielle, et non avec une personne.

Cet assistant IA peut se tromper, omettre des informations pertinentes, mal comprendre une question ou générer des informations vraisemblables mais fausses ou inventées. Ses réponses sont fournies uniquement à titre informatif et pour vous aider ; vérifiez-les indépendamment lorsque leur exactitude est importante.

Le contenu généré par l’IA ne constitue ni un contrat, ni une traduction professionnelle, certifiée ou assermentée, ni un conseil professionnel, ni une déclaration contraignante de Specialized Translators.

L’assistant IA peut recueillir les informations nécessaires pour comprendre une demande ou, si cette fonctionnalité est disponible, aider à préparer une estimation indicative ou un projet de devis. Tout prix ou devis généré uniquement par l’assistant IA est provisoire et sans engagement tant qu’il n’a pas été confirmé par écrit par une personne habilitée de Specialized Translators.

Vos messages et les réponses de l’assistant peuvent être enregistrés et traités. Les dispositifs de sécurité peuvent refuser une demande ou interrompre une conversation, mais le message envoyé peut néanmoins être reçu et enregistré. Sauf demande expresse de l’assistant IA ou d’un formulaire associé portant sur des coordonnées ou des informations professionnelles précises, ne saisissez pas de données personnelles, confidentielles, protégées par le secret professionnel, sensibles sur le plan commercial, médicales, juridiques, financières, de paiement ou d’authentification, ni de données concernant des tiers, qui ne seraient pas nécessaires.

Les présentes conditions d’utilisation et informations de confidentialité de l’assistant IA (les « Conditions IA ») régissent les fonctionnalités d’intelligence artificielle mises à disposition sur notre site web, le service téléphonique ou tout autre canal de communication exploité par Specialized Translators, notamment le assistant IA et le service téléphonique dédié (l’« assistant IA »).

L’assistant IA est exploité par Vita Specialized Translators S.L. (« Specialized Translators », « nous » ou « notre »), numéro d’identification fiscale ESB42549592, dont le siège social est situé Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante, Espagne, et dont l’adresse e-mail est info@specializedtranslators.com.

Les présentes Conditions IA complètent la présente Politique de confidentialité, de cookies et d’IA, les Conditions générales, ainsi que tout devis, confirmation de commande ou accord écrit applicable spécifiquement à une prestation.

En cas de contradiction, les dispositions légales impératives prévalent, suivies de tout contrat écrit convenu spécifiquement ou de tout devis confirmé, des Conditions générales applicables, puis des présentes Conditions IA.

En sélectionnant toute case de confirmation affichée avant ou pendant la conversation, le cas échéant, ou en utilisant autrement l’assistant IA après avoir reçu les informations pertinentes, vous confirmez avoir lu et compris les présentes Conditions IA.

Si vous ne souhaitez pas utiliser l’assistant IA, vous pouvez contacter directement notre équipe à l’adresse info@specializedtranslators.com.

L’assistant IA est destiné aux adultes et aux demandes liées à une activité professionnelle. Les personnes de moins de 18 ans ne doivent pas l’utiliser.

Specialized Translators peut proposer un service client assisté par IA au moyen du assistant IA de son site web et d’un service téléphonique dédié. L’assistant IA peut aider les utilisateurs à obtenir des renseignements, à décrire leurs besoins en interprétation ou en traduction et à fournir les informations nécessaires à l’établissement d’un devis ou au suivi d’une demande.

Conformément aux exigences de transparence applicables aux systèmes d’IA, nous vous informons expressément que :

• vous communiquez avec un système d’IA, et non avec un membre du personnel, un traducteur, un interprète, un avocat ou un autre professionnel humain ;
• les réponses sont générées automatiquement et ne sont généralement pas vérifiées par une personne avant leur affichage ;
• l’assistant IA n’est pas habilité de manière autonome à représenter Specialized Translators ni à l’engager juridiquement ;
• tout prix, toute estimation, indication de disponibilité ou solution proposée par l’assistant IA reste soumis à une vérification humaine et à une confirmation de Specialized Translators ;
• les informations importantes doivent être vérifiées avant que vous vous y fiiez ; et
• vous pouvez cesser d’utiliser l’assistant IA à tout moment et contacter notre équipe pour obtenir l’aide d’une personne.

Les modalités d’accès à l’assistant IA peuvent évoluer. Selon sa configuration, vous pourrez peut-être l’utiliser sans vous identifier, ou nous pourrons vous demander des coordonnées ou des informations professionnelles limitées avant ou pendant la conversation. Lorsque des informations précises sont demandées, leur collecte vise à répondre à votre demande ou à en assurer le suivi.

2.1 Assistant IA téléphonique

Les appels à notre assistant IA sont enregistrés et transcrits. Au début de chaque appel, les personnes sont informées qu’elles interagissent avec un système d’IA, que l’appel est enregistré et transcrit et que les informations sont utilisées pour traiter leur demande et, à leur demande, préparer un devis.

L’enregistrement et sa transcription sont traités pour comprendre la demande, assurer le fonctionnement du service assisté par IA, préparer le devis demandé et permettre à notre équipe d’en assurer le suivi si nécessaire.

Les appelants ne devraient communiquer que les informations raisonnablement nécessaires au traitement de leur demande et éviter de fournir des données personnelles sensibles, sauf nécessité absolue.

Si vous ne souhaitez pas utiliser un service téléphonique enregistré, vous pouvez contacter notre équipe par e-mail à l’adresse info@specializedtranslators.com.

L’assistant IA est conçu pour renseigner les utilisateurs sur Specialized Translators, nos services d’interprétation et les services associés, préciser les informations pouvant être nécessaires à une demande, recueillir des renseignements sur une mission potentielle et faciliter une première prise de contact, une estimation ou une demande de devis.

Les réponses de l’IA sont générées de manière probabiliste. Elles peuvent être inexactes, incomplètes, obsolètes, partiales, inadaptées, contradictoires ou entièrement inventées — ce que l’on appelle parfois une « hallucination » de l’IA. L’assistant peut également mal comprendre le contexte, la terminologie spécialisée, les variantes linguistiques, le public visé, les dates, les lieux ou la portée juridique ou commerciale d’une information.

Vous ne devez pas vous fonder uniquement ou définitivement sur une réponse de l’IA pour prendre une décision importante. Les informations susceptibles d’avoir une incidence sur des droits juridiques, la sécurité, des obligations contractuelles, des échéances, des coûts ou d’autres aspects importants doivent être vérifiées auprès de sources originales et à jour, ou confirmées par une personne dûment qualifiée.

En particulier, une réponse de l’IA ne constitue pas un conseil juridique, médical, financier, fiscal, relatif à l’emploi ou à l’immigration, à la sécurité, à la cybersécurité ou à toute autre activité professionnelle réglementée.

Sauf confirmation écrite expresse de Specialized Translators, aucun contenu généré uniquement par l’assistant IA :

• ne constitue ni ne remplace une prestation professionnelle de traduction, de relecture, de révision, d’interprétation, de localisation, de transcréation, de publication assistée par ordinateur ou de traduction certifiée/assermentée ;
• n’a fait l’objet d’un contrôle qualité selon les procédures professionnelles de traduction, d’interprétation ou de révision de Specialized Translators ;
• ne constitue une réservation ferme, une confirmation de commande, une échéance, un engagement de disponibilité, une garantie, une offre, une acceptation, un contrat ou une modification de contrat ;
• ne constitue un compte rendu faisant autorité ou certifié d’une communication ou d’un événement ; ou
• ne peut modifier un devis, une confirmation de commande ou un accord écrit émis par une personne habilitée de Specialized Translators.

Lorsque cette fonctionnalité est disponible, l’assistant IA peut fournir une estimation indicative ou un projet de devis. Tout prix, toute estimation ou tout devis de ce type est provisoire et sans engagement jusqu’à sa vérification et sa confirmation dans le cadre de la procédure habituelle de Specialized Translators, menée par une personne.

Pour obtenir un devis ferme ou une réponse vérifiée par une personne, contactez info@specializedtranslators.com.

Nous utilisons des mesures de protection techniques destinées à détecter les tentatives de manipulation de l’assistant IA, les contenus illicites ou dangereux, les tentatives d’obtention d’informations protégées, les données personnelles excessives ou inappropriées, les abus du service et les autres usages interdits ou hors du champ prévu.

Ces mesures peuvent afficher un avertissement, refuser une demande, limiter une réponse, mettre fin à une conversation ou restreindre l’accès. Elles visent à réduire les risques, sans pouvoir garantir que chaque contenu nuisible entrant ou généré sera détecté.

Une demande refusée peut néanmoins être traitée et enregistrée. En règle générale, le texte que vous tentez d’envoyer doit être reçu par les systèmes qui exploitent l’assistant IA avant qu’une décision de sécurité puisse être prise. Il peut donc être enregistré avec le refus, l’événement de sécurité ou tout autre résultat technique.

Selon le lieu où un contrôle de sécurité donné est effectué, le contenu soumis ou le contexte pertinent peut également être traité par des prestataires tiers participant à l’exploitation ou à la sécurisation de l’assistant IA.

Ces enregistrements peuvent être utilisés dans la mesure raisonnablement nécessaire pour exploiter et sécuriser l’assistant IA, détecter et examiner les abus, faire respecter les présentes Conditions IA, résoudre des problèmes, satisfaire aux obligations légales et établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Le refus d’une demande, l’affichage d’un avertissement ou l’interruption d’une conversation ne signifie pas que le message n’a pas été reçu, qu’il n’a pas été enregistré ou qu’il a déjà été supprimé.

Vous êtes responsable du contenu que vous soumettez, de l’utilisation que vous faites des réponses générées par l’IA et des conséquences liées au fait de vous y fier ou de les partager.

Vous devez :

• ne soumettre que des contenus que vous êtes légalement autorisé à utiliser et à traiter ;
• ne fournir que les informations raisonnablement nécessaires au traitement de votre demande ;
• fournir des informations exactes lorsqu’elles sont nécessaires pour répondre à une demande ou préparer une estimation ou un devis ;
• relire et vérifier par vous-même les réponses de l’IA avant de les utiliser, publier, transmettre ou mettre en pratique ;
• veiller à ce qu’une personne procède à une vérification appropriée lorsque l’exactitude, la sécurité, la confidentialité, des droits, la réputation ou des conséquences juridiques peuvent être en jeu ;
• respecter les lois applicables, les droits des tiers et les présentes Conditions IA ; et
• utiliser nos canaux habituels de contact avec notre équipe pour toute communication urgente, sensible, confidentielle ou juridiquement contraignante.

L’assistant IA est conçu pour les demandes d’ordre général. Sauf si l’assistant IA ou un formulaire associé vous demande expressément des coordonnées ou des informations professionnelles précises, utilisez le service sans vous identifier inutilement ni identifier d’autres personnes.

Si nous vous demandons expressément des informations telles que votre nom, votre entreprise, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone afin de répondre à votre demande ou d’en assurer le suivi, vous pouvez fournir les informations demandées.

Ne communiquez pas d’autres informations personnelles ou confidentielles, sauf si elles sont raisonnablement nécessaires au traitement de votre demande.

En particulier, ne communiquez pas :

• des numéros d’identification, signatures, données de localisation précises ou autres informations identifiantes excessives qui ne sont pas nécessaires ;
• des catégories particulières de données personnelles, notamment des informations relatives à la santé, au handicap, à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques ou biométriques utilisées à des fins d’identification, à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle ;
• des informations relatives à des accusations pénales, des infractions, des condamnations ou des mesures de sûreté ;
• des dossiers confidentiels de clients, des textes sources complets, des contrats, documents juridiques ou médicaux, dossiers contentieux, contenus non publiés, secrets d’affaires, communications protégées par le secret professionnel ou informations soumises à une obligation de confidentialité ou de non-divulgation ;
• des mots de passe, clés API, jetons d’accès, codes d’authentification ou autres identifiants ;
• des données de carte de paiement, identifiants bancaires ou autres informations financières sensibles ; ou
• des données personnelles concernant une autre personne, sauf si vous disposez d’une base juridique valable pour les communiquer et que cela est strictement nécessaire.

L’assistant IA n’est pas un canal approprié pour transmettre des documents confidentiels relatifs à un projet ou des documents sources destinés à une mission professionnelle. Lorsque des documents sont nécessaires, transmettez-les directement à notre équipe en utilisant le moyen de contact indiqué par Specialized Translators.

Vous ne devez pas utiliser ni tenter d’utiliser l’assistant IA :

• à des fins illicites, frauduleuses, trompeuses, diffamatoires, discriminatoires, menaçantes, abusives, préjudiciables ou nuisibles ;
• pour porter atteinte à la vie privée, à la confidentialité, à la propriété intellectuelle, au droit à l’image, aux droits de la personnalité, aux droits des consommateurs ou à tout autre droit d’un tiers ;
• pour produire ou faciliter des logiciels malveillants, le vol d’identifiants, l’accès non autorisé à des systèmes, la surveillance illicite, le contournement de dispositifs de protection ou tout autre abus en matière de cybersécurité ;
• pour découvrir des instructions système confidentielles, des identifiants, des contenus non publics du site ou des mécanismes de sécurité ;
• pour injecter des instructions, manipuler le contexte, contourner des restrictions ou perturber le fonctionnement prévu de l’assistant IA ;
• pour usurper l’identité d’une autre personne ou présenter à tort un contenu généré par l’IA comme ayant été vérifié par une personne ou comme constituant une déclaration officielle de Specialized Translators ;
• au moyen de l’extraction automatisée de données, d’un nombre excessif de requêtes automatisées, d’une attaque par déni de service ou de tout autre usage perturbant sensiblement le site ou les autres utilisateurs ; ou
• pour prendre ou appuyer des décisions produisant des effets juridiques ou des effets tout aussi importants à l’égard d’une autre personne.

8.1 Responsable du traitement

Vita Specialized Translators S.L., numéro d’identification fiscale ESB42549592, située Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante, Espagne, est responsable du traitement des données personnelles traitées par l’intermédiaire de l’assistant IA.

Les demandes et questions relatives à la confidentialité peuvent être adressées à info@specializedtranslators.com.

8.2 Données traitées

Lorsque vous utilisez ou tentez d’utiliser l’assistant IA, nous pouvons traiter :

• le texte et les autres contenus que vous soumettez, y compris ceux qui sont refusés ou entraînent l’interruption d’une conversation ;
• les réponses, avertissements et refus de l’assistant IA, ainsi que l’historique pertinent de la conversation ;
• pour l’assistant IA téléphonique, l’enregistrement de l’appel et sa transcription ;
• les informations relatives à votre demande ou à un projet potentiel lorsque vous vous renseignez sur nos services, nos disponibilités ou nos tarifs ;
• la date, l’heure, les informations d’utilisation, les erreurs, les événements de sécurité et autres métadonnées opérationnelles similaires ;
• des informations techniques ou de sécurité limitées, raisonnablement nécessaires au fonctionnement du service, au maintien d’une session et à la prévention des abus ; et
• lorsqu’elles sont demandées par l’interface ou communiquées volontairement dans le cadre d’une demande, des coordonnées ou informations professionnelles limitées, telles que votre nom, votre entreprise, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone.

Les informations effectivement recueillies peuvent donc dépendre de la configuration de l’assistant IA au moment où vous l’utilisez.

Si l’interface ne vous demande pas de vous identifier, nous n’avons pas besoin de connaître votre identité pour répondre à une question générale ordinaire et nous vous demandons de ne pas fournir de données personnelles inutiles.

8.3 Finalités et bases juridiques

Nous traitons les contenus du assistant IA, les informations issues des appels téléphoniques et les renseignements relatifs à votre demande afin de communiquer avec vous, de répondre à vos questions, de comprendre vos besoins, de préparer les estimations ou devis demandés et, le cas échéant, de prendre à votre demande des mesures précontractuelles, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Si des coordonnées sont demandées ou communiquées volontairement afin de répondre à une demande ou d’en assurer le suivi, elles peuvent être traitées aux mêmes fins.

Lorsque le traitement n’est pas directement lié à des démarches précontractuelles, nous pouvons traiter des informations proportionnées sur la base de notre intérêt légitime, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD, afin de fournir un service efficace de traitement des demandes, d’exploiter et de maintenir l’assistant IA, de préserver l’intégrité du service, de prévenir les abus, de résoudre les problèmes et de protéger nos systèmes et nos utilisateurs.

L’enregistrement et la transcription à court terme des appels téléphoniques, ainsi que le fonctionnement, la sécurité, le contrôle qualité, la résolution des problèmes et l’intégrité du service téléphonique d’IA reposent, le cas échéant, sur notre intérêt légitime au sens de l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Nous ne fondons pas l’enregistrement de ces appels sur le consentement.

Nous traitons des journaux techniques et de sécurité proportionnés — pouvant inclure les tentatives bloquées ou refusées — afin de sécuriser le site et l’assistant IA, de prévenir et d’examiner les utilisations abusives, de préserver l’intégrité du service, de résoudre les problèmes et d’établir ou de défendre des droits en justice. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime au sens de l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Nous pouvons également traiter des informations lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.

Nos intérêts légitimes consistent notamment à maintenir un service sûr et fiable, à protéger les utilisateurs et nos systèmes, à détecter les abus et à résoudre les incidents techniques ou juridiques. Nous nous efforçons de limiter les données recueillies, leur accès et leur durée de conservation afin que ces intérêts ne portent pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des utilisateurs.

8.4 Personnes susceptibles de traiter les données de l’assistant IA

Les conversations du assistant IA, les enregistrements et transcriptions téléphoniques ainsi que les journaux associés peuvent être conservés dans l’environnement de serveurs et de bases de données utilisé pour exploiter nos services assistés par IA.

Pour exploiter l’assistant IA et fournir ses fonctionnalités, les données personnelles peuvent également être traitées par des prestataires agissant pour notre compte ou fournissant des services de soutien.

Selon les fonctionnalités concernées, il peut s’agir :

• de prestataires d’hébergement du site et de bases de données ;
• de prestataires de services de traitement par intelligence artificielle ;
• de prestataires de services informatiques, de sécurité, de surveillance, de communication et de prévention des abus ; et
• de conseillers professionnels ou d’autorités publiques compétentes lorsque la loi impose la communication.

Seules les informations raisonnablement nécessaires à la fonction concernée sont mises à la disposition de ces destinataires.

Certains prestataires participant à l’exploitation de services d’intelligence artificielle ou de services techniques peuvent traiter des informations en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque des données personnelles sont transférées en dehors de l’Espace économique européen et que les restrictions au transfert prévues par le RGPD s’appliquent, ces transferts sont encadrés par une décision d’adéquation applicable, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une autre garantie autorisée par le chapitre V du RGPD.

Vous pouvez contacter info@specializedtranslators.com pour obtenir de plus amples informations sur les garanties applicables aux transferts.

8.5 Utilisation des conversations pour l’entraînement de l’IA

Specialized Translators n’utilise pas les conversations des visiteurs avec le assistant IA, les enregistrements téléphoniques ni leurs transcriptions pour entraîner ses propres modèles d’intelligence artificielle à usage général.

Lorsque des services d’intelligence artificielle tiers sont utilisés pour générer des réponses, nous recourons à des modalités de traitement destinées aux professionnels selon lesquelles les contenus soumis ne sont pas destinés à entraîner des modèles d’IA à usage général pour notre compte, sauf si nous choisissons expressément une telle utilisation.

Si cette pratique devait changer de manière importante, nous mettrions la présente politique à jour en conséquence.

8.6 Durée de conservation

Les conversations avec le assistant IA, les enregistrements téléphoniques et leurs transcriptions sont conservés pendant une durée maximale de 30 jours puis supprimés ou anonymisés de manière irréversible, sauf si une conservation plus longue est nécessaire en lien avec un incident de sécurité, une obligation légale, un litige ou une action en justice.

Si une demande donne lieu à une demande de devis ou à un suivi commercial, les renseignements que vous communiquez volontairement – par exemple votre nom, votre entreprise, vos coordonnées, les détails de l’événement, les dates, les langues et les besoins en services – peuvent être extraits de la conversation avec l’IA ou de l’appel téléphonique et conservés dans nos dossiers habituels de prospection ou de clientèle.

L’enregistrement téléphonique complet ou sa transcription ne sont pas conservés dans le dossier du prospect ou du client, sauf motif juridique ou de sécurité précis, ou nécessité liée à un litige.

Les prestataires tiers participant à l’exploitation de l’assistant IA peuvent conserver des données limitées de traitement, des informations techniques ou des journaux de sécurité pendant les durées applicables aux services qu’ils fournissent.

8.7 Vos droits

Sous réserve des conditions applicables prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles, leur rectification ou leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité, ou vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.

Si vous avez utilisé l’assistant IA sans vous identifier, nous pourrons avoir besoin d’informations limitées — par exemple la date et l’heure approximatives d’une conversation et tout identifiant de session disponible — afin de retrouver un enregistrement précis sans recueillir de données d’identification supplémentaires inutiles.

Si vous avez communiqué vos coordonnées, elles peuvent également nous aider à retrouver la conversation ou l’enregistrement concerné.

Nous ne pouvons demander des informations d’identification supplémentaires que lorsqu’elles sont raisonnablement nécessaires pour vérifier que les données personnelles sont communiquées à la bonne personne.

Les demandes peuvent être adressées à info@specializedtranslators.com.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) ou, le cas échéant, l’autorité de contrôle du lieu où vous résidez habituellement, travaillez ou estimez que l’infraction a été commise.

8.8 Absence de décisions automatisées produisant des effets juridiques

L’assistant IA ne prend pas à l’égard des utilisateurs de décisions produisant des effets juridiques ou des effets tout aussi importants.

Une réponse générée par l’IA, un refus, une intervention de sécurité, une estimation indicative, un projet de devis ou une évaluation préliminaire ne détermine pas à lui seul si Specialized Translators accepte un projet, conclut un contrat, fournit une prestation donnée, confirme la disponibilité d’interprètes ou applique une condition commerciale particulière.

Les décisions commerciales contraignantes et les confirmations de projet sont prises ou confirmées dans le cadre de la procédure habituelle de Specialized Translators, avec intervention humaine.

Vous conservez les droits que vous détenez déjà sur les contenus que vous soumettez à l’assistant IA.

Vous autorisez Specialized Translators à héberger, reproduire, transmettre et traiter techniquement vos contenus uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire au fonctionnement de l’assistant IA et aux fins décrites dans les présentes Conditions IA.

Il vous appartient de veiller à ce que les contenus soumis et l’usage que vous en faites ne portent atteinte ni à la législation applicable ni aux droits de tiers.

Sous réserve de la législation applicable, des droits des tiers et des présentes Conditions IA, Specialized Translators vous autorise à utiliser les réponses générées par l’IA qui vous sont fournies à des fins licites qui vous sont propres.

Les réponses générées par l’IA ne sont pas nécessairement uniques ; un contenu identique ou similaire peut être généré pour d’autres utilisateurs. Nous ne garantissons pas que les contenus générés par l’IA soient protégeables par des droits de propriété intellectuelle, entièrement originaux, exempts d’atteinte aux droits de tiers ou adaptés à une publication ou à un usage commercial.

Avant de publier ou d’exploiter commercialement un contenu généré par l’IA, il vous appartient de le faire vérifier de manière appropriée par une personne et, si nécessaire, d’obtenir les autorisations relatives aux droits concernés.

Vous ne devez pas présenter une réponse générée par l’IA comme une traduction professionnelle, une prestation d’interprétation, un document certifié, un travail vérifié par une personne ou tout autre livrable professionnel préparé ou approuvé par Specialized Translators ou par un membre de son réseau de traducteurs ou d’interprètes, sauf confirmation écrite expresse de Specialized Translators.

L’assistant IA peut être temporairement indisponible, interrompu, restreint, mis à jour ou retiré. Nous pouvons modifier les systèmes, prestataires, mesures de protection, fonctionnalités ou limites d’utilisation nécessaires à son fonctionnement lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour des raisons de sécurité, de maintenance, de performance, de conformité légale ou d’évolution du service.

Nous pouvons également modifier les modalités d’accès à l’assistant IA, notamment en introduisant, modifiant ou supprimant l’obligation de fournir certaines coordonnées ou informations professionnelles limitées avant ou pendant son utilisation.

Lorsque ces modifications ont une incidence importante sur la collecte ou le traitement des données personnelles, les informations de confidentialité applicables sont mises à jour conformément aux exigences en vigueur.

L’accès peut être suspendu ou interrompu lorsque cela est raisonnablement nécessaire en raison d’un soupçon d’utilisation abusive, de préoccupations de sécurité, d’exigences légales ou de la nécessité de protéger les utilisateurs, Specialized Translators ou des tiers.

N’utilisez pas l’assistant IA pour des communications urgentes, des notifications formelles, des réclamations nécessitant une réponse immédiate, des instructions d’annulation, des échéances critiques, des urgences ou des instructions relatives à une mission en cours.

Pour ces questions, utilisez les coordonnées et procédures figurant dans le devis, la confirmation de commande ou l’accord applicable, ou contactez directement notre équipe.

Dans toute la mesure permise par la législation applicable, l’assistant IA et ses réponses sont fournis « en l’état » et « selon disponibilité ».

Nous ne garantissons ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni la disponibilité, ni l’adéquation, ni l’originalité, ni l’absence d’erreurs dans les réponses générées par l’IA.

Les dispositifs de sécurité, la récupération de contenus du site et la rédaction soignée des instructions peuvent réduire certains risques, mais ne permettent pas d’éliminer les hallucinations, les incompréhensions, les tentatives de manipulation de l’assistant IA, les réponses inappropriées, les fuites de données, les défaillances techniques, les interruptions ou les autres erreurs inhérentes aux systèmes d’IA générative.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, Specialized Translators décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommage résultant notamment de l’un des éléments suivants :

• de la confiance accordée à des informations générées par l’IA qui sont inexactes ou incomplètes et n’ont pas été vérifiées de manière appropriée ;
• de l’utilisation de réponses générées par l’IA sans vérification appropriée par un professionnel ou une personne ;
• de la soumission d’informations confidentielles ou personnelles interdites, inutiles ou excessives ;
• du fonctionnement ou de la défaillance de services techniques, d’IA, d’hébergement ou d’infrastructure de tiers échappant au contrôle raisonnable de Specialized Translators ; ou
• de l’interruption, de la modification ou du retrait de l’assistant IA.

Dans toute la mesure permise par la loi, Specialized Translators ne saurait être tenue responsable des pertes indirectes ou consécutives, d’un manque à gagner, d’une perte d’opportunité ou de données, d’une atteinte à la réputation ou d’une interruption d’activité résultant uniquement de l’utilisation de l’assistant IA.

Aucune disposition des présentes Conditions IA n’exclut ni ne limite une responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée, ne porte atteinte aux droits impératifs des consommateurs ni ne réduit une obligation expressément acceptée séparément par Specialized Translators dans un devis confirmé ou un contrat écrit portant sur une prestation professionnelle réalisée par une personne.

Les présentes Conditions IA, l’utilisation de l’assistant IA et tout litige ou toute obligation non contractuelle qui en découle ou s’y rapporte sont régis par le droit espagnol.

Lorsque l’utilisateur agit dans le cadre de son activité commerciale ou professionnelle, Specialized Translators et l’utilisateur conviennent expressément que les cours et tribunaux d’Alicante, en Espagne, sont seuls compétents connaissent de tout litige découlant de l’assistant IA ou des présentes Conditions IA, ou s’y rapportant, dans la mesure où un tel accord de compétence est légalement autorisé.

Lorsque l’utilisateur agit en qualité de consommateur et que des dispositions impératives lui accordent le droit de saisir une autre juridiction compétente, ces droits impératifs ne sont pas affectés. De même, le choix du droit espagnol ne prive pas le consommateur d’une protection impérative qui ne peut légalement être écartée par accord.

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions IA pour tenir compte des modifications apportées à l’assistant IA, aux modalités d’accès, aux prestataires, aux pratiques en matière de données, aux mesures de protection ou à la législation applicable.

La version en vigueur sera publiée sur cette page. Lorsque la législation applicable impose un avis supplémentaire ou une nouvelle confirmation, nous la fournirons avant l’entrée en vigueur des conditions mises à jour.

Pour toute question concernant les présentes Conditions IA, la confidentialité, l’assistant IA ou l’une de ses réponses — ou si vous souhaitez obtenir une réponse vérifiée par une personne ou un devis ferme —, contactez :

Vita Specialized Translators S.L.
Calle Elda 12, 9.º P18
03560 El Campello, Alicante, Espagne
E-mail : info@specializedtranslators.com