Wszelkie stosunki między Klientem a Vita Specialized Translators S.L. — NIP ESB42549592, z siedzibą pod adresem Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante (Hiszpania), wpisaną do Rejestru Handlowego w Alicante, tom 4092, strona 123, sekcja 8, karta 158240, wpis 1, e-mail info@specializedtranslators.com, reprezentowaną przez zarządzającą Alessandrę Vitę — podlegają następującym warunkom ogólnym. W razie sprzeczności zastosowanie mają jednak warunki określone w wycenie przesłanej Klientowi przez Vita Specialized Translators S.L.
Upoważnienie
Wyceny podpisują bezpośrednio Vita Specialized Translators S.L. oraz przedstawiciel upoważniony przez Klienta do potwierdzenia danej usługi i uiszczenia związanych z nią opłat.
Ważność
Termin ważności zostanie wskazany w każdej wycenie. Po upływie tego terminu Vita Specialized Translators S.L. nie ma obowiązku świadczenia usługi. Jeżeli Klient zechce potwierdzić usługę po upływie terminu, Vita Specialized Translators S.L. prześle nową wycenę z aktualnymi warunkami.
Akceptacja wycen i potwierdzenie usług
Vita Specialized Translators S.L. uznaje za zaakceptowane: 1) wyceny należycie podpisane przez Klienta lub upoważnionego przedstawiciela, w przypadku których oczekuje się jeszcze na potwierdzenie dokonania płatności; 2) wyceny, których płatność została należycie otrzymana lub w odniesieniu do których przekazano dokument potwierdzający płatność, nawet jeśli podpisanej wyceny nie odesłano. Płatność oznacza akceptację warunków wskazanych w wycenie oraz warunków ogólnych określonych w niniejszym dokumencie, nawet jeżeli Klient nie odesłał Vita Specialized Translators S.L. podpisanej kopii danej wyceny.
Stali klienci
W przypadku stałych Klientów na koniec miesiąca zostanie wystawiona jedna faktura obejmująca wszystkie usługi świadczone w tym miesiącu, zgodnie z warunkami uzgodnionymi na początku współpracy. W związku z tym nie będzie konieczne wystawianie wyceny ani dokonywanie przedpłaty za każde zlecenie.
Odsetki za opóźnienie w płatności
Odsetki za opóźnienie dotyczące usług, za które nie jest wymagana przedpłata, będą naliczane zgodnie z hiszpańską ustawą nr 3 z dnia 29 grudnia 2004 r., chyba że w wycenie wskazano inaczej.
Faktury wysyłane pocztą
Jeżeli Klient zażąda wydrukowania i wysłania faktur pocztą, zostanie naliczona dopłata: 60 EUR (+ 21% VAT, jeśli ma zastosowanie) za każdą fakturę wysyłaną na terenie Hiszpanii oraz 75 EUR (+ 21% VAT, jeśli ma zastosowanie) za każdą fakturę wysyłaną za granicę. Jeżeli nie jest wymagana przedpłata, fakturę należy jednak opłacić w terminie wskazanym na fakturze, liczonym od dnia jej wystawienia w formie elektronicznej. Termin płatności w żadnym wypadku nie rozpoczyna się dopiero w dniu otrzymania przez Klienta papierowej kopii faktury wysłanej pocztą ani jej wewnętrznego przetworzenia.
Ograniczenie odpowiedzialności
W najszerszym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo łączna odpowiedzialność Vita Specialized Translators S.L. wynikająca z usługi lub z nią związana, niezależnie od tego, czy ma podstawę w umowie, czynie niedozwolonym (w tym niedbalstwie) czy innej podstawie, nie przekroczy łącznej kwoty wynagrodzenia faktycznie zapłaconego przez Klienta Vita Specialized Translators S.L. za konkretną usługę, której dotyczy roszczenie.
Jurysdykcja
Wszelkie spory lub postępowania sądowe dotyczące interpretacji, wykonania, przestrzegania lub rozwiązania umowy będą podlegać jurysdykcji właściwych sądów hiszpańskich. W każdym przypadku zastosowanie ma prawo hiszpańskie.
Zapytanie o usługę i wycena
Przy każdym zapytaniu o usługę Vita Specialized Translators S.L. ustali z Klientem najodpowiedniejszą formę realizacji, uwzględniając jego potrzeby. Następnie Klient otrzyma szczegółową wycenę uzgodnionej formy (np. tłumaczenia symultanicznego, konsekutywnego, szeptanego lub liaison), pary językowej oraz czasu trwania wskazanego przez Klienta.
Czas trwania
Jeżeli usługa potrwa dłużej niż pierwotnie zaplanował Klient, zostanie naliczona dopłata wskazana w wycenie dla danego zlecenia. Domyślnie, jeżeli usługa przekroczy pół dnia, naliczana jest stawka za cały dzień, a po jego upływie — za dodatkowe godziny.
Czas trwania usługi liczy się od godziny, na którą Klient wezwał tłumaczy ustnych, do zakończenia tłumaczenia ustnego w danym dniu, a zatem obejmuje również wszelkie przerwy (np. na kawę, lunch, kolację itp.). Jeżeli wydarzenie potrwa dłużej niż okres uwzględniony w wycenie, a Klient wyraźnie nie poinformuje tłumaczy ustnych o zwolnieniu ich z obowiązku świadczenia usługi, przyjmuje się, że Klient chce, aby kontynuowali tłumaczenie ustne do oficjalnego zakończenia wydarzenia w danym dniu. W związku z tym Klient zobowiązuje się uiścić każdą mającą zastosowanie dopłatę zgodnie z wyceną.
Sprzęt techniczny
O ile Klient o niego nie poprosi lub nie określono go wyraźnie w wycenie, świadczenie usług tłumaczenia ustnego nie obejmuje żadnego sprzętu technicznego (kabiny dźwiękoszczelne do tłumaczenia symultanicznego, słuchawki, odbiorniki, mikrofony itp.).
Montaż i ustawienie kabin dla tłumaczy ustnych
Sprzęt do tłumaczenia symultanicznego, w szczególności kabiny, należy zamontować dzień przed spotkaniem. Aby montaż przebiegł prawidłowo, Klient powinien zapewnić czterogodzinny dostęp do wolnej sali konferencyjnej oraz zadbać o spełnienie wszystkich warunków niezbędnych do przeprowadzenia montażu.
Położenie kabin uzgadnia Klient z Vita Specialized Translators S.L. lub firmą nagłośnieniową, która dokonuje montażu w jej imieniu. Dołożymy wszelkich starań, aby tłumacze ustni mieli bezpośredni widok na salę i prelegentów.
Ekrany w kabinach
Jeżeli treści audiowizualne będą wyświetlane na ekranie znajdującym się zbyt daleko, aby tłumacze ustni mogli je prawidłowo widzieć, zaleca się zainstalowanie ekranu w kabinie lub przekazanie wcześniej wszystkich slajdów i innych treści przeznaczonych do wyświetlenia.
Ekran w kabinie jest jednak sine qua non, jeżeli nie można ustawić kabiny w sali wydarzenia w miejscu zapewniającym bezpośredni widok. Taki sprzęt wiąże się z dodatkowym kosztem, który mógł nie zostać uwzględniony w pierwotnej wycenie i który należy uzgodnić z Klientem na późniejszym etapie.
Odbiorniki
Vita Specialized Translators S.L. nie odpowiada za rozdawanie słuchawek uczestnikom ani za ich odbiór po zakończeniu wydarzenia. Ponadto Klient powinien poprosić uczestników o pozostawienie dokumentu tożsamości lub podobnego dokumentu w zamian za słuchawki, ponieważ Klient ponosi koszt każdej zagubionej sztuki (około 250 EUR).
Na życzenie Klienta Vita Specialized Translators S.L. może jednak uwzględnić w wycenie usługę rozdawania i odbierania słuchawek.
Uszkodzenie sprzętu
Jeżeli Vita Specialized Translators S.L. dostarcza sprzęt techniczny, Klient zobowiązuje się zastąpić każdą zagubioną sztukę oraz pokryć koszty uszkodzeń sprzętu technicznego (słuchawek, odbiorników, mikrofonów itp.) powstałych podczas wydarzenia.
Diety oraz koszty podróży
Jeżeli miejsce świadczenia usługi znajduje się w innym mieście niż miejsce zamieszkania tłumaczy ustnych, Vita Specialized Translators S.L. wyszczególni w wycenie kwoty diet oraz kosztów podróży i zakwaterowania. Jeżeli Klient samodzielnie rezerwuje i opłaca zakwaterowanie tłumaczy ustnych, musi zapewnić hotel co najmniej trzygwiazdkowy ze śniadaniem.
Podczas wydarzenia Klient nie musi zapewniać tłumaczom ustnym lunchu ani kolacji w miejscu wydarzenia, chyba że przerwa na posiłek trwa krócej niż półtorej godziny. W takim przypadku obowiązują diety.
Jeżeli Klient poprosi tłumaczy ustnych o dołączenie do posiłku w celu tłumaczenia rozmowy między prelegentami, ponosi związane z tym koszty.
Dokumentacja
Aby tłumacze ustni mogli należycie wykonywać swoją pracę, Klient musi przekazać Vita Specialized Translators S.L. kompletną dokumentację w terminie określonym w wycenie.
Jeżeli dokumentacja nie zostanie przekazana w tym terminie, Vita Specialized Translators S.L. naliczy na fakturze za tłumaczenie ustne dopłatę, która częściowo pokryje dodatkowy czas przygotowań tłumaczy przed wydarzeniem. Vita Specialized Translators S.L. nie ponosi jednak odpowiedzialności, jeżeli z tego powodu świadczona usługa nie będzie najwyższej jakości.
Materiały wideo
Prosimy pamiętać, że treści audiowizualne nie będą tłumaczone ustnie, jeżeli nie zostaną dostarczone wcześniej, w terminie wyznaczonym na przekazanie dokumentacji.
Warunki pracy
Klient ma obowiązek zapewnić tłumaczom ustnym odpowiednie warunki pracy. W przeciwnym razie tłumacze zastrzegają sobie prawo do odmowy pracy do czasu spełnienia tych warunków. Nie uprawnia to do częściowego ani całkowitego zwrotu wynagrodzenia tłumaczy, ponieważ okoliczności te pozostają poza ich kontrolą. Na przykład tłumacze muszą doskonale słyszeć prelegentów, bez szumu w tle; jeżeli wykorzystywane są środki techniczne (np. wideokonferencja, tłumaczenie telefoniczne lub zdalne), jakość dźwięku i obrazu musi być doskonała i wolna od zakłóceń.
Odczytywanie tekstu pisanego
Klient poinformuje wszystkich prelegentów, że powinni mówić w umiarkowanym tempie, aby tłumacze ustni mogli tłumaczyć ich wypowiedzi. Jeżeli prelegenci będą odczytywać teksty, materiały te należy bezwzględnie przekazać tłumaczom z wyprzedzeniem, w terminie wyznaczonym na dostarczenie dokumentacji. Należy jednak ograniczyć tempo odczytu — a ogólnie zaleca się ograniczyć odczytywanie tekstów w jak największym stopniu — aby tłumacze mogli jak najskuteczniej przekazać treść.
Zakres obowiązków tłumaczy ustnych
Do obowiązków tłumaczy ustnych nie należy tłumaczenie tekstów pisanych. Ich zadaniem jest tłumaczenie ustnych wypowiedzi podczas wydarzenia, wyłącznie w uzgodnionej parze językowej i kierunku tłumaczenia. Każde tłumaczenie pisemne jest wyceniane oddzielnie.
Poufność
Tłumaczy ustnych obowiązuje ścisła tajemnica zawodowa w odniesieniu do przekazanej dokumentacji i informacji poznanych podczas wydarzenia. Bez uprzedniej zgody Vita Specialized Translators S.L. sprzętu do tłumaczenia symultanicznego nie wolno używać do celów innych niż te, do których jest przeznaczony. Tłumacze ustni samodzielnie organizują swoją pracę.
Nagrywanie i transmisja
Bez uprzedniej zgody Vita Specialized Translators S.L. tłumaczenie ustne nie może być nadawane przez radio, telewizję, Internet ani inny kanał ani nagrywane — również przez słuchaczy. Prawa autorskie i prawa własności intelektualnej związane z tłumaczeniem ustnym przysługują Vita Specialized Translators S.L. Nagrywanie i transmisja wiążą się z dopłatą; należy o nie wystąpić i uzgodnić je na piśmie przez obie strony.
Dobór tłumaczy ustnych
Ze względów praktycznych związanych z wewnętrzną organizacją firmy Vita Specialized Translators S.L. może zastąpić tłumaczy ustnych pierwotnie przydzielonych do zlecenia innymi tłumaczami o równorzędnych kompetencjach. Taka zmiana nie wpływa na zaakceptowaną przez Klienta wycenę.
Siła wyższa
W przypadku działania siły wyższej — do której zalicza się strajki transportowe i podobne zdarzenia, wyjątkowo niekorzystne warunki pogodowe, ataki terrorystyczne, pandemie i epidemie, klęski żywiołowe, działania wojenne lub inne okoliczności, które w oczywisty sposób wpływają na możliwość świadczenia wycenionej usługi przez firmę lub tłumaczy ustnych — Vita Specialized Translators S.L. niezwłocznie poinformuje Klienta. Jeżeli tłumacz lub tłumacze ustni nie mogą świadczyć usługi z powodu choroby, wypadku lub śmierci, uznaje się to za działanie siły wyższej. Odpowiedzialność Vita Specialized Translators S.L. ogranicza się do podjęcia wszelkich racjonalnych działań w celu znalezienia i przydzielenia zastępcy. Vita Specialized Translators S.L. nie odpowiada za skutki nieświadczenia usługi przez danego tłumacza ani za opóźnienia wynikające z działania siły wyższej.
Jeżeli Klient anuluje usługę z powodu działania siły wyższej, zastosowanie mają warunki określone w klauzuli anulowania zawartej w wycenie.
Anulowanie usługi
Każda wycena zawiera szczegółową politykę anulowania usługi. Domyślnie w przypadku anulowania usługi bez zachowania odpowiedniego wyprzedzenia, którego wymóg zostanie określony w wycenie, naliczane jest 100% wynagrodzenia. Wynika to z faktu, że tłumacze ustni rezerwują swój czas i muszą odrzucać inne zlecenia oferowane im na ten sam termin, a także zapoznają się z dokumentacją wydarzenia. Vita Specialized Translators S.L. zwróci jednak Klientowi wszelkie kwoty z tytułu diet oraz kosztów podróży i zakwaterowania podlegające zwrotowi lub jeszcze niewydane.
Częściowe anulowanie
Jeżeli Klient zechce anulować tylko część usługi — np. jedną z zamówionych par językowych lub sprzęt techniczny — zastosowanie mają warunki polityki anulowania określonej w wycenie. Jeżeli anulowanie nastąpi po upływie ewentualnego bezpłatnego okresu anulowania, zostanie naliczony odpowiedni procent wartości konkretnej pozycji wyceny, którą Klient chce anulować.
Zmiany warunków świadczenia usługi
Każda istotna zmiana warunków uzgodnionych przez obie strony może zostać uznana za anulowanie usługi (zob. sekcja powyżej) i złożenie nowego zamówienia.
Do istotnych zmian zalicza się:
- Zmiany terminów: jeżeli nastąpią po upływie ewentualnego terminu bezpłatnego anulowania usługi, domyślnie zostanie naliczona pełna kwota wyceny za pierwotnie uzgodnione dni. Na życzenie Klienta nowe dni usługi mogą zostać wycenione odrębnie, w dodatkowej wycenie.
- Zmiany pary językowej (np. zmiana uzgodnionej usługi tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na francuski na usługę z języka angielskiego na portugalski) lub kierunku tłumaczenia (np. zamiast uzgodnionego tłumaczenia symultanicznego na język niemiecki Klient prosi o tłumaczenie z języka niemieckiego na angielski): jeżeli nastąpią po upływie ewentualnego terminu bezpłatnego anulowania usługi, domyślnie zostanie naliczona pełna kwota wyceny za pierwotnie uzgodnioną parę językową lub kierunek tłumaczenia. Na życzenie Klienta nowa para językowa lub kierunek mogą zostać wycenione odrębnie, w dodatkowej wycenie.
- Zmiany miejsca świadczenia usługi (miasta lub kraju): jeżeli nastąpią po upływie ewentualnego terminu bezpłatnego anulowania usługi, domyślnie zostanie naliczona pełna kwota wyceny za pierwotnie uzgodnione miasto. Na życzenie Klienta Vita Specialized Translators S.L. przedstawi nową wycenę, gdy tylko zostanie poinformowana o zmianie miejsca.
- Zmiany formy tłumaczenia ustnego: jeżeli bez uprzedniego powiadomienia tłumacze ustni zostaną poproszeni o tłumaczenie w innej formie niż wskazano w wycenie (np. z powodu problemów technicznych lub zmian logistycznych tłumaczenie symultaniczne ma być realizowane jako konsekutywne), Vita Specialized Translators S.L. musi zatwierdzić zmianę po sprawdzeniu, czy warunki pracy nadal są odpowiednie, oraz po uzgodnieniu z Klientem ewentualnej dopłaty. Jeżeli nie da się świadczyć usługi w odpowiednich warunkach, sytuację uznaje się za działanie siły wyższej (gdy wynika z przyczyn technicznych lub podobnych) albo za anulowanie usługi przez Klienta. W takim przypadku zastosowanie mają odpowiednie warunki.
Zapytanie o usługę i wycena
Przy każdym zapytaniu o usługę Vita Specialized Translators S.L. ustali z Klientem najodpowiedniejszą formę realizacji, uwzględniając jego potrzeby. Następnie Klient otrzyma szczegółową wycenę uzgodnionej formy (np. tłumaczenia symultanicznego, konsekutywnego, szeptanego lub liaison), pary językowej oraz czasu trwania wskazanego przez Klienta.
Czas trwania
Jeżeli usługa potrwa dłużej niż pierwotnie zaplanował Klient, zostanie naliczona dopłata wskazana w wycenie dla danego zlecenia. Domyślnie, jeżeli usługa przekroczy pół dnia, naliczana jest stawka za cały dzień, a po jego upływie — za dodatkowe godziny.
Czas trwania usługi liczy się od godziny, na którą Klient wezwał tłumaczy ustnych, do zakończenia tłumaczenia ustnego w danym dniu, a zatem obejmuje również wszelkie przerwy (np. na kawę, lunch, kolację itp.). Jeżeli wydarzenie potrwa dłużej niż okres uwzględniony w wycenie, a Klient wyraźnie nie poinformuje tłumaczy ustnych o zwolnieniu ich z obowiązku świadczenia usługi, przyjmuje się, że Klient chce, aby kontynuowali tłumaczenie ustne do oficjalnego zakończenia wydarzenia w danym dniu. W związku z tym Klient zobowiązuje się uiścić każdą mającą zastosowanie dopłatę zgodnie z wyceną.
Obowiązkowe wymagania wobec wszystkich prelegentów
Klient poinformuje uczestników z wyprzedzeniem, że każda osoba, która chce zabrać głos podczas zdalnego spotkania lub wydarzenia, musi:
- Zawsze używać słuchawek, najlepiej z połączeniem USB i funkcją redukcji szumów. Ich brak prawdopodobnie spowoduje niską jakość dźwięku (zob. sekcję „Problemy techniczne”).
- Dołączać do spotkania z komputera (NIE z tabletu ani telefonu) przez szybkie, przewodowe łącze internetowe. Korzystanie z tabletu lub telefonu prawdopodobnie pogorszy jakość dźwięku lub obrazu (zob. sekcję „Problemy techniczne”).
- Wyciszać mikrofon, gdy nie zabierają głosu.
- Włączać kamerę i patrzeć bezpośrednio w obiektyw podczas wypowiedzi.
- Przebywać w miejscu wolnym od hałasu.
- Z wyprzedzeniem przesłać tłumaczom ustnym wszystkie filmy, które chcą wyświetlić, oraz dokumentację dotyczącą przygotowanych wystąpień.
- Mówić w umiarkowanym tempie i nie ograniczać się do odczytywania tekstu wystąpienia.
Sprzęt techniczny
O ile Klient o niego nie poprosi i nie zostanie on wyraźnie wskazany w wycenie, usługa tłumaczenia ustnego zdalnego nie obejmuje dostarczenia Klientowi żadnego sprzętu technicznego ani platformy internetowej lub centrum tłumaczeniowego, za pośrednictwem których odbywałoby się spotkanie.
Warunki pracy
W przypadku tłumaczenia ustnego zdalnego jakość dźwięku i obrazu musi być doskonała — bez szumu w tle, opóźnień ani jakichkolwiek zakłóceń — aby możliwie odtworzyć warunki pracy wymagane przez tłumaczy podczas zlecenia na miejscu.
Klient ma obowiązek zapewnić tłumaczom ustnym odpowiednie warunki pracy, dopilnowując, by wszyscy prelegenci spełniali powyższe wymagania techniczne, oraz organizując właściwe rozwiązanie zdalne lub hybrydowe.
Próba techniczna przed wydarzeniem
Aby w jak największym stopniu ograniczyć problemy techniczne podczas korzystania z platformy internetowej lub centrum tłumaczeniowego, Vita Specialized Translators S.L. zaleca przeprowadzenie próby technicznej w innym dniu niż wydarzenie, z udziałem tłumaczy ustnych, Klienta, techników audiowizualnych oraz, w stosownych przypadkach, obsługi platformy.
O przeprowadzenie próby należy wyraźnie wystąpić na piśmie, aby Vita Specialized Translators S.L. mogła uzgodnić ją ze swoim zespołem. Domyślnie czas poświęcony na próbę jest odpłatny, zgodnie z odpowiednią wyceną.
Problemy techniczne
Tłumacze ustni zastrzegają sobie prawo do odmowy pracy do czasu zapewnienia odpowiednich warunków, na przykład gdy jakość dźwięku lub obrazu z ich punktu widzenia jest niezadowalająca. W takiej sytuacji poinformują, że dźwięk jest np. „niesłyszalny” lub obraz „niewidoczny”, i przerwą tłumaczenie na niezbędny czas.
Okoliczności te nie uprawniają do częściowego ani całkowitego zwrotu wynagrodzenia tłumaczy, ponieważ pozostają poza ich kontrolą.
Opóźnienia wynikające z problemów technicznych będą wliczane do rzeczywistego czasu pracy. Jeżeli z tych przyczyn konferencję trzeba będzie przełożyć, Klient zapłaci Vita Specialized Translators S.L. pełną kwotę za pierwotnie zaplanowaną usługę. Na życzenie Klienta zostanie wystawiona nowa wycena na nowy termin.
Jeżeli Vita Specialized Translators S.L. zorganizuje dla Klienta platformę internetową lub centrum tłumaczeniowe na potrzeby zdalnego tłumaczenia ustnego, nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne związane z tą platformą lub centrum. Takie zdarzenie zostanie uznane za działanie siły wyższej, a wynagrodzenie tłumaczy ustnych nadal będzie należne w pełnej wysokości.
Problemy techniczne, gdy pracuje tylko jeden tłumacz ustny
Chociaż w przypadku każdego zdalnego tłumaczenia symultanicznego zaleca się udział dwóch tłumaczy ustnych, przy bardzo krótkim zleceniu trwającym około 30 minut Vita Specialized Translators S.L. może uznać za stosowne odstępstwo i przydzielić do jego realizacji jednego tłumacza. W takim przypadku Klient przyjmuje do wiadomości i akceptuje ryzyko związane z pracą tylko jednego tłumacza, zarówno w zakresie jakości, jak i braku technicznej rezerwy. Jeżeli po stronie tłumacza wystąpią problemy techniczne — np. z połączeniem internetowym lub ogólna awaria — Vita Specialized Translators S.L. w żadnym wypadku nie odpowiada za wynikające z nich opóźnienia ani całkowitą lub częściową niemożność wykonania usługi tłumaczenia ustnego. Takie sytuacje uznaje się za pozostające poza kontrolą Vita Specialized Translators S.L., a wynagrodzenie za usługę nadal jest należne w pełnej wysokości.
Szkody w przypadku urazu akustycznego
Jeżeli którykolwiek tłumacz ustny Vita Specialized Translators S.L. dozna urazu akustycznego wskutek niespełnienia przez prelegentów powyższych wymagań technicznych, odpowiedzialność ponosi Klient, a Vita Specialized Translators S.L. zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania.
Nagrywanie i transmisja
Bez uprzedniej zgody Vita Specialized Translators S.L. tłumaczenie ustne nie może być nadawane przez radio, telewizję, Internet ani inny kanał ani nagrywane — również przez słuchaczy. Prawa autorskie i prawa własności intelektualnej związane z tłumaczeniem ustnym przysługują Vita Specialized Translators S.L. Nagrywanie i transmisja wiążą się z dopłatą; należy o nie wystąpić i uzgodnić je na piśmie przez obie strony.
Zastrzeżenie dotyczące nagrań
Tłumaczenie ustne za pośrednictwem dźwięku i obrazu służy wyłącznie ułatwieniu komunikacji i nie stanowi autentycznego zapisu wydarzenia. Dlatego Klient powinien umieścić zastrzeżenie w tłumaczonej wersji nagrania wideo. Nie wolno sporządzać transkrypcji tłumaczenia ustnego — również na potrzeby napisów — chyba że Vita Specialized Translators S.L. wyraźnie uzgodni to na piśmie.
Anulowanie
Każda wycena zawiera szczegółową politykę anulowania usługi. Domyślnie w przypadku anulowania usługi bez zachowania odpowiedniego wyprzedzenia, którego wymóg zostanie określony w wycenie, naliczane jest 100% wynagrodzenia. Wynika to z faktu, że tłumacze ustni rezerwują swój czas i muszą odrzucać inne zlecenia oferowane im na ten sam termin, a także zapoznają się z dokumentacją wydarzenia. Vita Specialized Translators S.L. zwróci jednak Klientowi wszelkie kwoty z tytułu diet oraz kosztów podróży i zakwaterowania podlegające zwrotowi lub jeszcze niewydane.
Częściowe anulowanie
Jeżeli Klient zechce anulować tylko część usługi — np. jedną z zamówionych par językowych lub rozwiązanie techniczne (platformę lub centrum) — zastosowanie mają warunki polityki anulowania określonej w wycenie. Jeżeli anulowanie nastąpi po upływie ewentualnego bezpłatnego okresu anulowania, zostanie naliczony odpowiedni procent wartości konkretnej pozycji wyceny, którą Klient chce anulować.
Siła wyższa
W przypadku działania siły wyższej — do której zalicza się strajki transportowe i podobne zdarzenia, wyjątkowo niekorzystne warunki pogodowe, ataki terrorystyczne, pandemie i epidemie, klęski żywiołowe, działania wojenne, problemy techniczne podczas zdalnego tłumaczenia ustnego lub inne okoliczności, które w oczywisty sposób wpływają na możliwość świadczenia wycenionej usługi przez firmę lub tłumaczy ustnych — Vita Specialized Translators S.L. niezwłocznie poinformuje Klienta. Jeżeli tłumacz lub tłumacze ustni nie mogą świadczyć usługi z powodu choroby, wypadku lub śmierci, uznaje się to za działanie siły wyższej. Odpowiedzialność Vita Specialized Translators S.L. ogranicza się do podjęcia wszelkich racjonalnych działań w celu znalezienia i przydzielenia zastępcy. Vita Specialized Translators S.L. nie odpowiada za skutki nieświadczenia usługi przez danego tłumacza ani za opóźnienia wynikające z działania siły wyższej.
Jeżeli Klient anuluje usługę z powodu działania siły wyższej, zastosowanie mają warunki określone w klauzuli anulowania zawartej w wycenie.
Jeżeli Vita Specialized Translators S.L. zorganizuje dla Klienta platformę internetową lub centrum tłumaczeniowe na potrzeby zdalnego tłumaczenia ustnego, nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne związane z tą platformą lub centrum. Takie zdarzenie zostanie uznane za działanie siły wyższej, a wynagrodzenie tłumaczy ustnych nadal będzie należne w pełnej wysokości.
Dokumentacja
Aby tłumacze ustni mogli należycie wykonywać swoją pracę, Klient musi przekazać Vita Specialized Translators S.L. kompletną dokumentację w terminie określonym w wycenie.
Jeżeli dokumentacja nie zostanie przekazana w tym terminie, Vita Specialized Translators S.L. naliczy na fakturze za tłumaczenie ustne dopłatę, która częściowo pokryje dodatkowy czas przygotowań tłumaczy przed wydarzeniem. Vita Specialized Translators S.L. nie ponosi jednak odpowiedzialności, jeżeli z tego powodu świadczona usługa nie będzie najwyższej jakości.
Materiały wideo
Prosimy pamiętać, że treści audiowizualne nie będą tłumaczone ustnie, jeżeli nie zostaną dostarczone wcześniej, w terminie wyznaczonym na przekazanie dokumentacji.
Odczytywanie tekstu pisanego
Klient poinformuje wszystkich prelegentów, że powinni mówić w umiarkowanym tempie, aby tłumacze ustni mogli tłumaczyć ich wypowiedzi. Jeżeli prelegenci będą odczytywać teksty, materiały te należy bezwzględnie przekazać tłumaczom z wyprzedzeniem, w terminie wyznaczonym na dostarczenie dokumentacji. Należy jednak ograniczyć tempo odczytu — a ogólnie zaleca się ograniczyć odczytywanie tekstów w jak największym stopniu — aby tłumacze mogli jak najskuteczniej przekazać treść.
Dobór tłumaczy ustnych
Ze względów praktycznych związanych z wewnętrzną organizacją firmy Vita Specialized Translators S.L. może zastąpić tłumaczy ustnych pierwotnie przydzielonych do zlecenia innymi tłumaczami o równorzędnych kompetencjach. Taka zmiana nie wpływa na zaakceptowaną przez Klienta wycenę.
Zakres obowiązków tłumaczy ustnych
Do obowiązków tłumaczy ustnych nie należy tłumaczenie tekstów pisanych. Ich zadaniem jest tłumaczenie ustnych wypowiedzi podczas wydarzenia, wyłącznie w uzgodnionej parze językowej i kierunku tłumaczenia. Każde tłumaczenie pisemne jest wyceniane oddzielnie.
Poufność
Tłumaczy ustnych obowiązuje ścisła tajemnica zawodowa w odniesieniu do przekazanej dokumentacji i informacji poznanych podczas wydarzenia. Bez uprzedniej zgody Vita Specialized Translators S.L. sprzętu do tłumaczenia symultanicznego nie wolno używać do celów innych niż te, do których jest przeznaczony. Tłumacze ustni samodzielnie organizują swoją pracę.
Zmiany warunków świadczenia usługi
Każda istotna zmiana warunków uzgodnionych przez obie strony może zostać uznana za anulowanie usługi (zob. sekcja powyżej) i złożenie nowego zamówienia.
Do istotnych zmian zalicza się:
- Zmiany terminów: jeżeli nastąpią po upływie ewentualnego terminu bezpłatnego anulowania usługi, domyślnie zostanie naliczona pełna kwota wyceny za pierwotnie uzgodnione dni. Na życzenie Klienta nowe dni usługi mogą zostać wycenione odrębnie, w dodatkowej wycenie.
- Zmiany pary językowej (np. zmiana uzgodnionej usługi tłumaczenia symultanicznego z języka angielskiego na francuski na usługę z języka angielskiego na portugalski) lub kierunku tłumaczenia (np. zamiast uzgodnionego tłumaczenia symultanicznego na język niemiecki Klient prosi o tłumaczenie z języka niemieckiego na angielski): jeżeli nastąpią po upływie ewentualnego terminu bezpłatnego anulowania usługi, domyślnie zostanie naliczona pełna kwota wyceny za pierwotnie uzgodnioną parę językową lub kierunek tłumaczenia. Na życzenie Klienta nowa para językowa lub kierunek mogą zostać wycenione odrębnie, w dodatkowej wycenie.
- Zmiany miejsca centrum tłumaczeniowego (miasta lub kraju), w stosownych przypadkach: jeżeli nastąpią po upływie ewentualnego terminu bezpłatnego anulowania usługi, domyślnie zostanie naliczona pełna kwota wyceny za pierwotnie uzgodnione miasto. Na życzenie Klienta Vita Specialized Translators S.L. przedstawi nową wycenę, gdy tylko zostanie poinformowana o zmianie miejsca.
- Zmiany formy tłumaczenia ustnego: jeżeli bez uprzedniego powiadomienia tłumacze ustni zostaną poproszeni o tłumaczenie w innej formie niż wskazano w wycenie (np. z powodu problemów technicznych lub zmian logistycznych tłumaczenie symultaniczne ma być realizowane jako konsekutywne), Vita Specialized Translators S.L. musi zatwierdzić zmianę po sprawdzeniu, czy warunki pracy nadal są odpowiednie, oraz po uzgodnieniu z Klientem ewentualnej dopłaty. Jeżeli nie da się świadczyć usługi w odpowiednich warunkach, sytuację uznaje się za działanie siły wyższej (gdy wynika z przyczyn technicznych lub podobnych) albo za anulowanie usługi przez Klienta. W takim przypadku zastosowanie mają odpowiednie warunki.
Diety oraz koszty podróży
Jeżeli usługa jest świadczona za pośrednictwem centrum znajdującego się w innym mieście niż miejsce zamieszkania tłumaczy ustnych, Vita Specialized Translators S.L. wyszczególni w wycenie kwoty diet oraz kosztów podróży i zakwaterowania. Jeżeli Klient samodzielnie rezerwuje i opłaca zakwaterowanie tłumaczy ustnych, musi zapewnić hotel co najmniej trzygwiazdkowy ze śniadaniem.
Termin realizacji
Vita Specialized Translators S.L. określi w wycenie uzgodniony z Klientem termin realizacji. Jeżeli po zaakceptowaniu wyceny Klient poprosi o wcześniejszy termin, a zespół Vita Specialized Translators S.L. będzie w stanie go dotrzymać, Klient zostanie poinformowany o odpowiedniej dopłacie. Po jej zaakceptowaniu tłumaczenie zostanie dostarczone w nowym uzgodnionym terminie.
Format i skład publikacji
Aby ograniczyć koszty i uniknąć konieczności zmiany układu przetłumaczonego dokumentu, zaleca się przekazanie Vita Specialized Translators S.L. dokumentów w formacie umożliwiającym edycję (np. Word). Jeżeli nie będzie to możliwe, do standardowej stawki zostanie doliczona dopłata, której wysokość zostanie określona w każdym przypadku.
Tłumaczenie jest zwykle dostarczane w formacie edytowalnym (np. Word) lub w tym samym formacie co plik przekazany przez Klienta (np. PPT).
W przypadku dokumentów PDF zazwyczaj nie można zachować prawidłowego układu, ponieważ długość tekstu różni się w zależności od języka. W takiej sytuacji Klient może zamówić dodatkową usługę składu publikacji (DTP), której koszt będzie każdorazowo określany; w przeciwnym razie Vita Specialized Translators S.L. dostarczy tekst bez formatowania (zwykle plik Word), a Klient zleci późniejsze opracowanie układu.
Terminologia
Jeżeli Klient chce, aby w tłumaczeniu zachowano określone terminy, przy potwierdzeniu usługi musi przekazać Vita Specialized Translators S.L. glosariusz.
Jeżeli Klient poinformuje o tym Vita Specialized Translators S.L. i poprosi o zmianę terminologii dopiero po dostarczeniu tłumaczenia, zostanie to uznane za modyfikację i będzie wiązać się z dopłatą (zob. następną sekcję).
Modyfikacje
Każda modyfikacja zamówiona przez Klienta po zaakceptowaniu wyceny — np. zmiany w dokumentach źródłowych, prośba o zastosowanie określonych terminów, które nie zostały wskazane wcześniej, dodatkowa usługa DTP, zmiana terminu realizacji itp. — wiąże się z dodatkową dopłatą, każdorazowo określaną w zależności od konkretnej sytuacji. Przed przystąpieniem do realizacji wymagana jest zatem akceptacja Klienta.
Ponadto każda prośba wynikająca z preferencji stylistycznych — czyli opinii subiektywnych, a nie obiektywnych błędów językowych — zostanie uznana za modyfikację.
Anulowanie usługi
Domyślnie, jeżeli usługa zostanie anulowana po zaakceptowaniu wyceny, Klient zapłaci 100% wycenionego wynagrodzenia, chyba że klauzula anulowania zawarta w wycenie stanowi inaczej.
Tłumaczenia poświadczone lub przysięgłe
W przypadku tłumaczeń poświadczonych lub przysięgłych Klient odpowiada za ustalenie szczegółowych wymogów organu, któremu tłumaczenie zostanie przedłożone.
Vita Specialized Translators S.L. nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość ani autentyczność dokumentów otrzymanych do tłumaczenia poświadczonego lub przysięgłego.
Ponadto Vita Specialized Translators S.L. nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w dostawie przesyłki kurierskiej ani za inne niedogodności pozostające poza jej kontrolą, takie jak zagubienie przetłumaczonych dokumentów. Jeżeli Vita Specialized Translators S.L. organizuje w imieniu Klienta wysyłkę pocztową, skontaktuje się z kurierem, aby rozwiązać problem w sposób możliwie najkorzystniejszy dla Klienta. Jeżeli przetłumaczone dokumenty zostaną zagubione, Klient będzie jednak zobowiązany pokryć określoną każdorazowo opłatę za ponowne przeprowadzenie procedur. Aby uniknąć takich niedogodności, zaleca się wykupienie ubezpieczenia przesyłki.
Własność pamięci tłumaczeniowych i baz terminologicznych
Lingwiści współpracujący z Vita Specialized Translators S.L. korzystają z narzędzi CAT (komputerowego wspomagania tłumaczenia), w tym pamięci tłumaczeniowych i baz terminologicznych, aby zapewniać spójność terminologiczną i wysoką jakość tłumaczeń. Po opłaceniu usługi Klient jest właścicielem przetłumaczonych tekstów, jednak wszelkie pamięci tłumaczeniowe i bazy terminologiczne utworzone i zarządzane przez firmę oraz jej lingwistów stanowią wyłączną własność intelektualną Vita Specialized Translators S.L.