Toutes les relations entre le Client et Vita Specialized Translators S.L. — numéro d’identification fiscale ES-B42549592, dont le siège social est situé Calle Elda 12, 9.º P18, 03560 El Campello, Alicante (Espagne), immatriculée au registre du commerce d’Alicante, volume 4092, page 123, section 8, fiche 158240, inscription 1, adresse e-mail info@specializedtranslators.com et numéro de téléphone (+34) 689 659 118, représentée par sa gérante Alessandra Vita — sont régies par les présentes conditions générales. Toutefois, en cas d’incompatibilité, les conditions précisées dans le devis que Vita Specialized Translators S.L. adresse au Client prévalent.
Pouvoir de représentation
Les devis sont signés directement par Vita Specialized Translators S.L. et par un représentant habilité par le Client à confirmer la prestation concernée et à régler les frais correspondants.
Validité
La date de validité figure sur chaque devis. Passé cette date, Vita Specialized Translators S.L. n’est plus tenue de fournir la prestation. Si le Client souhaite confirmer la prestation après cette date, Vita Specialized Translators S.L. lui adressera un nouveau devis assorti des conditions mises à jour applicables.
Acceptation des devis et confirmation des prestations
Vita Specialized Translators S.L. considère les devis suivants comme acceptés : 1) les devis dûment signés par le Client ou par un représentant habilité, dans l’attente de la réception du paiement restant dû ; 2) les devis dont le paiement a bien été reçu ou pour lesquels un justificatif de paiement a été fourni, même si le devis signé n’a pas été renvoyé. Le paiement vaut acceptation des conditions indiquées dans le devis ainsi que des conditions générales figurant dans le présent document, même si le Client n’a pas renvoyé à Vita Specialized Translators S.L. un exemplaire signé du devis concerné.
Clients réguliers
Pour les Clients réguliers, une facture unique sera établie à la fin du mois pour l’ensemble des prestations fournies au cours du mois concerné, conformément aux conditions convenues au début de la relation commerciale. Il ne sera donc pas nécessaire d’établir un devis et de demander un paiement anticipé pour chaque mission.
Intérêts de retard
Les intérêts de retard relatifs aux prestations ne nécessitant pas de paiement anticipé sont facturés conformément aux dispositions de la loi espagnole n° 3 du 29 décembre 2004, sauf indication contraire dans le devis.
Factures envoyées par courrier
Si le Client souhaite que les factures soient imprimées et envoyées par courrier, un supplément sera appliqué comme suit : 60 € (+ 21 % de TVA, le cas échéant) par facture envoyée en Espagne et 75 € (+ 21 % de TVA, le cas échéant) par facture envoyée à l’étranger. Toutefois, si aucun paiement anticipé n’est demandé, la facture doit être réglée dans le délai qui y est indiqué, à compter de sa date d’émission au format électronique. En aucun cas, le délai de paiement ne commence à courir à la réception ou au traitement interne de l’exemplaire papier envoyé par courrier.
Limitation de responsabilité
Dans toute la mesure autorisée par la loi applicable, la responsabilité totale cumulée de Vita Specialized Translators S.L. découlant d’une prestation ou s’y rapportant, qu’elle soit contractuelle, délictuelle (y compris en cas de négligence) ou autre, ne saurait dépasser le montant total des honoraires effectivement versés par le Client à Vita Specialized Translators S.L. au titre de la prestation à l’origine de la réclamation.
Juridiction
Tout litige découlant de l’interprétation, de l’exécution, du respect ou de la résiliation du contrat sera soumis aux juridictions espagnoles compétentes. Le droit espagnol est applicable dans tous les cas.
Demande de prestation et devis
À chaque demande de prestation, Vita Specialized Translators S.L. détermine avec le Client la modalité la mieux adaptée à ses besoins. Le Client reçoit ensuite un devis détaillé pour la modalité convenue (par exemple, interprétation simultanée, consécutive, chuchotée ou bilatérale), la combinaison linguistique et la durée qu’il a indiquées.
Durée
Si la durée de la prestation dépasse le programme initial du Client, un supplément sera appliqué et précisé dans le devis correspondant. Par défaut, si la durée dépasse une demi-journée, le tarif de la journée entière est facturé, puis des heures supplémentaires s’appliquent.
La durée de la prestation est calculée à partir de l’heure à laquelle les interprètes sont convoqués par le Client jusqu’à la fin de leur service d’interprétation de la journée, pauses comprises (café, déjeuner, dîner, etc.). Si l’événement dépasse la durée indiquée dans le devis et que le Client ne précise pas explicitement aux interprètes qu’ils sont libérés, il est tacitement entendu qu’il souhaite qu’ils poursuivent leur prestation jusqu’à la clôture officielle de l’événement ce jour-là. Le Client accepte donc de régler tout supplément applicable conformément au devis.
Équipement technique
Sauf demande du Client ou indication expresse dans le devis, les prestations d’interprétation ne comprennent aucun équipement technique (cabines insonorisées pour l’interprétation simultanée, casques, récepteurs, microphones, etc.).
Installation et positionnement des cabines d’interprétation
Le matériel d’interprétation simultanée, et notamment les cabines, est installé la veille de la réunion. Pour que l’installation puisse se dérouler correctement, le Client doit s’assurer que la salle de conférence est disponible pendant quatre heures et qu’elle présente toutes les caractéristiques nécessaires à l’installation.
L’emplacement des cabines est convenu entre le Client et Vita Specialized Translators S.L. ou avec la société de sonorisation chargée de l’installation pour le compte de cette dernière. Tout sera mis en œuvre pour que les interprètes aient une vue directe sur la salle et les intervenants.
Écrans dans les cabines
Si des contenus audiovisuels sont projetés sur un écran trop éloigné pour que les interprètes puissent les voir correctement, il est conseillé d’installer un écran dans la cabine afin de leur garantir une bonne visibilité, ou au moins de leur transmettre à l’avance les diapositives ou les contenus qui seront projetés.
L’écran dans la cabine est toutefois une condition sine qua non si la cabine ne peut pas être installée dans la même salle que l’événement avec une vue directe. Cet équipement entraîne un coût supplémentaire qui peut ne pas figurer dans le devis initial et qui devra être convenu avec le Client ultérieurement.
Récepteurs
Vita Specialized Translators S.L. n’est pas responsable de la distribution des casques aux participants ni de leur récupération à la fin de l’événement. Il est également conseillé au Client de demander aux participants de remettre une pièce d’identité ou un document équivalent en échange du casque, le Client devant prendre en charge le coût de tout appareil perdu (environ 250 €).
Toutefois, si le Client en fait la demande, Vita Specialized Translators S.L. peut inclure dans le devis le service de distribution et de récupération des casques.
Détérioration du matériel
Si Vita Specialized Translators S.L. fournit l’équipement technique, le Client s’engage à remplacer tout appareil perdu et à prendre en charge tout dommage causé au matériel technique (casques, récepteurs, microphones, etc.) pendant l’événement.
Indemnités journalières et frais de déplacement
Si le lieu de la prestation se trouve dans une ville autre que celle où résident les interprètes, Vita Specialized Translators S.L. indiquera dans le devis le montant des indemnités journalières ainsi que des frais de déplacement et d’hébergement. Si le Client réserve et règle directement l’hébergement des interprètes, il doit prévoir au minimum un hôtel trois étoiles avec petit-déjeuner inclus.
Pendant l’événement, le Client n’est pas tenu de proposer un déjeuner ou un dîner aux interprètes sur place, sauf si la pause-repas dure moins d’une heure et demie. Dans ce cas, des indemnités journalières s’appliquent.
Si le Client demande aux interprètes de se joindre au repas pour interpréter les échanges entre les participants, il doit en prendre les frais correspondants à sa charge.
Documentation
Pour que les interprètes puissent effectuer leur travail dans de bonnes conditions, le Client doit impérativement transmettre à Vita Specialized Translators S.L. une documentation complète dans le délai fixé dans le devis.
Si la documentation n’est pas fournie dans ce délai, Vita Specialized Translators S.L. appliquera sur la facture correspondante un supplément sur les honoraires d’interprétation afin de compenser en partie le temps de préparation supplémentaire des interprètes avant l’événement. Vita Specialized Translators S.L. décline toutefois toute responsabilité si, pour cette raison, la prestation fournie n’atteint pas le niveau de qualité attendu.
Vidéos
Veuillez noter qu’aucun contenu audiovisuel ne sera interprété s’il n’a pas été transmis au préalable dans le délai fixé pour l’envoi de la documentation.
Conditions de travail
Le Client doit garantir aux interprètes des conditions de travail adaptées à l’exercice de leur mission. À défaut, les interprètes se réservent le droit de refuser de travailler tant que ces conditions ne sont pas réunies. Ces circonstances ne donnent droit à aucun remboursement, total ou partiel, des honoraires des interprètes, puisqu’elles échappent à leur contrôle. Il est notamment essentiel que les interprètes entendent parfaitement les intervenants, sans bruit de fond, et que — si des moyens technologiques sont utilisés (visioconférence, interprétation par téléphone ou à distance, etc.) — la qualité du son et de l’image soit irréprochable et exempte de toute interférence.
Lecture de textes écrits
Le Client doit informer tous les intervenants qu’ils doivent parler à un rythme modéré afin que les interprètes puissent interpréter leurs propos. Si les intervenants lisent un texte, celui-ci doit impérativement être transmis aux interprètes à l’avance, dans le délai fixé pour la documentation. Il reste néanmoins nécessaire de limiter la vitesse de lecture ; de manière générale, il est conseillé de réduire autant que possible la lecture de textes afin que les interprètes puissent restituer le message dans les meilleures conditions.
Fonctions des interprètes
Les missions des interprètes ne comprennent pas la traduction de textes écrits. Leur rôle consiste à interpréter les interventions orales de l’événement, exclusivement dans la combinaison linguistique et le sens convenus. Toute traduction écrite fait l’objet d’un devis distinct.
Confidentialité
Les interprètes sont tenus au secret professionnel le plus strict concernant la documentation fournie et les informations dont ils peuvent prendre connaissance pendant l’événement. Le matériel d’interprétation simultanée ne peut être utilisé à d’autres fins que celles prévues sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L. Les interprètes organisent leur propre travail comme ils l’entendent.
Enregistrement et diffusion en direct
L’interprétation ne peut être diffusée à la radio, à la télévision, sur Internet ou sur tout autre support, ni enregistrée, y compris par les auditeurs, sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L. Les droits d’auteur et de propriété intellectuelle relatifs à l’interprétation appartiennent à Vita Specialized Translators S.L. Tout enregistrement ou toute diffusion en direct entraîne un supplément et doit faire l’objet d’une demande et d’un accord écrits entre les deux parties.
Choix des interprètes
Pour des raisons pratiques liées à l’organisation interne de l’entreprise, Vita Specialized Translators S.L. peut remplacer les interprètes initialement affectés à une mission par d’autres interprètes de compétence équivalente. Ce remplacement ne modifie pas le devis accepté par le Client.
Force majeure
En cas de force majeure — notamment une grève des transports ou un événement similaire, des conditions météorologiques extrêmement défavorables, un attentat terroriste, une pandémie ou une épidémie, une catastrophe naturelle, un acte de guerre ou toute autre circonstance qui affecte manifestement la capacité de l’entreprise ou des interprètes à fournir la prestation faisant l’objet du devis — Vita Specialized Translators S.L. en informera le Client dans les meilleurs délais. Si un ou plusieurs interprètes ne peuvent assurer la prestation en raison d’une maladie, d’un accident ou d’un décès, cette impossibilité est considérée comme un cas de force majeure. La responsabilité de Vita Specialized Translators S.L. se limite à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour trouver et affecter un nouvel interprète en remplacement. Vita Specialized Translators S.L. ne saurait être tenue responsable des conséquences de l’impossibilité pour cet interprète d’assurer la prestation ni d’un retard résultant d’un cas de force majeure.
Si le Client annule la prestation en raison d’un cas de force majeure, les conditions prévues dans la clause d’annulation du devis s’appliquent.
Annulation de la prestation
Chaque devis inclut une politique d’annulation propre à la prestation. Par défaut, 100 % des honoraires sont facturés si la prestation est annulée sans respecter le préavis suffisant indiqué dans le devis. En effet, les interprètes réservent leur disponibilité et doivent donc refuser toute autre mission proposée à la même date, en plus d’étudier la documentation relative à l’événement. Vita Specialized Translators S.L. remboursera toutefois au Client tout montant correspondant à des indemnités journalières ou à des frais de déplacement et d’hébergement remboursables ou qui n’ont pas encore été engagés.
Annulation partielle
Si le Client souhaite annuler une partie seulement de la prestation — par exemple l’une des combinaisons linguistiques demandées ou l’équipement technique —, les conditions de la politique d’annulation indiquée dans le devis s’appliquent. Si l’annulation intervient après la période d’annulation gratuite éventuelle, le pourcentage applicable à l’élément précis du devis que le Client souhaite annuler lui sera donc facturé.
Modification des conditions de la prestation
Toute modification importante des conditions convenues entre les deux parties peut être considérée comme une annulation de la prestation (voir la section ci-dessus) et comme une nouvelle demande de prestation.
Les modifications suivantes sont considérées comme importantes :
- Modification des dates: si elle intervient après la date limite au-delà de laquelle l’annulation gratuite n’est plus possible, le montant total prévu au devis pour les jours initialement convenus sera facturé par défaut. Si le Client le souhaite, les nouvelles dates de prestation pourront faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification de la combinaison linguistique (par exemple, après la réservation d’une prestation d’interprétation simultanée anglais-français, celle-ci est remplacée par une prestation anglais-portugais) ou du sens de l’interprétation (par exemple, après la réservation d’une interprétation simultanée de l’anglais vers l’allemand, une interprétation de l’allemand vers l’anglais est demandée à la place) : si elle intervient après la date limite au-delà de laquelle l’annulation gratuite n’est plus possible, le montant total prévu au devis pour la combinaison linguistique ou le sens initialement convenu sera facturé par défaut. Si le Client le souhaite, la nouvelle combinaison linguistique ou le nouveau sens pourra faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification du lieu (ville/pays) : si elle intervient après la date limite au-delà de laquelle l’annulation gratuite n’est plus possible, le montant total prévu au devis pour la ville initialement convenue sera facturé par défaut. Le Client peut néanmoins demander un nouveau devis à Vita Specialized Translators S.L. dès qu’il communique le changement de lieu.
- Modification de la modalité d’interprétation: si les interprètes doivent travailler selon une modalité différente de celle indiquée dans le devis, sans en avoir été informés au préalable (par exemple, une interprétation simultanée devient une prestation consécutive en raison de problèmes techniques ou de changements logistiques), Vita Specialized Translators S.L. doit approuver ce changement après avoir vérifié que les conditions de travail restent adéquates et convenu avec le Client de tout supplément éventuel. S’il est impossible de fournir la prestation dans des conditions adéquates, la situation sera considérée soit comme un cas de force majeure (si elle résulte de problèmes techniques ou de circonstances similaires), soit comme une annulation de la prestation par le Client. Les conditions correspondantes s’appliqueront alors.
Demande de prestation et devis
À chaque demande de prestation, Vita Specialized Translators S.L. détermine avec le Client la modalité la mieux adaptée à ses besoins. Le Client reçoit ensuite un devis détaillé pour la modalité convenue (par exemple, interprétation simultanée, consécutive, chuchotée ou bilatérale), la combinaison linguistique et la durée qu’il a indiquées.
Durée
Si la durée de la prestation dépasse le programme initial du Client, un supplément sera appliqué et précisé dans le devis correspondant. Par défaut, si la durée dépasse une demi-journée, le tarif de la journée entière est facturé, puis des heures supplémentaires s’appliquent.
La durée de la prestation est calculée à partir de l’heure à laquelle les interprètes sont convoqués par le Client jusqu’à la fin de leur service d’interprétation de la journée, pauses comprises (café, déjeuner, dîner, etc.). Si l’événement dépasse la durée indiquée dans le devis et que le Client ne précise pas explicitement aux interprètes qu’ils sont libérés, il est tacitement entendu qu’il souhaite qu’ils poursuivent leur prestation jusqu’à la clôture officielle de l’événement ce jour-là. Le Client accepte donc de régler tout supplément applicable conformément au devis.
Consignes obligatoires pour tous les intervenants
Le Client doit informer à l’avance les participants que toute personne souhaitant prendre la parole lors d’une réunion ou d’un événement à distance devra :
- Toujours utiliser des casques, idéalement avec une connexion USB et une fonction de réduction du bruit . À défaut, la qualité audio risque d’être médiocre (voir la section « Problèmes techniques »).
- Se connecter à la réunion depuis un ordinateur (NI une tablette ni un téléphone) avec une connexion Internet filaire à haut débit. L’utilisation d’une tablette ou d’un téléphone risque d’entraîner une mauvaise qualité audio et/ou vidéo (voir la section « Problèmes techniques »).
- Couper son micro lorsqu’on ne parle pas.
- Activer la caméra et la regarder directement pendant la prise de parole.
- S’installer dans un environnement calme, sans bruit de fond.
- Transmettre à l’avance aux interprètes toute vidéo à diffuser et la documentation relative à toute intervention préparée.
- Parler à un rythme modéré et éviter de se contenter de lire un texte écrit.
Équipement technique
Sauf demande expresse du Client et indication dans le devis, la prestation d’interprétation à distance ne comprend ni la fourniture d’équipement technique au Client ni celle d’une plateforme en ligne ou d’un espace d’interprétation pour la réunion.
Conditions de travail
Pour les prestations d’interprétation à distance, la qualité du son et de l’image doit être irréprochable — sans bruit de fond, latence ni interférence d’aucune sorte — afin de se rapprocher des conditions de travail que les interprètes exigeraient pour une mission en présentiel.
Le Client doit garantir aux interprètes des conditions de travail adaptées en veillant au respect des exigences techniques susmentionnées par tous les intervenants et en mettant en place une solution adéquate à distance ou hybride.
Essai technique avant l’événement
Afin de limiter autant que possible les problèmes techniques liés à l’utilisation d’une plateforme ou d’un espace en ligne, Vita Specialized Translators S.L. recommande d’organiser un essai technique un jour distinct de celui de l’événement, avec les interprètes, le Client, les techniciens audiovisuels et, le cas échéant, l’équipe de la plateforme.
Cet essai doit faire l’objet d’une demande écrite expresse afin que Vita Specialized Translators S.L. puisse l’organiser avec son équipe. Par défaut, le temps consacré à cet essai est facturé conformément au devis correspondant.
Problèmes techniques
Les interprètes se réservent le droit de refuser de travailler tant que les conditions de travail ne sont pas adéquates, notamment si, de leur point de vue, la qualité du son ou de l’image est insuffisante. Dans ce cas, ils indiqueront par exemple « inaudible » ou « invisible » et interrompront l’interprétation aussi longtemps que nécessaire.
Ces circonstances ne donnent droit à aucun remboursement, total ou partiel, des honoraires des interprètes, puisqu’elles échappent à leur contrôle.
Tout retard qui en résulte en raison de problèmes techniques est comptabilisé comme du temps de travail effectif. Si, pour cette raison, la conférence doit finalement être reportée, la prestation initialement prévue doit être intégralement réglée à Vita Specialized Translators S.L. À la demande du Client, un nouveau devis sera établi pour la nouvelle date.
Si Vita Specialized Translators S.L. organise la plateforme en ligne ou l’espace d’interprétation permettant au Client de bénéficier de l’interprétation à distance, elle ne peut être tenue responsable des problèmes techniques liés à cette plateforme ou à cet espace. Un tel événement serait considéré comme un cas de force majeure et les interprètes resteraient intégralement rémunérés.
Problèmes techniques avec un seul interprète
Même s’il est toujours conseillé de prévoir deux interprètes pour une prestation d’interprétation simultanée à distance, une exception peut être envisagée pour une mission très courte, d’environ 30 minutes, si Vita Specialized Translators S.L. estime que les circonstances le permettent ; un seul interprète peut alors assurer la prestation. Le Client reconnaît toutefois les risques liés à la présence d’un seul interprète, tant en matière de qualité que d’absence de redondance technique. Par conséquent, si des problèmes techniques surviennent du côté de l’interprète — par exemple une perte de connexion Internet ou une panne générale —, Vita Specialized Translators S.L. ne saurait en aucun cas être tenue responsable des retards qui en résultent ni de l’impossibilité totale ou partielle d’assurer la prestation. De telles situations échappent au contrôle de Vita Specialized Translators S.L. et la prestation reste intégralement due.
Dommages en cas de choc acoustique
Si un interprète de Vita Specialized Translators S.L. subit un choc acoustique parce que les intervenants ne respectent pas les exigences techniques susmentionnées, le Client en sera tenu responsable et Vita Specialized Translators S.L. se réserve le droit de réclamer des dommages et intérêts.
Enregistrement et diffusion en direct
L’interprétation ne peut être diffusée à la radio, à la télévision, sur Internet ou sur tout autre support, ni enregistrée, y compris par les auditeurs, sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L. Les droits d’auteur et de propriété intellectuelle relatifs à l’interprétation appartiennent à Vita Specialized Translators S.L. Tout enregistrement ou toute diffusion en direct entraîne un supplément et doit faire l’objet d’une demande et d’un accord écrits entre les deux parties.
Avertissement relatif aux enregistrements
L’interprétation audio et vidéo a pour seul objectif de faciliter la communication et ne constitue pas un compte rendu authentique de l’événement. Le Client doit donc afficher un avertissement sur la version interprétée de la vidéo. Aucune transcription de l’interprétation, y compris à des fins de sous-titrage, ne peut être réalisée sans l’accord écrit exprès de Vita Specialized Translators S.L.
Annulation
Chaque devis inclut une politique d’annulation propre à la prestation. Par défaut, 100 % des honoraires sont facturés si la prestation est annulée sans respecter le préavis suffisant indiqué dans le devis. En effet, les interprètes réservent leur disponibilité et doivent donc refuser toute autre mission proposée à la même date, en plus d’étudier la documentation relative à l’événement. Vita Specialized Translators S.L. remboursera toutefois au Client tout montant correspondant à des indemnités journalières ou à des frais de déplacement et d’hébergement remboursables ou qui n’ont pas encore été engagés.
Annulation partielle
Si le Client souhaite annuler une partie seulement de la prestation — par exemple l’une des combinaisons linguistiques demandées ou la solution technique (plateforme/espace d’interprétation) —, les conditions de la politique d’annulation indiquée dans le devis s’appliquent. Si l’annulation intervient après la période d’annulation gratuite éventuelle, le pourcentage applicable à l’élément précis du devis que le Client souhaite annuler lui sera donc facturé.
Force majeure
En cas de force majeure — notamment une grève des transports ou un événement similaire, des conditions météorologiques extrêmement défavorables, un attentat terroriste, une pandémie ou une épidémie, une catastrophe naturelle, un acte de guerre, des problèmes techniques pendant une mission d’interprétation à distance ou toute autre circonstance qui affecte manifestement la capacité de l’entreprise ou des interprètes à fournir la prestation faisant l’objet du devis — Vita Specialized Translators S.L. en informera le Client dans les meilleurs délais. Si un ou plusieurs interprètes ne peuvent assurer la prestation en raison d’une maladie, d’un accident ou d’un décès, cette impossibilité est considérée comme un cas de force majeure. La responsabilité de Vita Specialized Translators S.L. se limite à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour trouver et affecter un nouvel interprète en remplacement. Vita Specialized Translators S.L. ne saurait être tenue responsable des conséquences de l’impossibilité pour cet interprète d’assurer la prestation ni d’un retard résultant d’un cas de force majeure.
Si le Client annule la prestation en raison d’un cas de force majeure, les conditions prévues dans la clause d’annulation du devis s’appliquent.
Si Vita Specialized Translators S.L. organise la plateforme en ligne ou l’espace d’interprétation permettant au Client de bénéficier de l’interprétation à distance, elle ne peut être tenue responsable des problèmes techniques liés à cette plateforme ou à cet espace. Un tel événement serait considéré comme un cas de force majeure et les interprètes resteraient intégralement rémunérés.
Documentation
Pour que les interprètes puissent effectuer leur travail dans de bonnes conditions, le Client doit impérativement transmettre à Vita Specialized Translators S.L. une documentation complète dans le délai fixé dans le devis.
Si la documentation n’est pas fournie dans ce délai, Vita Specialized Translators S.L. appliquera sur la facture correspondante un supplément sur les honoraires d’interprétation afin de compenser en partie le temps de préparation supplémentaire des interprètes avant l’événement. Vita Specialized Translators S.L. décline toutefois toute responsabilité si, pour cette raison, la prestation fournie n’atteint pas le niveau de qualité attendu.
Vidéos
Veuillez noter qu’aucun contenu audiovisuel ne sera interprété s’il n’a pas été transmis au préalable dans le délai fixé pour l’envoi de la documentation.
Lecture de textes écrits
Le Client doit informer tous les intervenants qu’ils doivent parler à un rythme modéré afin que les interprètes puissent interpréter leurs propos. Si les intervenants lisent un texte, celui-ci doit impérativement être transmis aux interprètes à l’avance, dans le délai fixé pour la documentation. Il reste néanmoins nécessaire de limiter la vitesse de lecture ; de manière générale, il est conseillé de réduire autant que possible la lecture de textes afin que les interprètes puissent restituer le message dans les meilleures conditions.
Choix des interprètes
Pour des raisons pratiques liées à l’organisation interne de l’entreprise, Vita Specialized Translators S.L. peut remplacer les interprètes initialement affectés à une mission par d’autres interprètes de compétence équivalente. Ce remplacement ne modifie pas le devis accepté par le Client.
Fonctions des interprètes
Les missions des interprètes ne comprennent pas la traduction de textes écrits. Leur rôle consiste à interpréter les interventions orales de l’événement, exclusivement dans la combinaison linguistique et le sens convenus. Toute traduction écrite fait l’objet d’un devis distinct.
Confidentialité
Les interprètes sont tenus au secret professionnel le plus strict concernant la documentation fournie et les informations dont ils peuvent prendre connaissance pendant l’événement. Le matériel d’interprétation simultanée ne peut être utilisé à d’autres fins que celles prévues sans l’accord préalable de Vita Specialized Translators S.L. Les interprètes organisent leur propre travail comme ils l’entendent.
Modification des conditions de la prestation
Toute modification importante des conditions convenues entre les deux parties peut être considérée comme une annulation de la prestation (voir la section ci-dessus) et comme une nouvelle demande de prestation.
Les modifications suivantes sont considérées comme importantes :
- Modification des dates: si elle intervient après la date limite au-delà de laquelle l’annulation gratuite n’est plus possible, le montant total prévu au devis pour les jours initialement convenus sera facturé par défaut. Si le Client le souhaite, les nouvelles dates de prestation pourront faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification de la combinaison linguistique (par exemple, après la réservation d’une prestation d’interprétation simultanée anglais-français, celle-ci est remplacée par une prestation anglais-portugais) ou du sens de l’interprétation (par exemple, après la réservation d’une interprétation simultanée de l’anglais vers l’allemand, une interprétation de l’allemand vers l’anglais est demandée à la place) : si elle intervient après la date limite au-delà de laquelle l’annulation gratuite n’est plus possible, le montant total prévu au devis pour la combinaison linguistique ou le sens initialement convenu sera facturé par défaut. Si le Client le souhaite, la nouvelle combinaison linguistique ou le nouveau sens pourra faire l’objet d’un devis complémentaire distinct.
- Modification du lieu de la plateforme (ville/pays), le cas échéant : si elle intervient après la date limite au-delà de laquelle l’annulation gratuite n’est plus possible, le montant total prévu au devis pour la ville initialement convenue sera facturé par défaut. Le Client peut néanmoins demander un nouveau devis à Vita Specialized Translators S.L. dès qu’il communique le changement de lieu.
- Modification de la modalité d’interprétation: si les interprètes doivent travailler selon une modalité différente de celle indiquée dans le devis, sans en avoir été informés au préalable (par exemple, une interprétation simultanée devient une prestation consécutive en raison de problèmes techniques ou de changements logistiques), Vita Specialized Translators S.L. doit approuver ce changement après avoir vérifié que les conditions de travail restent adéquates et convenu avec le Client de tout supplément éventuel. S’il est impossible de fournir la prestation dans des conditions adéquates, la situation sera considérée soit comme un cas de force majeure (si elle résulte de problèmes techniques ou de circonstances similaires), soit comme une annulation de la prestation par le Client. Les conditions correspondantes s’appliqueront alors.
Indemnités journalières et frais de déplacement
Si la prestation est réalisée depuis un espace d’interprétation situé dans une ville autre que celle où résident les interprètes, Vita Specialized Translators S.L. indiquera dans le devis le montant des indemnités journalières ainsi que des frais de déplacement et d’hébergement. Si le Client réserve et règle directement l’hébergement des interprètes, il doit prévoir au minimum un hôtel trois étoiles avec petit-déjeuner inclus.
Date de livraison
Vita Specialized Translators S.L. indiquera dans le devis la date de livraison convenue avec le Client. Si, après avoir accepté le devis, le Client souhaite avancer cette date — et si l’équipe de Vita Specialized Translators S.L. est en mesure de répondre à cette demande —, le supplément correspondant lui sera communiqué. Si le Client l’accepte, la traduction sera livrée à la nouvelle date convenue.
Format et mise en page
Afin de limiter les coûts et d’éviter d’avoir à modifier la mise en page du document traduit, il est conseillé au Client de fournir à Vita Specialized Translators S.L. des documents dans un format modifiable (par exemple Word). Si cela n’est pas possible, un supplément sera appliqué au tarif standard. Son montant sera précisé au cas par cas.
La traduction est généralement livrée dans un format modifiable (par exemple Word) ou dans le même format que le fichier fourni par le Client (par exemple PPT).
Pour les documents PDF, il est généralement impossible de conserver la mise en page d’origine, car la longueur du texte varie d’une langue à l’autre. Dans ce cas, deux possibilités s’offrent au Client : demander une prestation supplémentaire de publication assistée par ordinateur (PAO), dont le coût sera précisé au cas par cas, ou recevoir un texte sans mise en page (généralement un fichier Word) et faire réaliser la mise en page ultérieurement.
Terminologie
Si le Client souhaite que certains termes soient conservés dans les traductions, il doit fournir un glossaire à Vita Specialized Translators S.L. au moment de la confirmation de la prestation.
Si le Client ne communique cette demande et ne sollicite des modifications terminologiques qu’après la livraison de la traduction, celles-ci seront considérées comme une modification et entraîneront un supplément (voir la section suivante).
Modifications
Toute modification demandée par le Client après l’acceptation du devis — par exemple, une modification des documents d’origine, une demande d’emploi de termes spécifiques qui n’a pas été communiquée à l’avance, une demande supplémentaire de PAO ou un changement de délai — entraîne un supplément, qui sera précisé au cas par cas. L’accord du Client est donc requis avant toute intervention.
De plus, toute demande fondée sur des préférences stylistiques — c’est-à-dire sur des appréciations subjectives plutôt que sur des erreurs linguistiques objectives — sera considérée comme une modification.
Annulation de la prestation
Par défaut, si la prestation est annulée après l’acceptation du devis, le Client doit régler 100 % du montant indiqué, sauf disposition contraire dans la clause d’annulation du devis.
Traductions certifiées ou assermentées
Pour les traductions certifiées ou assermentées, il incombe au Client de se renseigner sur les exigences propres à l’autorité destinataire de la traduction.
Vita Specialized Translators S.L. décline toute responsabilité quant à la véracité et à l’authenticité des documents reçus aux fins d’une traduction certifiée ou assermentée.
Vita Specialized Translators S.L. décline également toute responsabilité en cas de retard de livraison par coursier ou de tout autre problème échappant à son contrôle, comme la perte des documents traduits. Si Vita Specialized Translators S.L. organise l’envoi postal pour le compte du Client, l’entreprise contactera le transporteur afin de rechercher la solution la plus favorable possible pour le Client. Toutefois, si les documents traduits sont perdus, le Client devra régler les frais — précisés au cas par cas — nécessaires pour recommencer les démarches. Afin d’éviter tout désagrément, il est conseillé au Client de souscrire une assurance transport.
Propriété des mémoires de traduction et des bases terminologiques
Les linguistes de Vita Specialized Translators S.L. utilisent des outils de TAO (traduction assistée par ordinateur), notamment des mémoires de traduction et des bases terminologiques, afin de garantir la cohérence terminologique et la qualité des traductions. Même si les textes traduits appartiennent au Client après règlement de la prestation, toutes les mémoires de traduction et bases terminologiques créées et gérées par l’entreprise et ses linguistes demeurent la propriété intellectuelle exclusive de Vita Specialized Translators S.L.