Toutes les relations entre le client et Vita Specialized Translators S.L. — identifiant fiscal espagnol (CIF) ESB42549592, dont le siège social est situé Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante (Espagne), inscrite au registre du commerce d’Alicante, tome 4092, page 123, section 8, folio 158240, inscription 1, adresse électronique info@specializedtranslators.com — représentée par sa gérante, Alessandra Vita — sont régies par les présentes conditions générales. Toutefois, en cas d’incompatibilité, les conditions précisées dans le devis envoyé au Client par Vita Specialized Translators S.L. prévalent.
Pouvoir de représentation
Les devis doivent être signés directement par Vita Specialized Translators S.L. et par un représentant habilité par le Client à confirmer la prestation concernée et à en régler les frais.
Validité
La date de validité figure sur chaque devis. Passé ce délai, Vita Specialized Translators S.L. n’est pas tenue de fournir la prestation. Si le Client souhaite confirmer celle-ci après cette date, Vita Specialized Translators S.L. lui adressera un nouveau devis assorti des conditions actualisées applicables.
Acceptation des devis et confirmation des prestations
Vita Specialized Translators S.L. considère les devis comme acceptés dans les cas suivants : 1) le devis a été dûment signé par le Client ou son représentant habilité, le règlement restant à recevoir ; 2) le paiement a été dûment reçu ou un justificatif de paiement a été fourni, même si le devis signé n’a pas été retourné. Le paiement vaut acceptation des conditions indiquées dans le devis et des présentes conditions générales, même si le Client n’a pas renvoyé à Vita Specialized Translators S.L. un exemplaire signé du devis concerné.
Clients réguliers
Pour les Clients réguliers, une facture unique est établie à la fin du mois pour l’ensemble des prestations fournies pendant le mois concerné, conformément aux conditions convenues au début de la relation commerciale. Il n’est donc pas nécessaire d’établir un devis ni de verser un acompte pour chaque mission.
Intérêts de retard
Les intérêts de retard relatifs aux prestations ne nécessitant pas de paiement anticipé sont facturés conformément aux dispositions de la loi espagnole n° 3 du 29 décembre 2004, sauf indication contraire dans le devis.
Factures envoyées par courrier
Si le Client demande l’impression et l’envoi des factures par courrier, un supplément est appliqué comme suit : 60 € (majorés de 21 % de TVA, le cas échéant) par facture à envoyer en Espagne et 75 € (majorés de 21 % de TVA, le cas échéant) par facture à envoyer à l’étranger. Toutefois, si aucun paiement anticipé n’est demandé, la facture doit être réglée dans le délai qui y est indiqué, à compter de sa date d’émission au format électronique. En aucun cas le délai de paiement ne commence à courir à la réception ou au traitement interne par le Client de l’exemplaire papier envoyé par courrier.
Limitation de responsabilité
Dans toute la mesure permise par la législation applicable, la responsabilité totale cumulée de Vita Specialized Translators S.L. découlant d’une prestation ou s’y rapportant, qu’elle soit contractuelle, délictuelle (notamment pour négligence) ou autre, ne peut dépasser le montant total effectivement payé par le Client à Vita Specialized Translators S.L. pour la prestation à l’origine de la réclamation.
Juridiction compétente
Tout différend ou litige relatif à l’interprétation, à l’exécution, au respect ou à la résiliation du contrat relève de la compétence des juridictions espagnoles compétentes. Le droit espagnol est applicable dans tous les cas.
Demande de prestation et devis
Chaque fois qu’une prestation est demandée, Vita Specialized Translators S.L. détermine avec le Client la modalité la mieux adaptée à ses besoins. Le Client reçoit ensuite un devis précis correspondant à la modalité convenue (par exemple, interprétation simultanée, consécutive, chuchotée ou bilatérale), à la combinaison linguistique et à la durée indiquées par le Client.
Durée
Si la prestation dépasse la durée initialement prévue par le Client, un supplément est appliqué et précisé dans le devis correspondant. Par défaut, au-delà d’une demi-journée, le tarif de la journée complète est facturé, puis des heures supplémentaires s’appliquent.
La durée de la prestation est calculée à partir de l’heure à laquelle les interprètes sont convoqués par le Client jusqu’à la fin de la prestation d’interprétation de la journée, pauses comprises (par exemple, café, déjeuner ou dîner). Si l’événement dépasse la durée indiquée dans le devis et que le Client ne déclare pas explicitement les interprètes libérés, il est entendu que le Client souhaite qu’ils poursuivent leur prestation jusqu’à la clôture officielle de l’événement ce jour-là. Le Client accepte donc de régler tout supplément applicable conformément au devis.
Équipement technique
Sauf demande du Client ou mention expresse dans le devis, les prestations d’interprétation n’incluent aucun équipement technique (cabines insonorisées pour l’interprétation simultanée, casques, récepteurs, microphones, etc.).
Installation et positionnement des cabines d’interprétation
L’équipement d’interprétation simultanée, notamment les cabines, doit être installé la veille de la réunion. Pour permettre une installation dans de bonnes conditions, le Client doit s’assurer que la salle de conférence est libre pendant quatre heures et qu’elle présente les caractéristiques nécessaires à la réalisation de l’installation.
L’emplacement des cabines est convenu entre le Client et Vita Specialized Translators S.L., ou avec la société de sonorisation chargée de l’installation pour le compte de cette dernière. Tout sera mis en œuvre pour que les interprètes disposent d’une vue directe sur la salle et les personnes qui prennent la parole.
Écrans dans les cabines
Si un contenu audiovisuel est projeté sur un écran situé à une distance qui ne permet pas aux interprètes de le voir correctement, il est recommandé d’installer un écran dans la cabine d’interprétation afin de garantir une bonne visibilité ou, à défaut, de transmettre à l’avance l’ensemble des diapositives ou contenus qui seront projetés.
Toutefois, l’écran installé dans la cabine constitue une condition indispensable si la cabine ne peut pas être installée dans la même salle que l’événement avec une vue directe. Cet équipement entraîne un coût supplémentaire, qui peut ne pas être inclus dans le devis initial et devra être convenu avec le Client ultérieurement.
Récepteurs
Vita Specialized Translators S.L. n’est pas responsable de la distribution des casques aux participants ni de leur récupération à la fin de l’événement. Le Client doit également demander aux participants de remettre une pièce d’identité ou un document équivalent en échange du casque, car il devra prendre en charge le coût de tout casque perdu (environ 250 €).
Toutefois, si le Client en fait la demande, Vita Specialized Translators S.L. peut inclure dans le devis le service de distribution et de récupération des casques.
Dommages causés au matériel
Si Vita Specialized Translators S.L. fournit l’équipement technique, le Client s’engage à remplacer tout élément perdu et à prendre en charge tout dommage causé au matériel (casques, récepteurs, microphones, etc.) pendant l’événement.
Indemnités journalières et frais de déplacement
Si la prestation a lieu dans une ville différente du domicile des interprètes, Vita Specialized Translators S.L. précise dans le devis le montant des indemnités journalières ainsi que des frais de déplacement et d’hébergement. Si le Client réserve et règle directement l’hébergement des interprètes, il doit prévoir au minimum un hôtel trois étoiles avec petit-déjeuner.
Pendant l’événement, le Client n’est pas tenu d’offrir le déjeuner ou le dîner aux interprètes sur place, sauf si la pause repas dure moins d’une heure et demie. Dans ce cas, des indemnités journalières s’appliquent.
Si le Client demande aux interprètes de participer au repas afin d’interpréter les échanges entre les personnes présentes, il en prend les frais à sa charge.
Documents de préparation
Pour que les interprètes puissent travailler dans de bonnes conditions, le Client doit impérativement fournir à Vita Specialized Translators S.L. une documentation complète dans le délai indiqué dans le devis.
Si cette documentation n’est pas fournie dans le délai imparti, Vita Specialized Translators S.L. applique, sur la facture correspondante, un supplément aux honoraires d’interprétation afin de compenser en partie les heures supplémentaires de préparation des interprètes avant l’événement. Vita Specialized Translators S.L. décline toutefois toute responsabilité si la qualité de la prestation s’en trouve diminuée.
Vidéos
Veuillez noter qu’aucun contenu audiovisuel ne sera interprété s’il n’a pas été transmis au préalable dans le délai fixé pour l’envoi de la documentation.
Conditions de travail
Le Client doit garantir aux interprètes des conditions de travail adaptées. Dans le cas contraire, ceux-ci se réservent le droit de refuser de travailler jusqu’à ce que ces conditions soient réunies. Cette situation ne donne droit à aucun remboursement, même partiel, de leurs honoraires, puisqu’elle échappe à leur contrôle. Les interprètes doivent notamment pouvoir entendre parfaitement les personnes qui prennent la parole, sans bruit de fond. Si des moyens technologiques sont utilisés (visioconférence, interprétation téléphonique ou à distance, etc.), la qualité du son et de l’image doit être irréprochable et exempte de toute interférence.
Lecture de textes
Le Client doit informer toutes les personnes qui prendront la parole qu’elles doivent s’exprimer à un rythme modéré afin de permettre aux interprètes de restituer leurs propos. Si elles lisent un texte, celui-ci doit impérativement être transmis aux interprètes à l’avance, dans le délai fixé pour l’envoi de la documentation. Il convient également de limiter le débit de lecture et, de manière générale, de réduire autant que possible la lecture de textes afin que les interprètes puissent transmettre le message le plus efficacement possible.
Rôle des interprètes
La traduction de textes écrits ne relève pas des fonctions des interprètes. Leur rôle consiste à interpréter les interventions orales lors de l’événement, uniquement dans la combinaison linguistique et le sens convenus. Toute traduction écrite fait l’objet d’un devis distinct.
Confidentialité
Les interprètes sont tenus au secret professionnel le plus strict concernant la documentation fournie et les informations dont ils peuvent prendre connaissance pendant l’événement. L’équipement d’interprétation simultanée ne peut être utilisé à d’autres fins que celles prévues sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L. Les interprètes organisent leur travail de manière autonome.
Enregistrement et diffusion
Sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L., l’interprétation ne peut être diffusée à la radio, à la télévision, sur Internet ou par tout autre canal, ni enregistrée, y compris par les auditeurs. Les droits d’auteur et de propriété intellectuelle relatifs à l’interprétation appartiennent à Vita Specialized Translators S.L. Tout enregistrement ou toute diffusion en streaming entraîne un supplément et doit faire l’objet d’une demande et d’un accord écrits entre les deux parties.
Choix des interprètes
Pour des raisons pratiques liées à son organisation interne, Vita Specialized Translators S.L. peut remplacer les interprètes initialement affectés à une mission par d’autres interprètes de compétence équivalente. Ce remplacement ne modifie pas le devis accepté par le Client.
Force majeure
En cas de force majeure — notamment une grève des transports ou un événement similaire, des conditions météorologiques extrêmement défavorables, un attentat terroriste, une pandémie ou une épidémie, une catastrophe naturelle, un acte de guerre ou toute autre circonstance affectant manifestement la capacité de l’entreprise ou des interprètes à fournir la prestation prévue au devis — Vita Specialized Translators S.L. en informe le Client dès que possible. Si un ou plusieurs interprètes ne peuvent assurer la prestation en raison d’une maladie, d’un accident ou d’un décès, cette impossibilité est considérée comme un cas de force majeure. Vita Specialized Translators S.L. met en œuvre tous les moyens raisonnables pour trouver et affecter un interprète remplaçant, mais n’est pas responsable des conséquences de l’indisponibilité de l’interprète ni des retards dus à un cas de force majeure.
Si le Client annule la prestation pour cause de force majeure, les conditions prévues dans la clause d’annulation du devis s’appliquent.
Annulation de la prestation
Chaque devis précise les conditions d’annulation de la prestation. Par défaut, si la prestation est annulée sans respecter le préavis indiqué dans le devis, 100 % des honoraires sont dus. En effet, les interprètes réservent leur disponibilité et doivent décliner toute autre mission proposée à la même date, en plus de préparer la documentation relative à l’événement. Vita Specialized Translators S.L. rembourse toutefois au Client toute somme correspondant aux indemnités journalières, frais de déplacement ou d’hébergement qui peut être remboursée ou qui n’a pas encore été engagée.
Annulation partielle
Si le Client souhaite annuler une partie seulement de la prestation — par exemple, une combinaison linguistique demandée ou l’équipement technique —, les conditions d’annulation précisées dans le devis s’appliquent. Par conséquent, si l’annulation intervient après l’expiration de la période d’annulation gratuite, le pourcentage applicable à l’élément du devis concerné par l’annulation est facturé.
Modification des conditions de la prestation
Toute modification importante des conditions convenues entre les deux parties peut être considérée comme une annulation de la prestation (voir la section précédente) et comme une nouvelle demande de prestation.
Constituent notamment des modifications importantes :
- Modification des dates : si elle intervient après la date limite éventuelle d’annulation gratuite, le montant total de la prestation prévu pour les dates initialement convenues sera dû par défaut. À la demande du Client, les nouvelles dates pourront faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification de la combinaison linguistique (par exemple, remplacer une prestation d’interprétation simultanée anglais-français par une prestation anglais-portugais) ou du sens de l’interprétation (par exemple, remplacer une prestation d’interprétation simultanée de l’anglais vers l’allemand par une prestation de l’allemand vers l’anglais) : si la modification intervient après la date limite d’annulation gratuite, le montant total de la prestation prévue pour la combinaison linguistique et le sens initialement convenus est dû par défaut. À la demande du Client, la nouvelle combinaison et le nouveau sens peuvent faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification du lieu (ville/pays) : si la modification intervient après la date limite d’annulation gratuite, le montant total de la prestation prévue pour la ville initialement convenue est dû par défaut. Le Client peut toutefois demander un nouveau devis à Vita Specialized Translators S.L. dès que le changement de lieu est communiqué.
- Modification de la modalité d’interprétation : si les interprètes doivent intervenir selon une modalité différente de celle indiquée dans le devis, sans préavis (par exemple si une prestation simultanée devient consécutive en raison d’un problème technique ou d’un changement logistique), Vita Specialized Translators S.L. devra approuver cette modification après avoir vérifié que les conditions de travail restent adéquates et convenu avec le Client du supplément éventuel. S’il est impossible d’assurer la prestation dans des conditions adéquates, la situation sera considérée comme un cas de force majeure (si elle est due à des raisons techniques ou similaires) ou comme une annulation de la prestation par le Client. Les conditions correspondantes s’appliqueront alors.
Demande de prestation et devis
Chaque fois qu’une prestation est demandée, Vita Specialized Translators S.L. détermine avec le Client la modalité la mieux adaptée à ses besoins. Le Client reçoit ensuite un devis précis correspondant à la modalité convenue (par exemple, interprétation simultanée, consécutive, chuchotée ou bilatérale), à la combinaison linguistique et à la durée indiquées par le Client.
Durée
Si la prestation dépasse la durée initialement prévue par le Client, un supplément est appliqué et précisé dans le devis correspondant. Par défaut, au-delà d’une demi-journée, le tarif de la journée complète est facturé, puis des heures supplémentaires s’appliquent.
La durée de la prestation est calculée à partir de l’heure à laquelle les interprètes sont convoqués par le Client jusqu’à la fin de la prestation d’interprétation de la journée, pauses comprises (par exemple, café, déjeuner ou dîner). Si l’événement dépasse la durée indiquée dans le devis et que le Client ne déclare pas explicitement les interprètes libérés, il est entendu que le Client souhaite qu’ils poursuivent leur prestation jusqu’à la clôture officielle de l’événement ce jour-là. Le Client accepte donc de régler tout supplément applicable conformément au devis.
Consignes obligatoires pour toutes les personnes qui prennent la parole
Le Client doit prévenir les participants à l’avance que toute personne souhaitant prendre la parole pendant la réunion ou l’événement à distance devra :
- Toujours utiliser un casque, idéalement avec une connexion USB et une fonction de réduction du bruit. À défaut, la qualité audio risque d’être mauvaise (voir la section « Problèmes techniques »).
- Rejoindre la réunion depuis un ordinateur (et non une tablette ou un téléphone) à l’aide d’une connexion Internet filaire à haut débit. L’utilisation d’une tablette ou d’un téléphone risque de dégrader la qualité audio et/ou vidéo (voir la section « Problèmes techniques »).
- Couper leur microphone lorsqu’elles ne parlent pas.
- Activer leur caméra et regarder directement l’objectif lorsqu’elles parlent.
- S’installer dans un environnement calme pour prendre la parole.
- Transmettre à l’avance aux interprètes les vidéos qu’elles souhaitent diffuser et les documents relatifs à toute intervention préparée.
- Parler à un rythme modéré et éviter de lire simplement un texte rédigé.
Équipement technique
Sauf demande du Client et mention expresse dans le devis, la prestation d’interprétation à distance n’inclut ni la fourniture d’équipement technique ni celle d’une plateforme en ligne ou d’un espace d’interprétation destiné à la réunion.
Conditions de travail
Pour les prestations d’interprétation à distance, la qualité du son et de l’image doit être irréprochable — sans bruit de fond, latence ni interférence — afin de se rapprocher des conditions de travail nécessaires aux interprètes sur site.
Le Client doit garantir aux interprètes des conditions de travail adaptées en veillant au respect, par toutes les personnes qui prennent la parole, des exigences techniques ci-dessus et en mettant en place une solution à distance ou hybride appropriée.
Essai technique avant l’événement
Afin de limiter autant que possible les problèmes techniques liés à l’utilisation d’une plateforme en ligne ou d’un espace d’interprétation, Vita Specialized Translators S.L. recommande de réaliser un essai technique un autre jour que celui de l’événement, avec les interprètes, le Client, les techniciens audiovisuels et, le cas échéant, l’équipe de la plateforme.
Cet essai doit faire l’objet d’une demande écrite expresse afin que Vita Specialized Translators S.L. puisse l’organiser avec son équipe. Par défaut, le temps consacré à cet essai est rémunéré, conformément au devis correspondant.
Problèmes techniques
Les interprètes se réservent le droit de refuser de travailler tant que les conditions de travail ne sont pas satisfaisantes, par exemple si la qualité du son ou de l’image leur semble insuffisante. Ils indiquent alors, par exemple, « inaudible » ou « non visible », et interrompent leur travail d’interprétation aussi longtemps que nécessaire.
Cette situation ne donne droit à aucun remboursement, même partiel, des honoraires des interprètes, puisqu’elle échappe à leur contrôle.
Tout retard dû à des problèmes techniques est comptabilisé comme du temps de travail effectif. Si la conférence doit finalement être reportée pour cette raison, la prestation prévue à la date initiale reste intégralement due à Vita Specialized Translators S.L. Un nouveau devis est établi pour la nouvelle date à la demande du Client.
Si Vita Specialized Translators S.L. met à la disposition du Client la plateforme en ligne ou l’espace d’interprétation pour la prestation à distance, elle ne peut être tenue responsable des problèmes techniques liés à cette plateforme ou à cet espace. Un tel incident est considéré comme un cas de force majeure et les interprètes restent intégralement rémunérés.
Problèmes techniques avec un seul interprète
Il est toujours recommandé de faire appel à deux interprètes pour une prestation d’interprétation simultanée à distance. Toutefois, pour une prestation très courte, d’environ 30 minutes, une exception peut être envisagée si Vita Specialized Translators S.L. estime que la situation le permet : un seul interprète peut alors assurer la prestation. Le Client reconnaît et accepte les risques liés à la présence d’un seul interprète, tant pour la qualité que pour l’absence de redondance technique. En cas de problème technique du côté de l’interprète — par exemple une panne de connexion Internet ou une coupure générale —, Vita Specialized Translators S.L. ne peut en aucun cas être tenue responsable des retards qui en résultent ni de l’impossibilité totale ou partielle d’assurer l’interprétation. Ces situations échappent à son contrôle et la prestation reste intégralement due.
Dommages en cas de choc acoustique
Si un interprète de Vita Specialized Translators S.L. subit un choc acoustique parce que les personnes qui prennent la parole ne respectent pas les exigences techniques ci-dessus, le Client en est responsable et Vita Specialized Translators S.L. se réserve le droit de demander réparation du préjudice.
Enregistrement et diffusion
Sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L., l’interprétation ne peut être diffusée à la radio, à la télévision, sur Internet ou par tout autre canal, ni enregistrée, y compris par les auditeurs. Les droits d’auteur et de propriété intellectuelle relatifs à l’interprétation appartiennent à Vita Specialized Translators S.L. Tout enregistrement ou toute diffusion en streaming entraîne un supplément et doit faire l’objet d’une demande et d’un accord écrits entre les deux parties.
Mention relative aux enregistrements
L’interprétation audio et vidéo vise exclusivement à faciliter la communication et ne constitue pas un enregistrement authentique de l’événement. Le Client doit donc faire figurer une mention de non-responsabilité sur la version interprétée de la vidéo. Aucune transcription de l’interprétation, y compris aux fins de sous-titrage, ne peut être réalisée sans l’accord écrit exprès de Vita Specialized Translators S.L.
Annulation
Chaque devis précise les conditions d’annulation de la prestation. Par défaut, si la prestation est annulée sans respecter le préavis indiqué dans le devis, 100 % des honoraires sont dus. En effet, les interprètes réservent leur disponibilité et doivent décliner toute autre mission proposée à la même date, en plus de préparer la documentation relative à l’événement. Vita Specialized Translators S.L. rembourse toutefois au Client toute somme correspondant aux indemnités journalières, frais de déplacement ou d’hébergement qui peut être remboursée ou qui n’a pas encore été engagée.
Annulation partielle
Si le Client souhaite annuler une partie seulement de la prestation — par exemple, une combinaison linguistique demandée ou la solution technique (plateforme/espace d’interprétation) —, les conditions d’annulation précisées dans le devis s’appliquent. Si l’annulation intervient après la période d’annulation gratuite, le pourcentage applicable à l’élément du devis concerné est facturé.
Force majeure
En cas de force majeure — notamment une grève des transports ou un événement similaire, des conditions météorologiques extrêmement défavorables, un attentat terroriste, une pandémie ou une épidémie, une catastrophe naturelle, un acte de guerre, un problème technique lors d’une prestation d’interprétation à distance ou toute autre circonstance affectant manifestement la capacité de l’entreprise ou des interprètes à fournir la prestation prévue au devis — Vita Specialized Translators S.L. en informe le Client dès que possible. Si un ou plusieurs interprètes ne peuvent assurer la prestation en raison d’une maladie, d’un accident ou d’un décès, cette impossibilité est considérée comme un cas de force majeure. Vita Specialized Translators S.L. met en œuvre tous les moyens raisonnables pour trouver et affecter un interprète remplaçant, mais n’est pas responsable des conséquences de l’indisponibilité de l’interprète ni des retards dus à un cas de force majeure.
Si le Client annule la prestation pour cause de force majeure, les conditions prévues dans la clause d’annulation du devis s’appliquent.
Si Vita Specialized Translators S.L. met à la disposition du Client la plateforme en ligne ou l’espace d’interprétation pour la prestation à distance, elle ne peut être tenue responsable des problèmes techniques liés à cette plateforme ou à cet espace. Un tel incident est considéré comme un cas de force majeure et les interprètes restent intégralement rémunérés.
Documents de préparation
Pour que les interprètes puissent travailler dans de bonnes conditions, le Client doit impérativement fournir à Vita Specialized Translators S.L. une documentation complète dans le délai indiqué dans le devis.
Si cette documentation n’est pas fournie dans le délai imparti, Vita Specialized Translators S.L. applique, sur la facture correspondante, un supplément aux honoraires d’interprétation afin de compenser en partie les heures supplémentaires de préparation des interprètes avant l’événement. Vita Specialized Translators S.L. décline toutefois toute responsabilité si la qualité de la prestation s’en trouve diminuée.
Vidéos
Veuillez noter qu’aucun contenu audiovisuel ne sera interprété s’il n’a pas été transmis au préalable dans le délai fixé pour l’envoi de la documentation.
Lecture de textes
Le Client doit informer toutes les personnes qui prendront la parole qu’elles doivent s’exprimer à un rythme modéré afin de permettre aux interprètes de restituer leurs propos. Si elles lisent un texte, celui-ci doit impérativement être transmis aux interprètes à l’avance, dans le délai fixé pour l’envoi de la documentation. Il convient également de limiter le débit de lecture et, de manière générale, de réduire autant que possible la lecture de textes afin que les interprètes puissent transmettre le message le plus efficacement possible.
Choix des interprètes
Pour des raisons pratiques liées à son organisation interne, Vita Specialized Translators S.L. peut remplacer les interprètes initialement affectés à une mission par d’autres interprètes de compétence équivalente. Ce remplacement ne modifie pas le devis accepté par le Client.
Rôle des interprètes
La traduction de textes écrits ne relève pas des fonctions des interprètes. Leur rôle consiste à interpréter les interventions orales lors de l’événement, uniquement dans la combinaison linguistique et le sens convenus. Toute traduction écrite fait l’objet d’un devis distinct.
Confidentialité
Les interprètes sont tenus au secret professionnel le plus strict concernant la documentation fournie et les informations dont ils peuvent prendre connaissance pendant l’événement. L’équipement d’interprétation simultanée ne peut être utilisé à d’autres fins que celles prévues sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L. Les interprètes organisent leur travail de manière autonome.
Modification des conditions de la prestation
Toute modification importante des conditions convenues entre les deux parties peut être considérée comme une annulation de la prestation (voir la section précédente) et comme une nouvelle demande de prestation.
Constituent notamment des modifications importantes :
- Modification des dates : si elle intervient après la date limite éventuelle d’annulation gratuite, le montant total de la prestation prévu pour les dates initialement convenues sera dû par défaut. À la demande du Client, les nouvelles dates pourront faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification de la combinaison linguistique (par exemple, remplacer une prestation d’interprétation simultanée anglais-français par une prestation anglais-portugais) ou du sens de l’interprétation (par exemple, remplacer une prestation d’interprétation simultanée de l’anglais vers l’allemand par une prestation de l’allemand vers l’anglais) : si la modification intervient après la date limite d’annulation gratuite, le montant total de la prestation prévue pour la combinaison linguistique et le sens initialement convenus est dû par défaut. À la demande du Client, la nouvelle combinaison et le nouveau sens peuvent faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification du lieu du centre d’interprétation (ville/pays, le cas échéant) : si la modification intervient après la date limite d’annulation gratuite, le montant total de la prestation prévue pour la ville initialement convenue est dû par défaut. Le Client peut toutefois demander un nouveau devis à Vita Specialized Translators S.L. dès que le changement de lieu est communiqué.
- Modification de la modalité d’interprétation : si les interprètes doivent intervenir selon une modalité différente de celle indiquée dans le devis, sans préavis (par exemple si une prestation simultanée devient consécutive en raison d’un problème technique ou d’un changement logistique), Vita Specialized Translators S.L. devra approuver cette modification après avoir vérifié que les conditions de travail restent adéquates et convenu avec le Client du supplément éventuel. S’il est impossible d’assurer la prestation dans des conditions adéquates, la situation sera considérée comme un cas de force majeure (si elle est due à des raisons techniques ou similaires) ou comme une annulation de la prestation par le Client. Les conditions correspondantes s’appliqueront alors.
Indemnités journalières et frais de déplacement
Si la prestation est réalisée depuis un espace d’interprétation situé dans une ville différente du domicile des interprètes, Vita Specialized Translators S.L. précise dans le devis le montant des indemnités journalières ainsi que des frais de déplacement et d’hébergement. Si le Client réserve et règle directement l’hébergement des interprètes, il doit prévoir au minimum un hôtel trois étoiles avec petit-déjeuner.
Date de livraison
Vita Specialized Translators S.L. précise dans le devis la date de livraison convenue avec le Client. Si le Client demande une livraison anticipée après avoir accepté le devis et que l’équipe de Vita Specialized Translators S.L. est en mesure de répondre à cette demande, le supplément correspondant lui est communiqué. Si le Client l’accepte, la traduction est livrée à la nouvelle date convenue.
Format et mise en page
Afin de limiter les coûts et d’éviter une nouvelle mise en page du document traduit, il est conseillé au Client de fournir à Vita Specialized Translators S.L. des documents dans un format modifiable (par exemple, Word). Si cela n’est pas possible, un supplément au tarif standard est appliqué et précisé au cas par cas.
La traduction est généralement livrée dans un format modifiable (par exemple, Word) ou dans le même format que le fichier transmis par le Client (par exemple, PPT).
Il est généralement impossible de conserver une mise en page exacte dans les documents PDF, car la longueur du texte varie d’une langue à l’autre. Deux solutions sont alors possibles : le Client peut demander une prestation supplémentaire de publication assistée par ordinateur (PAO), dont le coût sera précisé au cas par cas ; sinon, Vita Specialized Translators S.L. livre un texte sans mise en page (généralement un fichier Word), que le Client fera mettre en page ultérieurement.
Terminologie
Si le Client souhaite que certains termes soient conservés dans les traductions, il doit fournir un glossaire à Vita Specialized Translators S.L. au moment de la confirmation de la prestation.
Si le Client ne communique cette demande de modification terminologique qu’après la livraison de la traduction, celle-ci est considérée comme une modification et entraîne un supplément (voir la section suivante).
Modifications
Toute modification demandée par le Client après acceptation du devis — par exemple, des changements dans les documents d’origine, l’utilisation de termes particuliers qui n’auraient pas été signalés au préalable, une demande supplémentaire de PAO ou un changement de délai — entraîne un supplément, précisé au cas par cas. Le Client doit donc donner son accord avant que la modification soit effectuée.
Toute demande fondée sur une préférence stylistique, et non sur une erreur linguistique objective, est également considérée comme une modification.
Annulation de la prestation
Par défaut, si la prestation est annulée après acceptation du devis, le Client doit régler 100 % du montant prévu, sauf indication contraire dans la clause d’annulation figurant au devis.
Traductions certifiées ou assermentées
Pour les traductions certifiées ou assermentées, il incombe au Client de vérifier les exigences particulières de l’autorité destinataire.
Vita Specialized Translators S.L. décline toute responsabilité quant à la véracité et à l’authenticité des documents reçus aux fins d’une traduction certifiée ou assermentée.
Vita Specialized Translators S.L. décline également toute responsabilité en cas de retard de livraison par courrier ou de tout autre incident indépendant de sa volonté, comme la perte des documents traduits. Si Vita Specialized Translators S.L. organise l’envoi postal pour le compte du Client, elle contactera le transporteur afin de résoudre le problème dans les meilleures conditions possibles pour le Client. Toutefois, en cas de perte des documents traduits, le Client devra régler les frais — précisés au cas par cas — nécessaires pour recommencer les démarches. Pour éviter tout désagrément, il est conseillé au Client de souscrire une assurance d’expédition.
Propriété des mémoires de traduction et bases terminologiques
Les linguistes de Vita Specialized Translators S.L. utilisent des outils de TAO (traduction assistée par ordinateur), notamment des mémoires de traduction et des bases terminologiques, afin de garantir la cohérence terminologique et la qualité des traductions. Après paiement de la prestation, le Client est propriétaire des textes traduits, mais les mémoires de traduction et bases terminologiques créées et gérées par l’entreprise et ses linguistes restent la propriété intellectuelle exclusive de Vita Specialized Translators S.L.