Politique de confidentialité, de cookies et d’IA

Raison sociale : Vita Specialized Translators S.L.

Siège social : Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante, Espagne

Numéro d’identification fiscale : ESB42549592

Inscrite au registre du commerce d’Alicante, volume 4092, page 123, section 8, fiche 158240, inscription 1.

Site web : specializedtranslators.com

E-mail : info@specializedtranslators.com

Dans la présente politique, Vita Specialized Translators S.L. est désignée par « Specialized Translators », « nous » ou « notre entreprise ».

Ces informations sont fournies conformément à la loi espagnole 34/2002 du 11 juillet relative aux services de la société de l’information et au commerce électronique (Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico — LSSI-CE).

Les présentes conditions régissent l’accès à specializedtranslators.com ainsi que l’accès aux informations, fonctionnalités et services que Specialized Translators y met à disposition.

En accédant au site ou en l’utilisant, vous vous engagez à le faire de manière licite et conformément aux présentes conditions, aux conditions particulières applicables à chaque service et à la législation en vigueur.

Nous pouvons mettre à jour le site, son contenu et les présentes conditions lorsque cela est raisonnablement nécessaire, notamment pour tenir compte de l’évolution de nos services, des technologies ou du droit applicable. La version publiée sur le site est la version en vigueur.

Les utilisateurs ne doivent pas supprimer, modifier, contourner ou perturber les systèmes de sécurité, les contrôles d’accès ou tout autre mécanisme de protection installé sur le site, ni tenter d’accéder sans autorisation au site, à ses systèmes ou à des contenus non publics.

Sauf indication contraire, le contenu de ce site — notamment les textes, la marque, les noms commerciaux, logos, éléments graphiques, photographies, illustrations, créations, mises en page, logiciels et autres éléments — appartient à Specialized Translators ou est utilisé avec l’autorisation du titulaire des droits concerné.

L’accès au site ne transfère ni ne concède à l’utilisateur aucun droit de propriété intellectuelle ou industrielle. Sauf autorisation expresse prévue par la loi, le contenu ne peut être reproduit, distribué, modifié, communiqué au public, exploité à des fins commerciales ou utilisé de toute autre manière sans l’autorisation préalable de Specialized Translators ou du titulaire des droits concerné.

Lorsque le site présente des contenus appartenant à des tiers, les droits de propriété intellectuelle et industrielle correspondants restent la propriété de leurs titulaires respectifs.

Le site peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers. Ces liens sont fournis à titre informatif ou pratique et ne signifient pas que Specialized Translators contrôle ou approuve ces tiers, ni qu’elle assume une responsabilité concernant leurs contenus, disponibilité, sécurité, pratiques de confidentialité ou services.

Les utilisateurs sont invités à consulter les conditions d’utilisation et politiques de confidentialité applicables aux sites tiers qu’ils choisissent de visiter.

Les utilisateurs accèdent au site et l’utilisent sous leur propre responsabilité.

Specialized Translators prend des mesures techniques et organisationnelles raisonnables, dans la limite de ses moyens et compte tenu de l’état de la technique, afin d’assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site et de réduire les risques de logiciels malveillants, d’accès non autorisés et d’autres incidents techniques.

Toutefois, aucun site ni aucune transmission sur Internet ne peuvent garantir un fonctionnement continu ou une absence totale d’erreurs, d’interruptions, de vulnérabilités ou d’éléments nuisibles. Dans la mesure permise par le droit applicable, Specialized Translators ne garantit ni la disponibilité ininterrompue du site ni l’absence d’erreurs techniques échappant raisonnablement à son contrôle.

Les utilisateurs doivent utiliser le site et son contenu avec diligence, de manière appropriée et licite. Ils ne doivent notamment pas :

• utiliser le site à des fins illicites, frauduleuses ou abusives ;
• perturber le fonctionnement normal, les performances ou la sécurité du site ;
• tenter d’accéder sans autorisation à des systèmes, comptes, bases de données ou informations à accès restreint ;
• introduire des logiciels malveillants ou tout autre code nuisible ;
• usurper l’identité d’une autre personne ou fournir délibérément des informations trompeuses ; ou
• utiliser le contenu du site d’une manière portant atteinte aux droits de Specialized Translators ou de tout tiers.

Lorsque des identifiants donnent accès à une fonctionnalité du site, les utilisateurs doivent les garder confidentiels et nous informer rapidement s’ils ont des raisons de croire qu’ils ont été compromis.

Les présentes conditions, l’utilisation du site ainsi que tout litige ou toute obligation extracontractuelle découlant de ceux-ci ou s’y rapportant sont régis par le droit espagnol.

Lorsque l’utilisateur agit dans le cadre de son activité commerciale, professionnelle ou entrepreneuriale, les parties conviennent expressément que les tribunaux d’Alicante, en Espagne, sont seuls compétents pour tout litige découlant du site, des présentes conditions ou des services qui y sont proposés, ou s’y rapportant, dans la mesure où un tel accord de compétence est autorisé par la loi.

Lorsque l’utilisateur agit en qualité de consommateur et que des dispositions impératives lui accordent le droit de saisir un autre tribunal compétent, ce droit reste préservé. Le choix du droit espagnol ne prive pas non plus le consommateur des protections impératives auxquelles il ne peut être dérogé par contrat.

Le responsable du traitement des données personnelles traitées par l’intermédiaire de ce site et dans le cadre de nos services est :

Vita Specialized Translators S.L.
N° d’identification fiscale : ESB42549592
Calle Elda 12, 9.º P18
03560 El Campello, Alicante, Espagne
E-mail : info@specializedtranslators.com

Dans la présente politique, Vita Specialized Translators S.L. est désignée par « Specialized Translators », « nous » ou « notre entreprise ».

Les données personnelles que nous traitons dépendent de vos échanges avec nous. Il peut s’agir notamment :

• de votre nom et de vos coordonnées professionnelles ;
• de votre entreprise, organisation, fonction ou service ;
• des informations figurant dans une demande ou une demande de devis ;
• des informations que vous nous communiquez sur un projet, un événement ou un service ;
• d’informations contractuelles, de facturation et de paiement ;
• des communications échangées avec nous ;
• d’informations techniques et de sécurité générées lors de votre utilisation du site ; et
• des informations traitées par l’assistant IA, comme expliqué séparément dans la Politique relative à l’IA ci-dessous.

Veuillez ne fournir que les données personnelles raisonnablement nécessaires au traitement de votre demande ou à la fourniture du service sollicité.

Selon le contexte, nous pouvons traiter des données personnelles aux fins suivantes :

• Répondre aux demandes, évaluer les projets et préparer des devis : prendre, à votre demande, des mesures précontractuelles conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.
• Fournir les services convenus : gérer et exécuter nos obligations contractuelles, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.
• Gestion administrative, comptabilité, facturation et conformité : lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.
• Sécurité du site, des informations et des systèmes : prévenir les abus, examiner les incidents, préserver l’intégrité du service et protéger nos systèmes et nos utilisateurs, sur la base de nos intérêts légitimes conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.
• Établir, exercer ou défendre des droits en justice : sur la base de nos intérêts légitimes, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD et, le cas échéant, d’autres dispositions légales autorisant le traitement.
• Communications commerciales : lorsque vous avez consenti à les recevoir ou lorsque leur envoi est autorisé par le droit applicable. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces communications ou vous désabonner.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Nous ne vendons pas de données personnelles.

Lorsque cela est nécessaire aux fins décrites ci-dessus, les données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• aux membres autorisés de l’équipe de Specialized Translators ;
• aux interprètes, traducteurs, techniciens ou autres prestataires participant à un projet, uniquement dans la mesure nécessaire à la mission concernée ;
• aux prestataires d’hébergement, informatiques, de messagerie, de sécurité, de comptabilité et autres prestataires techniques ou professionnels agissant pour notre compte ;
• aux banques, prestataires de paiement ou conseillers professionnels, le cas échéant ; et
• aux tribunaux, autorités de contrôle, autorités publiques ou autres destinataires lorsque la loi impose cette communication.

Les personnes et organisations qui traitent des données pour notre compte sont soumises à des obligations appropriées de confidentialité et de protection des données.

Certains prestataires technologiques intervenant pour le site ou nos services peuvent traiter des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque le chapitre V du RGPD s’applique, les transferts internationaux reposent sur un mécanisme juridique approprié, tel qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou toute autre garantie autorisée par la loi.

Des informations spécifiques sur les transferts liés à l’assistant IA figurent dans la Politique relative à l’IA ci-dessous.

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis pendant toute période exigée ou autorisée par le droit applicable.

Les données relatives à une demande qui ne débouche pas sur une relation de service sont supprimées ou anonymisées lorsqu’elles ne sont plus raisonnablement nécessaires au traitement ou au suivi de la demande, à la sécurité ou à la défense de droits en justice.

Lorsqu’une relation contractuelle ou commerciale existe, certains documents doivent parfois être conservés après la fin du service pour respecter les obligations comptables, fiscales et commerciales ainsi que les délais de prescription applicables. Par exemple, le droit commercial espagnol peut imposer la conservation de certains documents professionnels pendant six ans.

Des délais de conservation plus courts s’appliquent aux données relatives au service d’assistant IA, notamment aux conversations du chatbot du site, aux enregistrements et aux transcriptions des appels téléphoniques, comme expliqué ci-dessous.

Sous réserve des conditions prévues par le RGPD et les autres textes applicables, vous pouvez exercer les droits suivants :

• accéder à vos données personnelles ;
• faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• demander leur effacement ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes ;
• demander la portabilité des données, le cas échéant ; et
• retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Vous pouvez adresser vos demandes à info@specializedtranslators.com.

Si cela est nécessaire pour éviter la divulgation de vos données à une personne non autorisée, nous pouvons vous demander des informations complémentaires raisonnables afin de vérifier votre identité. Nous ne demanderons pas plus de données d’identification que ce qui est raisonnablement nécessaire à cette fin.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’ Agence espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos — AEPD) ou, le cas échéant, auprès d’une autre autorité européenne de contrôle compétente.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre tout accès, toute modification ou divulgation non autorisés ou illicites, ainsi que contre leur perte ou leur destruction.

Toutefois, aucun système utilisant Internet ne peut garantir une sécurité absolue. Les utilisateurs doivent donc éviter d’envoyer des informations confidentielles ou sensibles qui ne sont pas nécessaires au moyen des formulaires ordinaires du site ou de canaux qui ne sont pas spécifiquement prévus à cet effet.

Les cookies sont de petits fichiers ou éléments d’information enregistrés sur votre appareil lorsque vous consultez un site web. Les cookies et technologies similaires peuvent servir à maintenir une session, mémoriser vos préférences, assurer certaines fonctionnalités, renforcer la sécurité et, le cas échéant, comprendre l’utilisation du site.

Nous utilisons des cookies et technologies similaires uniquement lorsqu’ils sont nécessaires au fonctionnement du site ou, s’il s’agit de technologies facultatives, lorsque les exigences légales applicables sont respectées.

La simple poursuite de la navigation sur le site ne vaut pas consentement aux cookies facultatifs. Lorsque le consentement est requis, les cookies facultatifs et technologies de suivi similaires ne sont activés qu’après que vous avez reçu les informations appropriées et exprimé votre choix.

Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement aux cookies facultatifs aussi facilement que vous l’avez donné.

Selon les fonctionnalités actuellement activées sur le site, les catégories suivantes peuvent s’appliquer :

• Cookies strictement nécessaires ou techniques : ils sont indispensables au bon fonctionnement du site, de ses dispositifs de sécurité, de la gestion des sessions ou d’un service expressément demandé par l’utilisateur. Ils ne nécessitent pas de consentement lorsque l’exemption légale applicable s’applique.
• Technologies de préférence ou de fonctionnalité : elles peuvent mémoriser des choix ou paramètres afin de fournir les fonctionnalités demandées par l’utilisateur. La nécessité d’un consentement dépend de leur finalité et de leur configuration.
• Cookies de mesure d’audience : lorsque des outils de mesure d’audience sont activés, ils peuvent nous aider à comprendre l’utilisation du site et à repérer les améliorations possibles. Lorsque le consentement est légalement requis, ces technologies ne sont activées qu’après son obtention.
• Technologies de tiers ou de services intégrés : certains contenus ou services externes peuvent déposer ou lire des cookies ou technologies similaires. Lorsqu’ils ne sont pas strictement nécessaires, ils sont soumis aux exigences de consentement applicables.

Des éléments de stockage technique ou des identifiants peuvent également être utilisés lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à la session de fonctionnalités du site telles que l’assistant IA.

Lorsque le site utilise des cookies soumis au consentement, la bannière d’information ou l’outil de préférences permet d’accepter ou de refuser les cookies facultatifs et, le cas échéant, de régler séparément les catégories proposées.

L’acceptation des cookies facultatifs n’est pas nécessaire pour accéder au contenu essentiel du site, sauf si une fonctionnalité particulière d’un tiers ne peut techniquement être proposée sans la technologie concernée et que cela est clairement expliqué à l’utilisateur.

Vous pouvez également configurer votre navigateur pour supprimer des cookies, bloquer certains cookies ou sites, ou être averti lorsqu’un cookie est enregistré. Le blocage des technologies strictement nécessaires peut empêcher certaines fonctions du site de fonctionner correctement.

• Gérer les cookies dans Google Chrome
• Gérer les cookies dans Mozilla Firefox
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• Gérer les cookies dans Apple Safari

Les cookies et technologies utilisés par le site peuvent évoluer lorsque des fonctionnalités, extensions ou prestataires externes sont ajoutés, supprimés ou mis à jour. Nous actualiserons, le cas échéant, les informations figurant dans la présente politique ou dans l’outil de gestion des cookies du site.

Vous échangez avec une intelligence artificielle, et non avec une personne.

Cet assistant IA peut se tromper, omettre des informations pertinentes, mal comprendre une question ou produire des informations plausibles, mais fausses ou inventées. Ses réponses sont fournies à titre d’information et d’aide générales uniquement et doivent être vérifiées lorsque l’exactitude est importante.

Le contenu généré par l’IA ne constitue ni un contrat, ni une traduction professionnelle, certifiée ou assermentée, ni un conseil professionnel, ni une déclaration engageant Specialized Translators.

L’assistant IA peut recueillir les informations nécessaires pour comprendre une demande ou, lorsque cette fonctionnalité est disponible, préparer une estimation indicative ou un projet de devis. Tout prix ou devis généré uniquement par l’assistant IA reste provisoire et sans engagement tant qu’un·e représentant·e habilité·e de Specialized Translators ne l’a pas confirmé par écrit.

Vos messages et les réponses de l’assistant peuvent être enregistrés et traités. Des dispositifs de sécurité peuvent refuser une demande ou interrompre une conversation, mais le message soumis peut néanmoins avoir été reçu et enregistré. À moins que l’assistant IA ou un formulaire associé ne vous demande expressément certaines coordonnées ou informations professionnelles, ne saisissez aucune donnée personnelle, confidentielle, protégée par le secret professionnel, commercialement sensible, médicale, juridique, financière, relative à un paiement ou à une authentification, ou concernant un tiers, qui ne serait pas nécessaire.

Les présentes Conditions d’utilisation et notice de confidentialité de l’assistant IA (les « Conditions IA ») régissent les fonctionnalités d’intelligence artificielle mises à disposition depuis notre site web, notre service téléphonique ou tout autre canal exploité par Specialized Translators, notamment le chatbot du site et le service téléphonique dédié (l’« assistant IA »).

L’assistant IA est exploité par Vita Specialized Translators S.L. (« Specialized Translators », « nous »), numéro d’identification fiscale ESB42549592, dont le siège social est situé Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante, Espagne ; e-mail : info@specializedtranslators.com.

Les présentes Conditions IA complètent la présente Politique de confidentialité, de cookies et d’IA, les Conditions générales applicables, ainsi que tout devis, confirmation de commande ou accord écrit propre à un service.

En cas de contradiction, les dispositions impératives de la loi prévalent, puis le contrat écrit ou le devis confirmé convenu spécifiquement, les Conditions générales applicables et enfin les présentes Conditions IA.

En sélectionnant, le cas échéant, une case ou un message de confirmation affiché avant ou pendant la conversation, ou en utilisant autrement l’assistant IA après avoir reçu l’information correspondante, vous confirmez avoir lu et compris les présentes Conditions IA.

Si vous ne souhaitez pas utiliser l’assistant IA, vous pouvez contacter directement notre équipe à l’adresse info@specializedtranslators.com.

L’assistant IA est destiné aux adultes et aux demandes professionnelles. Les personnes de moins de 18 ans ne doivent pas l’utiliser.

Specialized Translators peut proposer un service client assisté par l’IA au moyen du chatbot de son site web et d’un service téléphonique dédié. L’assistant IA peut aider à obtenir des informations, à décrire vos besoins en interprétation ou en traduction et à fournir les éléments nécessaires à la préparation d’un devis ou au suivi d’une demande.

Conformément aux obligations de transparence applicables aux systèmes d’IA, nous vous informons expressément que :

• vous communiquez avec un système d’IA, et non avec un membre du personnel, un traducteur ou une traductrice, un interprète, un avocat ou une avocate, ou tout autre professionnel humain ;
• les réponses sont générées automatiquement et ne sont généralement pas examinées par une personne avant leur affichage ;
• l’assistant IA n’est pas habilité de manière indépendante à représenter ou à engager juridiquement Specialized Translators ;
• tout prix, estimation, indication de disponibilité ou solution proposée par l’assistant IA reste soumis à une vérification et à une confirmation humaines par Specialized Translators ;
• les informations importantes doivent être vérifiées avant que vous ne vous y fiiez ; et
• vous pouvez cesser d’utiliser l’assistant IA à tout moment et contacter notre équipe pour obtenir l’aide d’une personne.

L’accès à l’assistant IA peut évoluer. Selon sa configuration, vous pourrez l’utiliser sans vous identifier ou nous pourrons vous demander certaines coordonnées ou informations professionnelles avant ou pendant l’échange. Si des informations vous sont expressément demandées, elles serviront à répondre à votre demande ou à en assurer le suivi.

2.1 Assistant IA téléphonique

Les appels à notre assistant IA sont enregistrés et transcrits. Au début de chaque appel, les personnes qui appellent sont informées qu’elles interagissent avec un système d’IA, que l’appel est enregistré et transcrit, et que ces informations servent à traiter la demande et, le cas échéant, à préparer un devis.

L’enregistrement et la transcription sont traités afin de comprendre la demande, d’assurer le fonctionnement du service assisté par l’IA, de préparer le devis demandé et de permettre à notre équipe d’effectuer un suivi si nécessaire.

Les personnes qui appellent doivent communiquer uniquement les informations raisonnablement nécessaires à leur demande et éviter toute donnée personnelle sensible, sauf nécessité stricte.

Si vous ne souhaitez pas utiliser un service téléphonique enregistré, vous pouvez contacter notre équipe par e-mail à l’adresse info@specializedtranslators.com.

L’assistant IA est conçu pour fournir des informations sur Specialized Translators, nos services d’interprétation et les services associés, préciser les éléments nécessaires à une demande, recueillir des renseignements sur des missions potentielles et faciliter un premier contact, une estimation ou une demande de devis.

Les réponses de l’IA sont probabilistes. Elles peuvent être inexactes, incomplètes, obsolètes, biaisées, inadaptées, incohérentes ou entièrement inventées — phénomène parfois appelé « hallucination » de l’IA. L’assistant peut aussi mal interpréter le contexte, la terminologie spécialisée, les variantes linguistiques, le public visé, les dates, les lieux ou les conséquences juridiques ou commerciales d’une information.

Ne fondez jamais une décision importante uniquement ou définitivement sur une réponse de l’IA. Toute information susceptible d’avoir une incidence sur des droits, la sécurité, des obligations contractuelles, des délais, des coûts ou tout autre enjeu important doit être vérifiée à partir de sources originales et à jour ou confirmée par une personne dûment qualifiée.

En particulier, les réponses de l’IA ne constituent pas des conseils juridiques, médicaux, financiers, fiscaux, professionnels, en matière d’emploi, d’immigration, de sécurité, de cybersécurité ou d’une autre activité réglementée.

Sauf confirmation écrite expresse de Specialized Translators, aucun contenu généré uniquement par l’assistant IA :

• ne constitue ni ne remplace une prestation professionnelle de traduction, de relecture, d’interprétation, de localisation, de transcréation, de mise en page ou de traduction certifiée ou assermentée ;
• n’a pas fait l’objet d’un contrôle qualité selon les procédures professionnelles de traduction, d’interprétation ou de révision de Specialized Translators ;
• ne constitue ni une réservation ferme, ni une confirmation de commande, ni un engagement de délai ou de disponibilité, ni une garantie, une offre, une acceptation, un contrat ou une modification de contrat ;
• ne constitue pas un compte rendu officiel ou certifié d’une communication ou d’un événement ; et
• ne peut modifier un devis, une confirmation de commande ou un accord écrit émis par un·e représentant·e habilité·e de Specialized Translators.

Lorsque cette fonctionnalité est disponible, l’assistant IA peut fournir une estimation indicative ou un projet de devis. Tout prix, estimation ou devis de ce type reste provisoire et sans engagement jusqu’à son examen et sa confirmation selon la procédure habituelle de Specialized Translators, avec intervention humaine.

Pour obtenir un devis ferme ou une réponse examinée par une personne, contactez info@specializedtranslators.com.

Nous utilisons des dispositifs techniques destinés à détecter les tentatives de manipulation de l’assistant IA, les contenus illégaux ou dangereux, les tentatives d’accès à des informations protégées, les données personnelles excessives ou inappropriées, les abus du service et tout autre usage interdit ou hors périmètre.

Ces dispositifs peuvent afficher un avertissement, refuser une demande, limiter une réponse, mettre fin à une conversation ou restreindre l’accès. Ils visent à réduire les risques, sans pouvoir garantir la détection de tous les contenus ou comportements préjudiciables.

Une demande refusée peut néanmoins être traitée et enregistrée. Le texte soumis doit normalement être reçu par les systèmes qui exploitent l’assistant IA avant qu’une décision de sécurité puisse être prise. Il peut donc être enregistré avec le refus, l’événement de sécurité ou tout autre résultat technique.

Selon le lieu où un contrôle de sécurité est effectué, le contenu soumis ou le contexte pertinent peut également être traité par des prestataires tiers qui participent à l’exploitation ou à la sécurisation de l’assistant IA.

Ces enregistrements peuvent être utilisés dans la mesure raisonnablement nécessaire pour exploiter et sécuriser l’assistant IA, détecter et examiner les abus, faire respecter les présentes Conditions IA, résoudre les incidents, respecter les obligations légales et établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Un refus, un avertissement ou l’interruption d’une conversation ne signifie pas que le message soumis n’a pas été reçu ou enregistré, ni qu’il a déjà été supprimé.

Vous êtes responsable du contenu que vous soumettez, de l’utilisation des réponses générées par l’IA et des conséquences liées au fait de vous y fier ou de les partager.

Vous devez :

• ne soumettre que des contenus que vous êtes légalement autorisé·e à utiliser et à traiter ;
• ne fournir que les informations raisonnablement nécessaires au traitement de votre demande ;
• fournir des informations exactes lorsqu’elles sont nécessaires pour répondre à une demande ou préparer une estimation ou un devis ;
• examiner et vérifier de manière indépendante les réponses de l’IA avant de les utiliser, les publier, les envoyer ou agir en conséquence ;
• veiller à ce qu’une personne procède à un examen approprié lorsque l’exactitude, la sécurité, la confidentialité, les droits, la réputation ou des conséquences juridiques peuvent être en jeu ;
• respecter la loi applicable, les droits des tiers et les présentes Conditions IA ; et
• utiliser nos canaux habituels de contact humain pour toute communication urgente, sensible, confidentielle ou juridiquement contraignante.

L’assistant IA est destiné aux demandes générales. À moins que l’assistant ou un formulaire associé ne vous demande expressément certaines coordonnées ou informations professionnelles, utilisez le service sans vous identifier inutilement ni identifier d’autres personnes.

Si nous vous demandons expressément des renseignements tels que votre nom, votre entreprise, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone afin de répondre à votre demande ou d’en assurer le suivi, vous pouvez les fournir.

Ne communiquez pas d’autres informations personnelles ou confidentielles, sauf si elles sont raisonnablement nécessaires au traitement de votre demande.

En particulier, ne communiquez pas :

• les numéros d’identification, signatures, données de localisation précise ou autres informations excessives permettant de vous identifier ;
• les données personnelles sensibles, notamment celles relatives à la santé, au handicap, à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques, aux données biométriques utilisées aux fins d’identification, à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle ;
• les informations relatives à des accusations pénales, infractions, condamnations ou mesures de sûreté ;
• les dossiers confidentiels de clients, textes sources complets, contrats, documents juridiques, dossiers d’affaires, documents médicaux, contenus non publiés, secrets d’affaires, communications protégées par le secret professionnel ou informations soumises à une obligation de confidentialité ou de non-divulgation ;
• les mots de passe, clés API, jetons d’accès, codes d’authentification ou autres identifiants ;
• les données de carte de paiement, identifiants bancaires ou autres informations financières sensibles ; ou
• les données personnelles concernant un tiers, sauf si vous disposez d’une base légale valable pour les communiquer et si leur communication est strictement nécessaire.

L’assistant IA ne doit pas servir à transmettre des documents de projet confidentiels ou des textes sources destinés à une mission professionnelle. Si des documents sont nécessaires, envoyez-les directement à notre équipe par le moyen de contact indiqué par Specialized Translators.

Il est interdit d’utiliser ou de tenter d’utiliser l’assistant IA :

• à des fins illégales, frauduleuses, trompeuses, diffamatoires, discriminatoires, menaçantes, abusives, exploitantes ou préjudiciables ;
• pour porter atteinte à la vie privée, à la confidentialité, aux droits de propriété intellectuelle, aux droits à l’image, aux droits de la personnalité, aux droits des consommateurs ou à tout autre droit de tiers ;
• pour créer ou faciliter des logiciels malveillants, le vol d’identifiants, l’accès non autorisé à des systèmes, la surveillance illégale, le contournement de dispositifs de sécurité ou tout autre abus de cybersécurité ;
• pour découvrir des instructions système confidentielles, des identifiants, du contenu non public du site ou des mécanismes de sécurité ;
• pour injecter des instructions, manipuler le contexte, contourner les restrictions ou perturber le fonctionnement prévu de l’assistant IA ;
• pour usurper l’identité d’une autre personne ou présenter à tort un contenu généré par l’IA comme ayant été examiné par une personne ou comme une déclaration officielle de Specialized Translators ;
• au moyen d’extractions automatisées, de requêtes automatisées excessives, d’attaques par déni de service ou de toute autre utilisation perturbant de manière importante le site ou les autres utilisateurs ; ou
• pour prendre ou appuyer des décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires à l’égard d’une autre personne.

8.1 Responsable du traitement

Vita Specialized Translators S.L., numéro d’identification fiscale ESB42549592, Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante, Espagne, est responsable du traitement des données personnelles traitées au moyen de l’assistant IA.

Les questions et demandes relatives à la confidentialité peuvent être adressées à info@specializedtranslators.com.

8.2 Données traitées

Lorsque vous utilisez ou tentez d’utiliser l’assistant IA, nous pouvons traiter :

• le texte et les autres contenus que vous soumettez, y compris ceux qui sont refusés ou entraînent l’interruption d’une conversation ;
• les réponses, avertissements, refus et éléments pertinents de l’historique de l’assistant IA ;
• pour l’assistant IA téléphonique, l’enregistrement et la transcription de l’appel ;
• les renseignements relatifs à votre demande ou à votre projet potentiel lorsque vous vous renseignez sur nos services, nos disponibilités ou nos tarifs ;
• la date, l’heure, les données d’utilisation, les erreurs, les événements de sécurité et autres métadonnées opérationnelles similaires ;
• les renseignements techniques ou de sécurité limités, raisonnablement nécessaires au fonctionnement du service, au maintien d’une session et à la prévention des abus ; et
• si l’interface les demande ou si vous les communiquez volontairement dans le cadre d’une demande, certaines coordonnées ou informations professionnelles limitées telles que votre nom, votre entreprise, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone.

Les informations recueillies dépendent donc de la configuration de l’assistant IA au moment où vous l’utilisez.

Si l’interface ne vous demande pas de vous identifier, nous n’avons pas besoin de connaître votre identité pour répondre à une question générale ordinaire ; nous vous demandons de ne pas communiquer de données personnelles inutiles.

8.3 Finalités et bases juridiques

Nous traitons le contenu des échanges avec le chatbot du site, les informations des appels téléphoniques et les renseignements relatifs à votre demande afin de communiquer avec vous, de répondre à vos questions, de comprendre vos besoins, de préparer les estimations ou devis demandés et, le cas échéant, de prendre les mesures précontractuelles que vous sollicitez, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD.

Si des coordonnées sont demandées ou communiquées volontairement afin de répondre à une demande ou d’en assurer le suivi, elles peuvent être traitées aux mêmes fins.

Lorsque le traitement n’est pas directement lié à des démarches précontractuelles, nous pouvons traiter des informations proportionnées sur le fondement de notre intérêt légitime, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD : proposer un service efficace de traitement des demandes, exploiter et maintenir l’assistant IA, préserver l’intégrité du service, prévenir les abus, résoudre les incidents et protéger nos systèmes et leurs utilisateurs.

Lorsque cela est applicable, l’enregistrement et la transcription à court terme des appels, ainsi que l’exploitation, la sécurité, le contrôle qualité, la résolution des erreurs et l’intégrité du service téléphonique assisté par l’IA, reposent sur notre intérêt légitime au sens de l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Nous ne fondons pas l’enregistrement de ces appels sur le consentement.

Nous traitons des données techniques et de sécurité proportionnées — pouvant inclure les tentatives bloquées ou refusées — afin de sécuriser le site et l’assistant IA, de prévenir et d’examiner les abus, de préserver l’intégrité du service, de résoudre les incidents et d’établir ou de défendre des droits en justice. Ce traitement repose sur notre intérêt légitime au sens de l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Nous pouvons également traiter des informations lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale, conformément à l’article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.

Nos intérêts légitimes consistent notamment à maintenir un service sûr et fiable, à protéger les utilisateurs et nos systèmes, à détecter les abus et à résoudre les incidents techniques ou juridiques. Nous limitons la collecte, l’accès et la durée de conservation des données afin que ces intérêts ne portent pas une atteinte disproportionnée aux droits et libertés des utilisateurs.

8.4 Destinataires des données de l’assistant IA

Les échanges avec le chatbot du site, les enregistrements et transcriptions téléphoniques, ainsi que les journaux associés, peuvent être stockés dans l’environnement serveur et base de données utilisé pour exploiter nos services assistés par l’IA.

Pour exploiter l’assistant IA et fournir ses fonctionnalités, les données personnelles peuvent également être traitées par des prestataires agissant pour notre compte ou fournissant des services d’assistance.

Selon les fonctionnalités utilisées, il peut s’agir de :

• les prestataires d’hébergement du site et de bases de données ;
• les prestataires de services de traitement par intelligence artificielle ;
• les prestataires informatiques, de sécurité, de surveillance, de communication et de prévention des abus ; et
• les conseillers professionnels ou autorités publiques compétentes, lorsque la loi impose une communication.

Seules les informations raisonnablement nécessaires à la fonction concernée sont communiquées à ces destinataires.

Certains prestataires participant à l’exploitation de services d’intelligence artificielle ou de services techniques peuvent traiter des informations en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque des données personnelles sont transférées hors de l’Espace économique européen et que les restrictions prévues par le RGPD s’appliquent, ces transferts sont encadrés par une décision d’adéquation applicable, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou une autre garantie autorisée par le chapitre V du RGPD.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les garanties applicables aux transferts, vous pouvez écrire à info@specializedtranslators.com.

8.5 Utilisation des conversations pour entraîner l’IA

Specialized Translators n’utilise pas les échanges des visiteurs avec le chatbot du site, ni les enregistrements ou transcriptions téléphoniques, pour entraîner ses propres modèles d’intelligence artificielle à usage général.

Lorsque nous utilisons des services d’intelligence artificielle tiers pour générer des réponses, nous recourons à des accords de traitement professionnels selon lesquels le contenu soumis n’est pas destiné à entraîner des modèles d’IA à usage général pour notre compte, sauf si nous choisissons expressément cet usage.

Si cette pratique change de manière importante, nous mettrons la présente politique à jour en conséquence.

8.6 Durée de conservation

Les conversations avec le chatbot IA, les enregistrements téléphoniques et les transcriptions sont conservés pendant 30 jours au maximum, puis supprimés ou rendus irréversiblement anonymes, sauf si une conservation plus longue est nécessaire en lien avec un incident de sécurité, une obligation légale, un différend ou une action en justice.

Si une demande donne lieu à une demande de devis ou à un suivi commercial, les renseignements communiqués volontairement par l’utilisateur ou l’utilisatrice — par exemple son nom, son entreprise, ses coordonnées, les détails de l’événement, les dates, les langues et les besoins en services — peuvent être extraits de la conversation avec l’IA ou de l’appel téléphonique et conservés dans nos dossiers habituels de prospection ou de clientèle.

L’enregistrement ou la transcription complète d’un appel téléphonique n’est pas conservé dans le dossier de prospection ou de clientèle, sauf raison particulière d’ordre juridique ou liée à la sécurité ou à un différend.

Les prestataires tiers participant à l’exploitation de l’assistant IA peuvent conserver certaines données de traitement, techniques ou de sécurité pendant les durées applicables aux services qu’ils fournissent.

8.7 Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles, leur rectification ou leur effacement, la limitation de leur traitement, leur portabilité ou vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime.

Si vous avez utilisé l’assistant IA sans vous identifier, nous pouvons avoir besoin de renseignements limités — par exemple la date et l’heure approximatives d’un échange et tout identifiant de session disponible — afin de retrouver un enregistrement sans recueillir d’autres données d’identification inutiles.

Si vous avez communiqué vos coordonnées, celles-ci peuvent également nous aider à retrouver la conversation ou l’enregistrement concerné.

Nous ne pouvons demander des renseignements d’identité supplémentaires que s’ils sont raisonnablement nécessaires pour vérifier que les données personnelles sont transmises à la bonne personne.

Les demandes peuvent être envoyées à info@specializedtranslators.com.

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (AEPD) ou, le cas échéant, auprès de l’autorité de contrôle de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l’infraction présumée.

8.8 Absence de décisions automatisées produisant des effets juridiques

L’assistant IA ne prend aucune décision concernant les utilisateurs qui produise des effets juridiques ou des effets significatifs similaires.

Une réponse générée par l’IA, un refus, une intervention de sécurité, une estimation indicative, un projet de devis ou une évaluation préliminaire ne détermine pas, à lui seul, si Specialized Translators acceptera une mission, conclura un contrat, fournira un service donné, confirmera la disponibilité d’interprètes ou appliquera une condition commerciale particulière.

Les décisions commerciales engageantes et les confirmations de mission sont prises ou confirmées selon la procédure habituelle de Specialized Translators, avec intervention humaine.

Vous conservez les droits que vous détenez déjà sur les contenus que vous soumettez à l’assistant IA.

Vous autorisez Specialized Translators à héberger, reproduire, transmettre et traiter techniquement les contenus que vous soumettez, uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire à l’exploitation de l’assistant IA et aux fins décrites dans les présentes Conditions IA.

Il vous appartient de veiller à ce que les contenus soumis et l’usage que vous en faites ne portent atteinte ni à la loi applicable ni aux droits de tiers.

Sous réserve de la loi applicable, des droits de tiers et des présentes Conditions IA, Specialized Translators vous autorise à utiliser à des fins licites les réponses générées par l’IA qui vous sont communiquées.

Les réponses de l’IA ne sont pas nécessairement uniques ; des contenus identiques ou similaires peuvent être générés pour d’autres utilisateurs. Nous ne garantissons pas que les contenus générés par l’IA soient protégeables par des droits de propriété intellectuelle, entièrement originaux, exempts de contrefaçon ou adaptés à la publication ou à un usage commercial.

Avant de publier ou d’exploiter commercialement un contenu généré par l’IA, vous êtes responsable de son examen par une personne et, si nécessaire, de la vérification des droits.

Vous ne devez pas présenter une réponse générée par l’IA comme une traduction professionnelle, une prestation d’interprétation, un travail certifié, un travail examiné par une personne ou toute autre prestation professionnelle préparée ou approuvée par Specialized Translators ou par un membre de son réseau de traducteurs ou d’interprètes, sauf confirmation écrite expresse de Specialized Translators.

L’assistant IA peut être temporairement indisponible, interrompu, soumis à des restrictions, mis à jour ou retiré. Nous pouvons modifier les systèmes, prestataires, dispositifs de sécurité, fonctionnalités ou limites d’utilisation nécessaires à son exploitation, notamment pour des raisons de sécurité, de maintenance, de performance, de conformité juridique ou de développement du service.

Nous pouvons également modifier les modalités d’accès à l’assistant IA, notamment en introduisant, modifiant ou supprimant l’obligation de fournir certaines coordonnées ou informations professionnelles avant ou pendant son utilisation.

Si une modification a une incidence importante sur la collecte ou le traitement des données personnelles, les informations de confidentialité applicables seront mises à jour comme l’exige la loi.

L’accès peut être suspendu ou interrompu lorsque cela est raisonnablement nécessaire en raison d’un usage abusif présumé, de préoccupations de sécurité, d’obligations légales ou de la protection des utilisateurs, de Specialized Translators ou de tiers.

N’utilisez pas l’assistant IA pour les communications urgentes, notifications formelles, réclamations exigeant une réponse immédiate, demandes d’annulation, échéances critiques, urgences ou instructions relatives à une mission en cours.

Pour ces situations, utilisez les coordonnées et les procédures indiquées dans le devis, la confirmation de commande ou le contrat applicable, ou contactez directement notre équipe.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, l’assistant IA et ses réponses sont fournis « en l’état » et « selon leur disponibilité ».

Nous ne garantissons ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni la disponibilité, ni l’adéquation, ni l’originalité, ni la correction des réponses générées par l’IA.

Les dispositifs de sécurité, l’extraction de contenu du site et la conception attentive des instructions peuvent réduire certains risques, mais ne peuvent éliminer les hallucinations, les erreurs d’interprétation, les tentatives de manipulation de l’assistant IA, les réponses inappropriées, les fuites de données, les défaillances techniques, les interruptions ou les autres erreurs inhérentes aux systèmes d’IA générative.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, Specialized Translators décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommage résultant :

• le fait de se fier à des informations générées par l’IA qui sont inexactes ou incomplètes sans les avoir dûment vérifiées ;
• l’utilisation de réponses de l’IA sans examen humain ou professionnel approprié ;
• la communication d’informations confidentielles ou personnelles interdites, inutiles ou excessives ;
• le fonctionnement ou la défaillance de services techniques, d’IA, d’hébergement ou d’infrastructure tiers échappant au contrôle raisonnable de Specialized Translators ; ou
• l’interruption, la modification ou le retrait de l’assistant IA.

Dans toute la mesure permise par la loi, Specialized Translators ne saurait être tenue responsable des pertes indirectes ou consécutives, de la perte de bénéfices, d’opportunités ou de données, d’une atteinte à la réputation ou d’une interruption d’activité résultant uniquement de l’utilisation de l’assistant IA.

Aucune disposition des présentes Conditions IA n’exclut ou ne limite une responsabilité qui ne peut légalement être exclue ou limitée, ne porte atteinte aux droits impératifs des consommateurs ni ne réduit une obligation expresse distinctement acceptée par Specialized Translators dans un devis confirmé ou un contrat écrit portant sur une prestation professionnelle réalisée par une personne.

Les présentes Conditions IA, l’utilisation de l’assistant IA et tout litige ou toute obligation extracontractuelle découlant de celles-ci ou s’y rapportant sont régis par le droit espagnol.

Lorsque l’utilisateur ou l’utilisatrice agit dans le cadre de son activité commerciale, professionnelle ou entrepreneuriale, Specialized Translators et cette personne conviennent expressément que les tribunaux d’Alicante, en Espagne, ont compétence exclusive pour tout litige découlant de l’assistant IA ou des présentes Conditions IA ou s’y rapportant, dans la mesure où un tel accord attributif de compétence est légalement autorisé.

Lorsque l’utilisateur ou l’utilisatrice agit en qualité de consommateur ou consommatrice et que les dispositions impératives lui permettent de saisir un autre tribunal compétent, ce droit reste préservé. Le choix du droit espagnol ne prive pas non plus les consommateurs des protections impératives auxquelles il ne peut être dérogé par contrat.

Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions IA pour tenir compte de l’évolution de l’assistant IA, de ses modalités d’accès, des prestataires, des pratiques en matière de données, des dispositifs de sécurité ou de la loi applicable.

La version en vigueur sera publiée sur cette page. Lorsque la loi exige un avis complémentaire ou une nouvelle confirmation, nous la communiquerons avant l’entrée en vigueur des conditions mises à jour.

Pour toute question relative aux présentes Conditions IA, à la confidentialité, à l’assistant IA ou à l’une de ses réponses, ou si vous souhaitez obtenir une réponse examinée par une personne ou un devis ferme, contactez :

Vita Specialized Translators S.L.
Calle Elda 12, 9.º P18
03560 El Campello, Alicante, Espagne
E-mail : info@specializedtranslators.com